Beitrag teilen

Link in die Zwischenablage kopieren

Link kopieren
Suchfunktion schließen
Ratgeber > Effiziente Besprechungen

Weniger Meetings, mehr Effizienz: So befreien Sie Ihren Kalender von Zeitfressern

Meetings rauben wertvolle Zeit und Nerven. Entdecken Sie effektive Strategien, um Ihren Kalender zu entrümpeln, unnötige Besprechungen zu vermeiden und Ihre Produktivität zu steigern.

(Foto: Shutterstock)

Meetings – für viele ein notwendiges Übel im Arbeitsalltag. Doch müssen sie wirklich sein? Oftmals sind sie Zeitfresser, die mehr Frust als Nutzen bringen. Dabei gibt es effektive Strategien, um den Kalender zu entrümpeln und die Produktivität zu steigern.

Warum Meetings oft aus dem Ruder laufen

Kalender, die zu Jahresbeginn noch aufgeräumt und übersichtlich waren, gleichen oft schon zur Jahresmitte einem undurchdringlichen Dschungel. Daten des Kalendermanagement-Unternehmens Clockwise zeigen, dass die Zeit in Meetings im Laufe des Jahres zunimmt. Matt Martin, CEO und Mitbegründer von Clockwise, bestätigt gegenüber „Business Insider“: Das betrifft alle – vom einfachen Angestellten bis zum Top-Manager.

Die unsichtbaren Kosten von Meetings

Meetings sind nicht nur nervig, sie kosten auch Geld. Jede Stunde, die in einem unnötigen Meeting verbracht wird, ist eine Stunde, die nicht produktiv genutzt werden kann – und das summiert sich. Es ist also höchste Zeit, den Kalender zu entrümpeln und unnötige Meetings zu streichen.

 

Die Wurzel des Übels: Wo liegt das Problem?

Es ist verlockend, die Schuld auf die Technologie zu schieben. Doch laut Nir Eyal, Stanford-Absolvent und Autor von „Indistractable: How to Control Your Attention and Choose Your Life“, liegt das Problem tiefer. Die Leichtigkeit, mit der Meetings angesetzt werden können, hat das Problem nur verschärft, aber nicht verursacht.

„Was wirklich Öl ins Feuer gegossen hat, ist, dass wir für ein Meeting nicht mehr zur selben Zeit am selben Ort sein müssen“, erklärt Eyal. Das eigentliche Problem ist nämlich eine Kultur, die die Zeit der Mitarbeiter deshalb nicht richtig wertschätzt.

Die Kunst des sinnvollen Meetings

Meetings sollten nicht für Brainstorming genutzt werden, so Eyal. Die optimale Teilnehmerzahl für eine Ideenfindung liegt bei zwei Personen. Der Hauptzweck eines Meetings sollte es sein, Konsens zu erzielen. Ohne klare Agenda und Zielsetzung sind Meetings reine Zeitverschwendung.

Effiziente Alternativen zu Meetings

Es gibt effizientere Wege, Informationen zu teilen. Ein Beispiel: Jeff Bezos von Amazon bevorzugt „knackige“ Memos statt endlose PowerPoint-Präsentationen. Auch andere Unternehmen haben kreative Ansätze entwickelt, um die Meeting-Flut einzudämmen. Shopify etwa hat ein Tool eingeführt, das die Kosten der Mitarbeiterzeit berechnet, wenn ein Meeting angesetzt wird.

Wöchentliche Meeting-Audits

Laura Vanderkam, Zeitmanagement-Expertin und Autorin von „Tranquility by Tuesday: 9 Ways to Calm the Chaos and Make Time for What Matters“, empfiehlt, Meetings wöchentlich zu überprüfen. Freitags ist zum Beispiel ein guter Zeitpunkt, um den Kalender der kommenden Woche zu durchforsten und unnötige Meetings zu streichen. Oft reicht ein kurzer Anruf, um eine Frage zu klären, ohne ein Meeting anzusetzen.

Meetings als Bedürfnis nach sozialer Interaktion

Die gewaltige Zunahme an Meetings entwickelte sich auch in den letzten Jahren. Während der Pandemie stieg die Anzahl der Meetings, da viele Mitarbeiter das Bedürfnis nach sozialer Interaktion hatten und Chefs ihre Teams im Blick behalten wollten. Doch auch jetzt, wo viele wieder ins Büro zurückgekehrt sind, ist es wichtig, den Kalender schlank zu halten. Nur so kann die Effizienz beim Arbeiten aufrechterhalten werden.

 

© 2024 Business Punk. All rights reserved. 

Aus Business Punk von der Markt & Mittelstand Redaktion veröffentlicht unter Lizenz. Der Originalartikel ist zu finden unter www.business-punk.com

Ähnliche Artikel