M365-Workplace: So gelingt die echte IT-Transformation

Kommt ein mittelständisches Unternehmen mit seiner IT nicht mehr weiter und muss seine Arbeitsplätze transformieren, drohen Fallstricke. Hilfe bei Konzeptionierung, Umsetzung und Service bietet ein professioneller Partner. 

Das Support-Ende von Windows 10, eine wachsende Schatten-IT mit entsprechenden Sicherheitsrisiken, die Einführung einer KI wie dem Copilot von Microsoft, eine allgemein sinkende Effizienz oder steigende Unzufriedenheiten auf Seiten der Mitarbeitenden: Auslöser dafür, dass IT-Verantwortliche und Geschäftsleitung ihre digitalen Arbeitsplätze modernisieren müssen, sind vielfältig. Soll die Transformation auch noch Nachhaltigkeitsziele bedienen, Kosten senken und alle aufwendig angeworbenen Fachkräfte mitnehmen, wird es komplex.

Moderne Arbeitsweisen, wie eine Online-Meeting-Kultur via Teams, kollaboratives Arbeiten per SharePoint Online und der Einsatz von künstlicher Intelligenz, haben sich noch längst nicht in allen kleinen und mittelständischen Unternehmen etabliert. Sie sind aber notwendig, um produktiv zu arbeiten und potente Fachkräfte zu finden und zu halten. Das gilt nicht nur für die klassischen Büroarbeitsplätze, sondern auch für so genannte Frontline Worker, die oft mit dem Smartphone oder Tablet unterwegs sind, etwa in der Produktion und Logistik, im Verkauf am Point of Sale oder im Außendienst. 

Um die Transformation voranzutreiben, begnügt sich die Geschäftsführung nicht selten mit dem Einkauf der notwendigen Lizenzen und wundert sich, warum sich anschließend so wenig verändert. Eine nachhaltige Veränderung des Workplace – also der Gesamtheit der für die Arbeit zur Verfügung gestellten (IT-)Infrastruktur - braucht deutlich mehr: 

• Differenzierte Analyse und Bestandsaufnahme der bisherigen Prozesse, Datenhaltung und Arbeitsweisen 
• Auswahl und Installation der neuen IT-Infrastruktur und Technologie 
• Migration auf die neuen Plattformen 
• Schulung und Training aller Mitarbeitenden an den neuen technischen Systemen 
• Service und Support der neuen IT-Systeme 

Transformation ganzheitlich angehen

Die IT-Abteilungen des deutschen Mittelstands sind für solche großen Transformationen oft nicht richtig aufgestellt und schon durch das Tagesgeschäft ausgelastet. Es fehlen das Know-how und die Kapazitäten, um ein solches Projekt gekonnt zu konzeptionieren, zu orchestrieren und umzusetzen. 

Halbherzige Umsetzungen im Sinne von „Anforderungen erkannt“ und „Software Lizenz ermittelt und bereitgestellt“, ohne Betrachtung des Environments, können den gewünschten Erfolg sogar vereiteln.
Manchmal sind die neuen Systeme auch schon im Einsatz, aber die Mitarbeitenden haben die vielfältigen Möglichkeiten zur effizienten Zusammenarbeit noch nicht kennengelernt oder setzen sie nicht konsequent genug um. Sie schicken beispielsweise immer noch verschiedene Versionen von Dokumenten per E-Mail hin und her, statt gemeinsam online auf dem SharePoint daran zu arbeiten. Apropos SharePoint: Entgegen aller Stimmen, die gegen die Datenhaltung in der Cloud sprechen und die Wirtschaftlichkeit in Frage stellen, sind bei einer durchdachten und sinnvollen Nutzung große Effektivitäts- und Sicherheitsgewinne zu erwarten.

Nachhaltigkeit – gut für Kosten, Natur – und ESG-Reporting

Neue Software-Architekturen, wie der Einsatz von Hybrid-Cloud-Konzepten, Sharing-Plattformen und den neuen Möglichkeiten zur Zusammenarbeit (mit und ohne Video) sind nicht nur Ressourcen-sparend, sondern fördern auch nachhaltig das Betriebsklima und die Zusammenarbeit. Sie sorgen daher aktiv dafür, Mitarbeitende zu halten ‒ in Zeiten des Fachkräftemangels ein wichtiger Punkt. 

• Ein Beispiel:
  Wer Microsoft Teams für Besprechungen nutzt, spart nicht nur Fahrtkosten und Zeitaufwände für Reisen, er kann mit Copilot die Inhalte auch gleich zusammenfassen, To-Do-Listen erstellen, diese dann auch im Team teilen, und damit die Nachbearbeitung deutlich verkürzen. Auch die dynamische Verlagerung von Rechenkapazitäten aus dem traditionellen On-Premises-Rechenzentrum in die Cloud senkt den CO2-Fußabdruck nachhaltig, da Cloud-Rechenzentren wesentlich stromeffizienter arbeiten und Rechenleistungen bedarfsgerecht skalierbar sind. 

Fujitsu als erfahrener Microsoft Cloud Solution Provider

Der Umstieg in die kollaborative, KI-gestützte neue Welt ist aber nicht mit der Anschaffung von Lizenzen und Freischaltung von Diensten getan. Wichtig ist ein Partner, der die Transformation und Einführung von Microsoft-Lösungen von Anfang bis Ende begleiten kann. 

Die Fujitsu Germany GmbH bietet hierbei ein einmalig breites Portfolio, das Unternehmen von der Analyse und dem Anforderungsmanagement zu Projektstart über Planung der IT-Infrastruktur, Aufsetzen der Cloud-Dienste sowie On-Premises-Hardware, Installation und Konfiguration bis hin zur Begleitung und Schulung aller Mitarbeitenden aus einer Hand anbieten kann. Das entlastet die unternehmenseigene IT-Abteilung und führt zu effizienten, praxisorientierten Lösungen. 

Erfolgreiche Projekte aus der Praxis

Beispiele für solche Projekte gibt es viele: So hat Fujitsu bei einer Rundfunkanstalt die veraltete IT-Infrastruktur mit einer Microsoft 365-Lösung ersetzt und dabei besonders die umfangreichen Compliance-Vorgaben berücksichtigt. Mit dem Projekt konnten die Ausfallzeiten deutlich reduziert und die entstandene Schatten-IT eingegrenzt werden. Zudem wurden alle Mitarbeitenden auf die modernen Arbeitsweisen geschult.
Auch bei anderen Projekten in einer Gewerkschaft, einer Bank und einer Stadtverwaltung konnte Fujitsu damit punkten, im Vorfeld des Projektes alle Governance-Vorgaben und Anforderungen in einem Co-Creation-Workshop gemeinsam zu erarbeiten und die Besonderheiten des jeweiligen Auftraggebers gezielt zu berücksichtigen.

Was sind Ihre Herausforderungen?

Möchten Sie Ihre IT-Infrastruktur modernisieren, neue Cloud-Technologien einführen, Kosten sparen und für nachhaltige Verbesserungen bei Ihren Mitarbeitenden sorgen? Dann sprechen Sie uns unverbindlich an. Hier können Sie ein Beratungsgespräch vereinbaren und finden die Themenbereiche, über die wir uns gerne mit Ihnen unterhalten. Wir freuen uns auf Sie. 

Erfahren Sie mehr über die gesamtheitliche Beratung auf Augenhöhe.