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Führung & HR > Prompt-Ratgeber - PRE-Boarding

Perfektes Pre-Boarding – inkl. Prompt-Tipp

Von Tag 1 an begeistern: Praxisnaher KI-Prompt für ein Pre-Boarding, das wirklich funktioniert.

Willkommen im Team
Die unterschätzte Chance: Wie Pre-Boarding Mitarbeiter langfristig bindet (Foto: shutterstock)

Zwischen Vertragsunterzeichnung und erstem Arbeitstag

Die Phase zwischen Vertragsunterzeichnung und erstem Arbeitstag ist ein oft vernachlässigter, aber entscheidender Zeitraum für den langfristigen Erfolg neuer Mitarbeiter. Studien zeigen, dass bis zu 15% der Bewerber in dieser Zeit noch absagen - ein vermeidbarer Verlust, der gerade für mittelständische Unternehmen mit begrenzten Rekrutierungsressourcen schmerzlich ist.

Ein durchdachtes Pre-Boarding bietet die Chance, bereits vor dem ersten Arbeitstag eine emotionale Bindung zum Unternehmen aufzubauen und administrative Hürden aus dem Weg zu räumen. Dadurch starten neue Mitarbeiter motivierter, produktiver und mit geringerer Absprungwahrscheinlichkeit.

Effektive Strategien für ein erfolgreiches Pre-Boarding

Eine erfolgreiche Pre-Boarding-Phase umfasst mehrere Schlüsselelemente, die mit vergleichsweise geringem Aufwand umgesetzt werden können:

  • Persönliches Willkommenspaket versenden: Ein individualisiertes Paket mit Unternehmensbroschüren, Team-Informationen, Willkommensgeschenken und einem persönlichen Brief der Führungskraft signalisiert Wertschätzung und erzeugt positive Vorfreude.
  • Digitale Vorabinformationen bereitstellen: Stellen Sie wichtige Dokumente, Unternehmensinformationen und organisatorische Details über ein Portal oder per E-Mail zur Verfügung, damit der neue Mitarbeiter sich optimal vorbereiten kann.
  • Administratives vorab erledigen: Nutzen Sie die Zeit vor dem ersten Arbeitstag, um Formulare auszufüllen, IT-Zugänge einzurichten und den Arbeitsplatz vorzubereiten. Das entlastet den ersten Tag von bürokratischen Aufgaben.
  • Team auf den neuen Kollegen vorbereiten: Informieren Sie das bestehende Team über den neuen Mitarbeiter, seine Rolle und seinen beruflichen Hintergrund. Benennen Sie einen Paten oder Mentor als erste Anlaufstelle.
  • Erste-Woche-Agenda kommunizieren: Senden Sie vor dem ersten Tag einen detaillierten Plan für die erste Arbeitswoche, damit der neue Mitarbeiter weiß, was ihn erwartet. Das reduziert Unsicherheit und zeigt Ihre professionelle Vorbereitung.
  • Persönlichen Kontakt halten: Regelmäßige, kurze Check-ins per Telefon oder E-Mail in der Zeit zwischen Vertragsunterzeichnung und Arbeitsbeginn halten die Verbindung warm und bieten Gelegenheit für Fragen.
  • Vorab-Kennenlernen ermöglichen: Wenn möglich, laden Sie den neuen Mitarbeiter zu einem informellen Teamtreffen oder Firmenveranstaltung ein, um erste soziale Kontakte zu knüpfen.

Ein erfolgreiches Pre-Boarding signalisiert Professionalität und Wertschätzung, reduziert Unsicherheiten und verkürzt die Zeit bis zur vollen Produktivität. Besonders für mittelständische Unternehmen, die im Wettbewerb um Talente stehen, kann diese Phase einen entscheidenden Unterschied machen.

Schaubild eines effekitven Pre-Boarding-Prozess-Trichters. (Grafik: MuM)

KI-Prompt-Tipp: Pre-Boarding-Kommunikationsplan entwickeln

Anleitung: 

  • Einfach den gesamten folgenden Text unten kopieren und in das Chatfenster Ihres KI-Generators (z.B. ChatGPT) einsetzen. Die Variablen in den eckigen Klammern [BEISPIEL] mit echten Werte befüllen und Enter drücken:

Erstelle einen detaillierten Pre-Boarding-Kommunikationsplan für einen neuen [POSITION] in unserem mittelständischen Unternehmen.

Ausgangssituation:

- Zeitraum zwischen Vertragsunterzeichnung und erstem Arbeitstag: [WOCHEN]

- Besonderheiten der Position: [BESONDERHEITEN]

- Verfügbare Ressourcen: [RESSOURCEN]

- Unternehmenskultur: [KULTURMERKMALE]

Der Plan sollte folgende Elemente enthalten:

1. Zeitplan mit konkreten Kontaktpunkten (wann wird was kommuniziert)

2. Textvorlagen für 3 personalisierte E-Mails (Willkommens-Mail, organisatorische Infos, Agenda für die erste Woche)

3. Inhalt eines physischen Willkommenspakets mit Budget unter [BETRAG] EUR

4. Checkliste für administrative Vorbereitungen vor dem ersten Arbeitstag

5. Konzept zur Vorbereitung des Teams auf den neuen Kollegen

Berücksichtige dabei besonders die Balance zwischen professioneller Information und emotionaler Bindung sowie die typischen Ressourcenbeschränkungen eines mittelständischen Unternehmens.

Über uns: Markt und Mittelstand

Markt und Mittelstand ist die Pflichtlektüre für Inhaber, Geschäftsführer und Leiter von mittelständischen Unternehmen. Wir berichten nicht nur über den Mittelstand – wir sind von Mittelständlern für Mittelständler gemacht.

Unser redaktionelles Konzept leiten drei Prinzipien: Information, Inspiration und Identifikation. Wir sieben für mittelständische Entscheider aus der täglichen Nachrichtenflut, welche Informationen wirklich relevant und praxisnah sind. Wir blicken über den Tellerrand der eigenen Branche hinaus und schildern erprobte Erfolgsgeschichten, die auf das eigene Unternehmen übertragbar sind. Und wir ordnen die Welt aus einer konsequent mittelständischen Perspektive ein.

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