Überschuldung erkennen und vermeiden: So schützen sich Geschäftsführer vor Insolvenz und Haftung

„Unternehmen sollten die Finanzierungs- und Gesellschafterstruktur möglichst schlank und transparent halten“, empfiehlt Klos. Das biete zwar keinen Schutz vor den wirtschaftlichen Risiken selbst, reduziere aber Komplexität und erleichtere so im Ernstfall die Handlungsfähigkeit. Auch eine klare Definition der Renditeerwartung und des dafür vorgesehenen Zeithorizonts sind nötig. „Management by expectation“, sagt Klos. Klare Zielbilder, transparente Annahmen und saubere Dokumentation sind aus Schmidts und Klos’ Sicht unabdingbar. „Finanzen und Recht laufen bei uns faktisch im Dauerbetrieb. Sämtliche Verträge, steuerlichen Sachverhalte, Vermögensgegenstände und Fördermittel sind heute strukturiert erfasst und revisionssicher dokumentiert.“ Transparenz und Datenkonsistenz seien heute keine Nebenaufgabe mehr, sondern Grundlage unternehmerischer Steuerungsfähigkeit. 

Steuerungsfähigkeit und Überblick zu behalten, ist der wichtigste Schutz vor Überschuldung, die einer der Pflichtantragsgründe für eine Insolvenz ist – neben Zahlungsunfähigkeit und drohendem Liquiditätsmangel. Überschuldung ist nicht so leicht rechtzeitig zu erkennen, wie eine Liquiditätskrise. Es ist mehr Finanzplanung und Dokumentation nötig, um nicht in Schwierigkeiten zu geraten. Das Thema Zahlungsfähigkeit haben viele Unternehmer noch im Griff, beobachtet Lucas F. Flöther, Fachanwalt für Insolvenz- und Sanierungsrecht und Partner der Kanzlei Flöther & Wissing aus Halle/Saale sowie Honorarprofessor an der Uni Halle-Wittenberg. „Das riecht man, spürt man, schmeckt man, die Gläubiger sitzen einem im Nacken.“ Überschuldung ist dagegen weniger spürbar. Zutage tritt sie oft erst durch ein von der Bank oder einem anderen Geldgeber bei ersten Krisenanzeichen beauftragtes Sanierungsgutachten. Das klärt neben der finanziellen Lage, ob das Unternehmen überhaupt sanierbar ist und fortbestehen kann. 

Nach Paragraf 19 der Insolvenzordnung liegt Überschuldung vor, wenn das Vermögen die bestehenden Verbindlichkeiten nicht mehr deckt, „es sei denn, die Fortführung des Unternehmens in den nächsten zwölf Monaten ist nach den Umständen überwiegend wahrscheinlich.“ Die Insolvenz wegen Überschuldung tritt also nur ein, wenn es keine positive Fortbestehensprognose für das Unternehmen gibt. Das unterscheidet die insolvenzrechtliche von der bilanziellen Überschuldung. „Und die positive Fortbestehensprognose habe ich, wenn mein Unternehmen für zwölf Monate durchfinanziert ist“, erklärt Insolvenzverwalter Flöther. 

Deshalb sollte die Liquiditätsplanung nicht nur die nächsten 13 Wochen abdecken, sondern mindestens das ganze nächste Jahr. „Rollierend, also für die jeweils nächsten zwölf Monate, ist die gesetzliche Vorgabe“, sagt Dorothee Prosteder, auf Restrukturierung und Insolvenz spezialisierte Rechtsanwältin und Partnerin der Wirtschaftsrechtskanzlei Noerr in München. 

Das Starug (Unternehmensstabilisierungs- und Restrukturierungsgesetz) schreibt für das nochmal deutlich umfassendere Risikomanagement sogar einen Zeithorizont von zwei Jahren vor. Für ihre Planung können Unternehmer ein ERP-System nutzen, Buchführungsprogramme wie etwa von Datev, Lexware oder Sage oder auch Tools für die Liquiditätssteuerung wie etwa Agicap, Anaplan, Commitly, Helu, Moco, Recap, Swot Controlling und Tidely. Am besten, Unternehmer legen sich einen Tracker an, beispielsweise mit der Eigenkapitalquote als Frühwarnindikator für Überschuldung. Und simulieren, was je nach Marktlage mit dem Betriebsergebnis und der Eigenkapitalquote geschieht. Stellen Unternehmer eine Überschuldung, die auch insolvenzrechtlich wichtig sein könnte, erst mit der Bilanz fest, ist es sonst rasch zu spät. 

„Die Überschuldung ist ein Pflichtantragsgrund für eine Insolvenz und damit auch genauso Anknüpfungspunkt für die insolvenzrechtlichen Verbotstatbestände“, erinnert Prosteder, die auch Vorstandsmitglied der Gesellschaft für Restrukturierung – TMA Deutschland ist. Wer ein Risiko übersieht, haftet schnell oder macht sich gar strafbar. Paragraf 15b der Insolvenzordnung regelt, was Geschäftsführer nach Eintritt der Insolvenzantragspflicht nicht bezahlen dürfen. 

„Kommt der Insolvenzverwalter zu dem Schluss, dass der Insolvenzantrag zu spät gestellt worden ist, wird er den Geschäftsleiter auf Rückzahlung aller Beträge in Anspruch nehmen, die der Geschäftsleiter seit dem Zeitpunkt des erstmaligen Eintritts der Insolvenzantragspflicht an Dritte geleistet hat“, warnt Robert Buchalik, Partner bei der Rechtsanwaltsgesellschaft Buchalik Brömmekamp in Düsseldorf. „Es kommt nicht darauf an, ob er dafür eine Gegenleistung erhalten hat.“ Das betrifft auch die Zahlung von Löhnen und Gehältern, an Lieferanten, Dienstleister sowie – besonders ungemütlich – Krankenkassen und das Finanzamt. „Das kann zur persönlichen Existenzvernichtung führen.“ 

„Wenn’s schiefgeht, muss ich später erklären können, warum ich beispielsweise am 23. Januar 2026 davon ausgehen konnte, die später nötige Anschlussfinanzierung auch wirklich bekommen zu können“, sagt Flöther. Da reicht es nicht, sagen zu können, dass es seit Jahren immer gutgegangen ist. „Hoffnung ist des Kaufmanns Tod“, ergänzt der Insolvenzexperte. „Nötig für die positive Fortführungsprognose ist eine überwiegende Wahrscheinlichkeit, also 50 plus ein Prozent. Hier zählt der Schriftverkehr oder Gesprächsprotokolle mit der Bank, interne schriftliche Memos.“ Berater zu engagieren, sei dabei eine Möglichkeit, aus der Haftung zu kommen, die auch Mittelständler sich besser nicht sparen sollten, empfiehlt Flöther. 

Wie wichtig eine gute Dokumentation ist, zeigt schon der Blick in den Strafkatalog für insolvenz­rechtliche Straftatbestände, die auch an eine womöglich unerkannte Überschuldung anknüpfen. 2024 meldete das Statistische Bundesamt 21.812 Unternehmensinsolvenzen, das Bundeskriminalamt verzeichnete gleichzeitig 7895 Insolvenzstraftaten, die meisten vor einer Insolvenz begangen. An der Spitze mit 6688 Fällen stand Veruntreuung von Sozialversicherungsbeiträgen. Darauf stehen eine Geldstrafe oder Freiheitsstrafe von bis zu fünf Jahren sowie in schweren Fällen bis zu zehn Jahren. 

Auch die ebenfalls häufige Insolvenzverschleppung ist mit bis zu drei Jahren Haft, bei Fahrlässigkeit ein Jahr mehr, kein Kavaliersdelikt und mit 7,7 Prozent aller Fälle von Wirtschaftskriminalität auch keine Kleinigkeit. Immerhin ist sie nicht anwendbar bei Personengesellschaften, Einzelunternehmern und Vereinsvorständen. Die Verjährungsfrist beginnt, wenn die Pflicht erlischt, einen Insolvenzantrag zu stellen, und entfällt, wenn die Zahlungsunfähigkeit oder Überschuldung überwunden wird. Rechtlich besonders gefährlich ist der Eingehungsbetrug, also wenn man eine Zahlung annimmt, obwohl absehbar ist, dass man die Gegenleistung zu einem bestimmten künftigen Zeitpunkt nicht erbringen kann – das ist strafbar und zieht Haftungsansprüche nach sich. 

Wie auch beim Liquiditätsmanagement sollten Unternehmer Daten möglichst direkt aus ihrem Buchhaltungs- und/oder ERP-System nutzen – und für jede einzelne zum Unternehmen oder der Unternehmensgruppe gehörende Gesellschaft im Blick haben. Unternehmer müssen aber nicht nur wissen, wo es noch Spielraum für ihre Liquidität im Unternehmen gibt, sondern auch, ob der eingeschränkt wird. „Sie müssen prüfen, ob in den Kreditverträgen Auflagen, Verbote oder sonstige Restriktionen sind“, erklärt Sanierungsfachfrau Prosteder. Oft legen lokale Banken in einem Kreditvertrag fest, dass die Liquidität in der Gesellschaft bleiben muss. „Dann darf man die nicht ohne Weiteres einplanen“, warnt sie und rät: „Frühzeitig zum Hörer greifen und mit der Bank reden.“ Ganz generell solle man antizipieren, was die Bank wann für ihre Entscheidung brauche und das dann liefern, damit alles gut gehe. 

Um einer Überschuldung vorzubauen, müssen Unternehmer natürlich bei Bedarf schon in guten Zeiten auf die richtige Finanzierung achten. Eigenkapitalschonend und längst auch im Mittelstand weit verbreitet sind etwa Leasing von Wirtschaftsgütern sowie der Verkauf von Forderungen über Factoring. Auch die Absicherung über eine Warenkreditversicherung oder auch etwa Aval- oder Hermes-Bürgschaften sind möglicher Teil eines guten Finanzierungsmix, ebenso das zwischen Eigen- und Fremdkapital angesiedelte Mezzanine-Kapital wie etwa die stille Beteiligung, das Nachrangdarlehen oder auch Options- und Wandelanleihen. Mittelständler sollten prüfen, ob ein Konsortialkredit zu ihrem Finanzbedarf passt – statt womöglich viele kleine bilaterale Linien zu nutzen, die die Komplexität erhöhen. Immer richtig: eine durchdachte Beschaffung, Lagerhaltung und ein stringentes Forderungsmanagement. 

Bei Kunden sollten Unternehmer dabei nicht nur auf die Bonität achten, sondern auch das Zahlungsverhalten beobachten. Das mindert das Risiko eines Rechtsverfahrens, falls die Kunden pleitegehen. Insolvenzverwalter fechten nämlich teils nach Jahren selbst zu Recht geleistete Zahlungen an. „Mein Rat ist, nur mit wirtschaftlich starken Partnern Geschäfte zu machen“, sagt Experte Flöther, „und bei verschleppten Zahlungen rechtzeitig die Reißleine zu ziehen.“ Eventuell solle nur mit Eigentumsvorbehalt liefern, wer unsicher ist. 

 Zahlungen, die bei einer Insolvenz erst bis zu drei Monate her sind, sind besonders anfechtungsgefährdet, warnt er. Möglich sei aber noch bis zu vier Jahre zurück, Geld zurückzufordern, bei Vorsatz sogar bis zu zehn Jahre – zumindest theoretisch. „Auf jeden Fall sollten Unternehmer eine Anfechtung sorgfältig prüfen und darauf reagieren“, rät Flöther. Nicht abtauchen, aber keinesfalls einfach zahlen. Auch für den fordernden Insolvenz­verwalter ist eine Anfechtung oft nicht so einfach durchzusetzen, weiß er. „Der trägt auch ein Prozessrisiko. Häufig ist es hochkomplex.“ Und endet oft in einem Vergleich. Deshalb sollten Unternehmer sich bei einer Anfechtungsforderung eines Insolvenzverwalters am besten gleich vom Experten beraten lassen.