Montag, 28.10.2019
Unangenehme Mitteilung: Eine Abmahnung erfüllt arbeitsrechtlich mehrere Funktionen.

Foto: Stadtratte/ iStock

Unangenehme Mitteilung: Eine Abmahnung erfüllt arbeitsrechtlich mehrere Funktionen.

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Abmahnung: Das müssen Arbeitgeber wissen

Mal ist die Abmahnung der Vorbote einer geplanten Kündigung, mal soll sie den Mitarbeiter nur zu besserem Verhalten bewegen. Doch welche Vergehen rechtfertigen ein solches Schreiben? Und welche Formalien gibt es? Wir klären die wichtigsten Fragen.

Nicht immer läuft alles rund bei der Arbeit. Ist der Arbeitgeber mit der Leistung oder dem Verhalten eines Angestellten unzufrieden, kann er ihn abmahnen. Worauf Unternehmen achten müssen, damit die Abmahnung auch gültig ist, und welche arbeitsrechtlichen Konsequenzen dieser Schritt hat, verrät unsere Übersicht. 

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Warnen und dokumentieren: Welche Funktionen hat eine Abmahnung?

 

Eine Abmahnung erfüllt in der Regel zwei Aufgaben: die Warnfunktion und die Dokumentationsfunktion.

  • Ersteres bedeutet, dass der Arbeitgeber mit der Abmahnung den Mitarbeiter darauf hinweist, dass ihm dessen Verhalten missfällt, und er ihn mit der Warnung auffordert, sich zu bessern. Gleichzeitig droht er damit, dem Angestellten zu kündigen, wenn dieser sein Verhalten nicht ändert.
  • Letzteres ist wichtig für eine mögliche spätere Kündigung. Kommt es zu diesem Schritt, muss das Unternehmen darlegen können, dass die Kündigung verhältnismäßig ist. Dabei hilft ihm die zweite Funktion einer Abmahnung: Kann ein Arbeitgeber dokumentieren, dass er den Mitarbeiter auf ein Fehlverhalten hingewiesen hat, und dieser nichts veränderte, ist die Kündigung in der Regel wirksam – solange das vorgeworfene Fehlverhalten eine Abmahnung rechtfertigt. 

Auslöser: Was sind berechtigte Gründe für eine Abmahnung?

Unternehmen können ihre Angestellten nur für Angelegenheiten abmahnen, die die Mitarbeiter auch ändern können – also für deren Verhalten. Die Klassiker sind wiederholtes Zuspätkommen, schlechte Arbeitsleistungen oder unangemessenes Verhalten gegenüber Kollegen, Vorgesetzten oder Kunden, etwa durch abfällige Bemerkungen. Auch das Nichtbeachten von Arbeitsanweisungen wie Sicherheitsvorschriften oder die übermäßige Nutzung des Firmencomputers für private Zwecke können angemessene Gründe für eine Abmahnung sein. Allgemein gilt: Die Abmahnung muss verhältnismäßig sein. Einen Mitarbeiter, der zehn Jahre lang immer pünktlich zur Arbeit erschienen ist, abzumahnen, weil er in einem Monat zweimal zu spät gekommen ist, ist normalerweise nicht gerechtfertigt.

Inhalt: Wie muss eine Abmahnung aussehen?

Die Abmahnung sollte genau benennen, was das Fehlverhalten ist. Dabei reichen pauschale Vorwürfe wie Unpünktlichkeit oder Arbeitsverweigerung nicht aus. Das Unternehmen sollte präzise darlegen, welche Vorfälle es gab. Je konkreter, desto besser (Datum und Uhrzeit, Zeugen etc.). Außerdem muss der Arbeitgeber darauf hinweisen, dass er das Verhalten nicht duldet, was er vom Mitarbeiter für die Zukunft erwartet und welche arbeitsrechtlichen Konsequenzen drohen – etwa eine Kündigung –, wenn sich nichts verbessert.

Das Bürgerliche Gesetzbuch (BGB), das in § 314 die Grundlagen für eine Abmahnung regelt, schreibt nicht vor, dass die Abmahnung schriftlich erfolgen muss. Der Vorgesetzte kann diese dem Mitarbeiter auch mündlich mitteilen. Allerdings ist es bei einer schriftlichen Version für das Unternehmen einfacher, den Vorgang nachzuweisen, falls dies nötig sein sollte. Aus diesem Grund ist es auch ratsam, den Brief per Post als Einschreiben zu verschicken. So kann der Arbeitgeber dokumentieren, dass der Angestellte die Abmahnung auch erhalten hat. 

Zeit: Gibt es Fristen für eine Abmahnung?

Das BGB nennt keinen konkreten Zeitraum, in dem der Arbeitgeber ein Fehlverhalten spätestens abmahnen muss. Allerdings ist die Aufgabe einer Abmahnung unter anderem, den Mitarbeiter zu einer Besserung des Verhaltens aufzufordern. Liegt das Fehlverhalten lange zurück, und hat sich der Angestellte seitdem nichts mehr zuschulden kommen lassen, ist die Aufforderung überflüssig geworden. Die Rechtsprechung in Deutschland geht daher davon aus, dass spätestens nach zwei, drei Jahren der Zeitpunkt für eine Abmahnung verpasst wurde. 

Eine Abmahnung kann in der Praxis aber nicht nur zu spät, sondern auch zu früh erfolgen. Denn mahnt der Arbeitgeber ein Verhalten ab, kann er den Mitarbeiter für denselben Vorfall nicht kündigen. Kommt das Unternehmen später zu dem Schluss, dass eine Kündigung gerechtfertigt gewesen wäre – etwa weil der Mitarbeiter sich schon früher einiges zuschulden kommen lassen hat –, sind ihm die Hände gebunden.

Direkte Kündigung: Wann braucht es keine Abmahnung?

Ist das Fehlverhalten des Mitarbeiters so gravierend, dass dem Arbeitgeber eine weitere Zusammenarbeit nicht zugemutet werden kann, darf das Unternehmen eine fristlose Kündigung aussprechen. Das ist etwa dann der Fall, wenn der Angestellte die Firma getäuscht hat, in dem er zum Beispiel systematisch Arbeitszeitbetrug begangen hat. Auch hier gilt aber die Verhältnismäßigkeit. Ist der entstandene Schaden gering, muss es vor einer Kündigung eine Abmahnung gegeben haben.

In manchen Fällen kann es zudem sinnvoller sein, den Mitarbeiter in einem Gespräch nur zu ermahnen, statt ihn offiziell abzumahnen. Im Gegensatz zu einer Abmahnung hat eine Ermahnung keine rechtlichen Auswirkungen. Dennoch macht auch sie klar, dass der Arbeitgeber mit dem Angestellten unzufrieden ist und sich eine Besserung wünscht. Bei nur geringen Verstößen ist die Ermahnung daher die bessere Wahl – auch für das Betriebsklima.

Gegendarstellung und Klage: Wie können sich Arbeitnehmer gegen eine Abmahnung wehren?

Die Aufnahme der Abmahnung in die Personalakte ist ein Eingriff in die Persönlichkeitsrechte des Mitarbeiters – schließlich kann das Dokument unter Umständen auch noch bei zukünftigen Arbeitgebern Gesprächsthema werden. Der Arbeitnehmer kann daher nach § 83 des Betriebsverfassungsgesetzes verlangen, dass das Unternehmen eine Gegendarstellung in die Personalakte aufnimmt. Damit signalisiert er, dass er mit den Vorwürfen nicht einverstanden ist. Bei einer möglichen Klage gegen eine spätere Kündigung kann sich der Mitarbeiter darauf berufen. Dadurch steht der Arbeitgeber nochmal stärker in der Beweisschuld, dass die Abmahnung gerechtfertigt war, als er es ohnehin ist. Auch aus diesem Grund sollte ein Unternehmen die Abmahnung immer so konkret wie möglich verfassen.

Der Arbeitnehmer kann zudem anstelle einer Gegendarstellung gegen eine Abmahnung klagen. Dann muss ein Arbeitsgericht klären, ob die Abmahnung rechtens war oder der Eintrag aus der Personalakte entfernt werden muss.