Dienstag, 18.10.2016
Achtung Kontrolle: Das GmbH-Gesetz sieht die fakultative Bestellung eines Aufsichtsrates vor.

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Achtung Kontrolle: Das GmbH-Gesetz sieht die fakultative Bestellung eines Aufsichtsrates vor.

Recht & Steuern
Tipps für die mittelständische GmbH

Braucht die GmbH einen Aufsichtsrat?

In Konzernen und kleinen wie großen Aktiengesellschaften überwacht der Aufsichtsrat die Unternehmenspolitik. Ein Modell auch für die mittelständische GmbH?

Die Hauptorgane bei der GmbH sind die Gesellschafterversammlung, also die Gruppe der Inhaber aller Gesellschaftsanteile, welche die Unternehmenspolitik festlegen und über alle wichtigen Maßnahmen der Geschäftsführung entscheiden, und die Geschäftsführer, welche alle Geschäfte des Unternehmens führen und die GmbH verantwortungsvoll im Rechtsverkehr vertreten. Fachanwälte für Handels- und Gesellschaftsrecht werden oft gefragt, ob die GmbH auch einen Aufsichtsrat benötigt, so wie dies bei einer Aktiengesellschaft gesetzlich vorgeschrieben ist.

Fakultativer Aufsichtsrat

Das GmbH-Gesetz sieht die fakultative, also die mögliche und freiwillige Bestellung eines Aufsichtsrats durch die Gesellschafterversammlung in der Satzung vor, sofern die GmbH unter 500 Mitarbeiter hat und keine Kapitalanlagegesellschaft mit Publikumsinteressen vorliegt.

Zusammensetzung des Aufsichtsrats

Ein Aufsichtsrat muss mindestens drei Mitglieder haben. Je nach der Höhe des Stammkapitals gibt es auch Obergrenzen für die Anzahl an Mitglieder. So darf beispielsweise ein Unternehmen mit einem Stammkapital von 1,5 Millionen Euro neun Mitglieder haben.

Bei der Zusammensetzung des Aufsichtsrates gilt: Wer Vorstand, Prokurist oder Handlungsbevollmächtigter der Gesellschaft ist, kann nicht zugleich Mitglied im Aufsichtsrat sein. Ferner gibt es Regelungen im Bereich der Mitbestimmung von Arbeitnehmern, welche beachtet werden müssen. Die Amtszeit umfasst nach dem Gesetz vier Geschäftsjahre. Die Mitglieder des Aufsichtsrats wählen aus ihrer Mitte einen Vorsitzenden des Aufsichtsrats und einen Stellvertreter für den Vorsitzenden des Aufsichtsrates. Die Liste der Aufsichtsratsmitglieder ist stets beim Handelsregister aktuell zu halten. Dafür sind die Geschäftsführer der GmbH verantwortlich.

Aufgaben des Aufsichtsrats

Die Aufgaben des Aufsichtsrates ergeben sich aus dem Gesetz und aus Geschäftsordnungen mit Aufgabenkatalogen, die regeln können, dass die Geschäftsführung zu bestimmten Geschäften der GmbH vorab die Zustimmung vom Aufsichtsrat einholen muss. Kernaufgabe des Aufsichtsrates ist – bereits beginnend mit der Gründung der GmbH - die Überwachung der Geschäftsführung auf die Rechtmäßigkeit, Ordnungsmäßigkeit, Zweckmäßigkeit und Wirtschaftlichkeit der wichtigsten Geschäftsvorgänge.

Hierzu hat der Aufsichtsrat ein umfassendes gesetzliches Einsichtsrecht in alle schriftlichen und elektronischen Dokumente zum gesamten Geschäftsverkehr einschließlich Finanzen und Buchhaltung, das sich darüber hinaus auch auf nicht aktenkundig gemachte Vorgänge wie geplante Geschäfte oder den Inhalt von laufenden Vertragsverhandlungen erstreckt. Zum Zwecke der effizienten Kontrolle kann der Aufsichtsrat entweder im Ganzen tätig sein oder aus seiner Mitte Ausschüsse zu bestimmten Sachgebieten wie beispielsweise der Überprüfung der Finanzen und der Buchführung oder zur Überwachung einzelner Großprojekte bilden. Die Ausschüsse sammeln dann alle Informationen und bereiten für die übrigen Aufsichtsratsmitglieder fundierte aussagekräftige Beschlussvorlagen vor. Zudem werden in der Praxis oft Empfehlungen für die Geschäftsführung erstellt.

Beschlussfassungen im Aufsichtsrat

Der Aufsichtsrat erhält von der Geschäftsführung regelmäßig Berichte zu den Geschäften und kann auch seinerseits jederzeit Berichte anfordern. Der Aufsichtsrat tagt regelmäßig, mindestens einmal im Jahr, bei größeren Gesellschaften auch vierteljährlich oder je nach der Anforderungslage aus der Gesamtsituation des Unternehmens zum Wohle der Gesellschaft situativ auch kurzfristig.

Entscheidungen werden im Beschlusswege mit einfacher Mehrheit getroffen, wobei – soweit der Gesellschaftsvertrag oder interne Geschäftsordnungen nichts anderes vorschreiben – mindestens drei Mitglieder des Aufsichtsrates, bei größeren Aufsichtsratsgremien mindestens die Hälfte der Aufsichtsräte an der Beschlussfassung teilzunehmen haben. Bei Beschlüssen gilt: Das einzelne Aufsichtsratsmitglied genügt seiner Pflicht nur, wenn es alles ihm Mögliche und Zumutbare getan hat, um einen gebotenen Beschluss zu erwirken.

Vergütung der Aufsichtsratsmitglieder

Das Gesetz sieht vor, dass eine Vergütung der Aufsichtsratsmitglieder möglich, aber nicht zwingend ist. In der Praxis werden durchaus ansehnliche Vergütungen gezahlt, was auch angemessen ist, da die Tätigkeit eine hohe fachliche Kompetenz erfordert und sehr zeitaufwändig und haftungsriskant ist. Wichtig ist es zu wissen, dass ein Aufsichtsratsmitglied nicht mit dem Unternehmen Geschäfte dergestalt machen darf, dass ihm ohne Zustimmungsbeschluss des gesamten Aufsichtsrats verdeckt ein Beratungsauftrag von der GmbH oder eine Kreditgewährung von der GmbH zugewendet wird.

Sorgfaltsmaßstab und persönliche Haftung

An Aufsichtsratsmitglieder wird der gleiche Sorgfaltsmaßstab angelegt wie an die Geschäftsführer. Das hat die Folge, dass bei schuldhaften vermeidbaren Fehlern oder bei Untätigkeit trotz Informationsbeschaffungsmöglichkeit und/oder Handlungsverpflichtung auch eine persönliche Schadensersatzhaftung von Aufsichtsräten gegenüber dem Unternehmen, Gläubigern oder Geschädigten des Unternehmens rechtlich in Betracht kommen kann. Sogar Straftatbestände wie Untreue, Beihilfe zu Insolvenzverschleppung oder Betrug etc. können in Einzelfällen erfüllt sein.

Daher gilt: Nur wer fachlich kompetent ist, ausreichend Zeit mitbringt und bereit ist, sich mit vollem Engagement den Aufgaben und Pflichten der Aufsichtsratstätigkeit zu widmen, sollte sich zum Aufsichtsrat eines Unternehmens bestellen lassen.

Info

Checkliste: Was müssen Aufsichtsräte einer GmbH beachten?

  • Wirksame Bestellung und Zusammensetzung.
  • Vergütung der Aufsichtsratsmitglieder in der GmbH-Satzung von der Gesellschafterversammlung festlegen lassen.
  • Beschlussfassungen des Aufsichtsrates herbeiführen, wenn ein Aufsichtsratsmitglied einen Vertrag über Dienste höherer Art (Rechtsberatung, Steuerberatung etc.) von sich oder seinem Büro mit der GmbH herbeiführen möchte oder wenn ein Aufsichtsratsmitglied einen Kredit von der Gesellschaft haben möchte.
  • Überwachung der Geschäftsführung auf die Rechtmäßigkeit, Ordnungsmäßigkeit, Zweckmäßigkeit und Wirtschaftlichkeit aller wichtigen Geschäftsentscheidungen zum Wohle des Unternehmens, Beschlussfassungen zu den in der Satzung oder Geschäftsordnungen vorgeschriebenen Themen, Abgabe von Empfehlungen.
  • Überprüfung der Legalität des Unternehmens (Compliance-Thematik) und auch Überwachung der Finanzen und der Buchführung, dabei können sachkundige Berater beigezogen werden.
  • Verschwiegenheit über alle vertraulichen Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse der GmbH.
  • Eine D&O-Versicherung (Directors & Officers Versicherung) ist üblich und zu empfehlen.
Autor

Dr. Babette Gäbhard, Rechtsanwältin und Fachanwältin für Handels- und Gesellschaftsrecht und für Bank- und Kapitalmarktrecht.

Ob der Geschäftsführer einer GmbH alle Weisungen der Gesellschafterversammlung befolgen muss, erfahren Sie im nächsten Artikel unserer Reihe "Tipps für die mittelständische GmbH".