Mittwoch, 06.10.2021

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Compliance braucht gute Kommunikation und Zeit.

Recht & Steuern
Gastbeitrag

Compliance – eine Frage der Zuständigkeiten?

Oft wird in Unternehmen beim Thema Compliance vor allem die Frage diskutiert, welche Abteilung zuständig ist. Digitale Tools können dabei helfen, bestehende kommunikative Hürden im Unternehmen zu überwinden und Prozesse einfacher und effizienter zu gestalten.

Der plötzliche Wechsel zu 100 Prozent Remote Work stellte im letzten Jahr die Einhaltung von Regeln besonders auf die Probe. Das ließ viele Unternehmen die große Wichtigkeit des Themas Compliance erkennen. Auch nachdem Homeoffice vielerorts nicht mehr verpflichtend ist und Dienstreisen wieder möglich sind, bleibt die Herausforderung für Unternehmen die gleiche: Wie lässt sich eine hohe Compliance gewährleisten, wenn Arbeit und Unternehmensstandort voneinander entkoppelt sind? An der Digitalisierung der Compliance-Funktion führt angesichts dieser Komplexität kein Weg vorbei. Während große Konzerne oft eine eigene Compliance-Abteilung haben, stehen kleinere Unternehmen häufig vor den Fragen, welcher Abteilung die Verantwortung dafür übertragen werden sollte und wie der Verwaltungsaufwand so gering wie möglich gehalten werden kann. Sowohl die Finanz- als auch die Personalabteilung übernehmen bereits Aufgaben in diesem Feld.

Regeln und Vorschriften sind Sache der Finanzabteilung

Warum sollte die Finanzabteilung die Verantwortung für Compliance tragen und welche Vorteile bringt das mit sich? Die leitenden Mitarbeiter der Finanzabteilung würden sagen, dass die Einhaltung von Vorschriften ein natürlicher Bestandteil ihrer täglichen Arbeit ist. Ein großer Teil der Arbeit des Finanzteams dreht sich bereits um Systeme und Prozesse. Auch ist die Abteilung zuständig für die Verwaltung von Ausgaben, Spesen- und Gehaltsabrechnungen. Es wäre also ein sinnvoller Schritt, auch die Compliance zu überprüfen und sicherzustellen. Es gibt also einige überzeugende Gründe, warum die Einhaltung von Vorschriften in Unternehmen fest in der Finanzabteilung angesiedelt sein sollte.

... oder sollte doch die Personalabteilung zuständig sein?

Jeder Personalleiter wird Ihnen allerdings sagen, dass Zahlen nur eine Seite der Medaille sind. Zwar werden die Mitarbeiter der Personalabteilung oft als "Menschen-Manager" dargestellt, die über eine ausgeprägte soziale Kompetenz verfügen. Tatsächlich wird Ihnen die Personalabteilung aber bestätigen, dass der Großteil ihrer Arbeit in der Einhaltung von Vorschriften besteht. In den meisten Ländern beginnt diese Compliance schon vor der eigentlichen Einstellung einer Person, denn es gibt strenge Vorschriften darüber, was in einer Stellenanzeige stehen darf und was nicht. Darüber hinaus ist die Personalabteilung in der Regel diejenige Abteilung, die am effektivsten mit allen Mitarbeitern kommunizieren kann und für das unternehmensweite Engagement der Mitarbeiter verantwortlich ist. Auch die Personalabteilung ist also durchaus prädestiniert dafür, die Einhaltung von Vorschriften zu gewährleisten.

Finanz- oder Personalabteilung: Wie die Quadratur des Kreises gelingt

Es ist klar, dass beide Funktionen einen berechtigten Anspruch darauf haben, für die Konformität des Unternehmens verantwortlich zu sein. Wichtig ist, dass das Unternehmen eine Entscheidung trifft, anstatt das Problem zu ignorieren und zu hoffen, dass sich schon jemand darum kümmern wird. Eine Lösung ist, Compliance weniger als eine Frage von Regeln und Vorschriften zu betrachten, sondern mehr als eine Frage der Ethik und Kultur. Eine klare und effektive Unternehmenskommunikation steht hierbei an erster Stelle. Durch das aktive Einbeziehen aller Mitarbeiter und Abteilungen kann eine Kultur des Dialogs geschaffen werden, in der sich die Menschen ganz selbstverständlich an Regeln halten.

Digitale Tools können dabei helfen, bestehende kommunikative Hürden im Unternehmen zu überwinden und Prozesse, die wertvolle Zeit rauben, einfacher und effizienter zu gestalten. Ein Bereich, in dem sich durch die Anwendung digitaler Tools Zeit einsparen lässt, ist das Spesenmanagement. Diese in vielen Unternehmen als zäh und undurchsichtig empfundene Tätigkeit lässt sich inzwischen so weit automatisieren, dass der Aufwand der Beteiligten auf ein Minimum reduziert und dabei gleichzeitig die Compliance gesteigert wird. Unabhängig davon welche Abteilung nominell für die Einhaltung der Vorschriften zuständig ist, gilt also: Compliance braucht gute Kommunikation und Zeit. Unternehmen, die umständliche und zeitraubende Tätigkeiten wie die Spesenabrechnung automatisieren und vereinfachen, bleibt ausreichend Zeit für den Aufbau einer gesunden Compliance-Kultur. Die Digitalisierung bietet für diese Transformationen im Kleinen und Großen die entsprechenden Werkzeuge.

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