Steuern: Wann ein Geschäftsessen abzugsfähig ist

Geschäfte werden nicht nur in Konferenzräumen unter Dach und Fach gebracht. Ebenso wichtig für den unternehmerischen Erfolg ist häufig das Arbeitsessen. Das Schöne dabei: Die Finanzbehörden erkennen Geschäftsessen als Betriebsausgabe an – wenn man einige Dinge beachtet. Dann können 70 Prozent der Bewirtungskosten von der Steuer abgesetzt werden. „Der nichtabzugsfähige Anteil von 30 Prozent trägt dabei dem Umstand Rechnung, dass die Bewirtung die private Lebensführung der Bewirteten und des Bewirtenden berührt“, erklärt Anne-Marie Kekow, Wirtschaftsprüferin und Steuerberaterin bei der Kanzlei Ebner Stolz in Hamburg.

Darüber hinaus müssen die tatsächlichen Kosten immer angemessen sein. Wann genau Bewirtungskosten als angemessen gelten, ist vom Gesetzgeber jedoch nicht eindeutig definiert. „Ein kleiner Betrieb mit beschränktem Wachstumspotential sollte aufpassen: hier kann es schneller unangemessen sein, ein aufwendiges Fest mit Geschäftsfreunden zu feiern“, erklärt Kekow. „Bei einem erfolgreichen Unternehmen hingegen dürften höhere Aufwendungen zulässig sein“. Auch die Branchenzugehörigkeit spielt eine Rolle bei der Angemessenheit: „Überspitzt gesagt, ist ein Unternehmer nicht gezwungen, die Einladung des potentiellen Kunden auf eine Currywurst zu beschränken, wenn die Konkurrenz typischerweise zum mehrgängigen Menü bittet.“ Dazu jedoch regelmäßig in das beste Restaurant der Stadt einzuladen, dürfte in den meisten Branchen die Angemessenheitsgrenze übersteigen.

„Üblich und angemessen“ muss es sein

Zu den absetzbaren Bewirtungskosten zählen vor allem Ausgaben für Speisen und Getränke, aber auch Nebenkosten, die mit dem Essen anfallen können. Das sind zum Beispiel Trinkgeld, Garderobengebühren, Unterhaltungskosten und – so lange diese in der Branche üblich und somit angemessen ist – sogar die Zigarre nach dem Dinner. Und um eine positive Atmosphäre zu schaffen, darf auch der Ehepartner des Unternehmers oder des Geschäftspartners dabei sein. Es gibt also einen gewissen Spielraum. Allerdings muss die „Nahrungsaufnahme“ im Vordergrund stehen. Wenn das Geschäftsessen in einem Spielkasino oder im Nachtclub stattfindet, dürften Finanzbeamte stutzig werden. 

Das gleiche gilt, wenn der Tag der Bewirtung am Wochenende oder an einem Feiertag liegt. In diesen Fällen würden die meisten Steuerprüfer einen privaten Anlass unterstellen, sagt Steuerberaterin Anne-Marie Kekow – was eine steuerliche Geltendmachung einschränken könnte. Denn die Bewirtung muss nachweislich betrieblich veranlasst sein. „Das kann vom Kundengespräch über das Treffen mit einem möglichen Kooperationspartner bis hin zur Einladung von Interessenvertretern gehen“, erklärt die Expertin. Auch die Einladung von Geschäftspartnern zum Firmenjubiläum kann darunter fallen. „Liegt der Anlass neben dem betrieblichen Aspekt auch in der privaten Sphäre des Unternehmers, wird vom Finanzamt genau geprüft, ob das betriebliche oder private Interesse überwiegt“, schränkt Anne-Marie Kekow ein. So fällt die Zuordnung besonders schwer, wenn neben Geschäftspartnern auch Freunde eingeladen sind, oder das Essen in einer privaten Location stattfindet.

Viele Restaurants fügen Rechnungen bzw. Quittungen einen Bewirtungsnachweis bei, in dem neben der Höhe der Aufwendungen auch Anlass, Ort und Tag der Bewirtung sowie die bewirteten Personen eingetragen werden. „Sofern die erforderlichen Angaben belegt werden, kann der Nachweis jedoch auch in anderer Form erbracht werden“, sagt Anne-Marie Kekow. Am besten sei es regelmäßig, das ausgehändigte Formular zur Bewirtungsrechnung auszufüllen, sonst komme es schnell zu einem Formfehler. Und noch einen Tipp gibt die Expertin: „Der Anlass der Bewirtung sollte nicht zu allgemein gehalten werden. Wer nur ‚Kundenpflege‘ oder ‚Informationsgespräch‘ schreibt, provoziert Nachfragen. Je konkreter die Angaben sind, umso besser.“