Montag, 19.03.2018

Foto: Paul Sutherland/Thinkstock/Getty Images

Weiche Landung: Richtig eingesetzt, können Compliance-Regeln als Richtschnur für Unternehmerhandeln dienen.

Recht & Steuern
Geldstrafen vermeiden, Image verbessern

Deshalb ist ein Compliance-Management wichtig

Auch im Mittelstand wird Compliance zum Managementthema. Wer sich nicht regelkonform verhält, geht ein hohes Risiko ein. Denn Verstöße gegen regulatorische Compliance-Vorschriften führen häufig zu Strafen, Bußgeldern und vor allem zu einem Imageschaden des Unternehmens.

Wer vom Thema Compliance spricht, hatte in den vergangenen Jahren nicht nur Korruption oder Kartellabsprachen im Hinterkopf, sondern auch Schlagworte wie Cum-Ex-Geschäfte, Dieselgate oder Panama- und Paradise-Papers. Dabei sollte die Einhaltung von Recht und Gesetz eigentlich die Basis jeglichen unternehmerischen Handelns darstellen.

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Compliance hat sich in den vergangenen Jahren zu einem wichtigen Managementthema entwickelt. Verstöße gegen regulatorische Compliance-Vorschriften führen häufig zu Strafen, Bußgeldern und vor allem zu einem Imageschaden des Unternehmens. Die Frage, wie sich Compliance-Vorfälle verhindern lassen, stellen sich zunehmend auch mittelständische Unternehmen, wie die Studie „Compliance: Brennpunkte im Mittelstand“, die das F.A.Z.-Institut gemeinsam mit der Beratungsgesellschaft Ebner Stolz aktuell herausgegeben hat, zeigt. Für mittelständische Unternehmen kann der finanzielle Schaden durch einen Compliance-Vorfall enorm sein: Summen von mehr als 100.000 Euro sind auch bei kleineren Unternehmen keine Seltenheit. „Für Mittelständler kann das schnell ein existenzbedrohendes Ausmaß annehmen“, sagt Malte Passarge, Fachanwalt und Direktor des Instituts für Compliance im Mittelstand. 

Foto: PPR Rechtsanwälte

Malte Passarge ist Fachanwalt für Handels- und Gesellschaftsrecht bei PPR Rechtsanwälte.

Eine Vielzahl öffentlich gewordener Compliance-Verstöße hat gezeigt, wie gravierend die Schäden durch Betrug, Korruption und andere Formen der Wirtschaftskriminalität sein können. Neben den rein materiellen Schäden stehen auch immaterielle Schäden im Fokus. Dazu gehören ein Reputationsverlust sowie verlorenes Vertrauen von Partnern, Investoren und Mitarbeitern. Für negative Auswirkungen auf die Unternehmenskultur sind gerade Mittelständler anfällig, weil sie mit ihren Mitarbeitern und Kunden, aber auch mit den Gemeinden, in denen sie leben, oft enger verbunden sind.

Zahlreiche Länder, wie etwa Frankreich, haben in den vergangenen Jahren ihre Sanktionsmöglichkeiten für Compliance-Verstöße deutlich ausgeweitet oder die Strafen verschärft. Auch die Europäische Union hat neue Vorgaben verabschiedet: etwa die EU-Datenschutz-Grundverordnung, die im Mai in Kraft tritt.

Info

Die Studie „Compliance: Brennpunkte im Mittelstand“ kann für 38 Euro unter vertrieb@faz-institut.de bestellt werden.

Weitere Infos zur Studie.

Weniger Steuerschlupflöcher

Compliance spielt auch in den Fiskalbereich mit hinein: War es früher üblich, bei Steuerdeklarationen im Nachgang noch Berichtigungen vorzunehmen, ist das heute nicht mehr so einfach möglich. Bei Fehlern steht schnell der Verdacht im Raum, dass Steuern verkürzt oder sogar hinterzogen werden sollten. Auch die Voraussetzungen für strafbefreiende Selbstanzeigen wurden verschärft. 85 Prozent der in der Studie befragten Unternehmen stufen Steuern als wichtiges Compliance-Thema ein.

KMU, die sich erstmals mit Compliance befassen, müssen zunächst klären, ob innerbetrieblich
schon ausreichende Compliance-Strukturen existieren. Dafür sind alle relevanten Handlungsfelder und geltenden Vorschriften abzuklären, interne Regeln und Schutzmechanismen zu formulieren und auf ihre Wirksamkeit hin zu überprüfen. Tröstlich gerade für kleinere Mittelständler: Am Ende steht
nicht zwingend ein aufwendiges Regelwerk. Häufig bestehen bereits effektive Strukturen, die nur noch anzupassen oder zu aktualisieren sind. Bewusste Verstöße gegen Gesetze werden zwar
durch Compliance-Maßnahmen nicht vermieden. Diese helfen aber, Haftungsrisiken auf der Führungsebene zu vermeiden. Kommt es zu einem Vorfall im Unternehmen, ist es wichtig, das regelkonforme Verhalten gegenüber den Behörden belegen zu können. Dazu dient eine Dokumentation. Gerade in diesem Bereich konstatieren Experten für den deutschen Mittelstand erheblichen Nachholbedarf: Während fast drei Viertel aller Großunternehmen eine solche Dokumentation erstellen, sind es im deutschen Mittelstand nur ein Drittel. Dabei kann der Nachweis, dass das Unternehmen vieles dafür tut, regelkonform zu arbeiten, bares Geld wert sein.

Bisweilen werden gerade KMU zu ihrem Glück gezwungen: Immer mehr Konzerne verlangen von
ihren Vertragspartnern als Voraussetzung für die Aufnahme einer Geschäftsbeziehung die Implementierung eines Compliance -Managements. Mit der Konzeption, Implementierung und Umsetzung von Compliance-Vorkehrungen ist ein nicht unerheblicher Arbeitsaufwand verbunden. Doch wer davor die Augen verschließt, riskiert, für sein Unternehmen grob fahrlässig zu handeln. Ein amerikanischer Investor formuliert das so: „Wenn du denkst, dass Compliance teuer ist, dann versuch es mal ohne.“

Info

Compliance-Maßnahmen einhalten und dokumentieren


Im Gegensatz etwa zu Frankreich gibt es in Deutschland kein explizites Gesetz, das Compliance regelt. Stattdessen werden darunter alle Vorschriften subsumiert, die gewährleisten sollen, dass sich Mitarbeiter regelkonform verhalten. Sie umfassen folgende Bereiche:

 

  • Arbeitsrecht (etwa: Arbeitszeiten, Einhaltung von Tarifverträgen, Datenschutz, Diskriminierung, Mitarbeiterentsendung, Arbeitssicherheit, Gesundheitsschutz)
  • Sozialversicherungsrecht (Vermeidung von Scheinselbständigkeit, Meldepflichten für Sozialversicherungen und anderes)
  • Strafrecht (Diebstahl, Erpressung, Betrug, Untreue, Straftaten gegen den Wettbewerb)
  • Steuerrecht (zeitgerechte Abgabe, Spenden, Verhinderung von Steuerhinterziehung und Schwarzarbeit)
  • Öffentliches Recht (Betriebsgenehmigungen)


Was gehört in die Compliance-Dokumentation?

  • Liste samt Definition Compliancerelevanter Risikobereiche im Unternehmen (kritische Absatzmärkte, Branchen, Organisations strukturen oder Kontakte zu repressiven Regierungen und Unternehmen, die bereits gegen Gesetze verstoßen haben)
  • Möglichkeit für Mitarbeiter, relevante Vorschriften einzusehen oder Fragen an einen Compliance-Beauftragten richten zu können
  • Möglichkeit, interne Verstöße anonym melden zu können (Whistleblower-Hotline, anonymer Briefkasten)
  • regelmäßige Berichterstattung an Geschäftsleitung über Compliance-Risikobereiche und -Verstöße
  • Festhalten und Nachverfolgen möglicher interner Verstöße sowie der Maßnahmen, die dagegen eingeleitet wurden

Dieser Text gehört zu einem Thema aus der Markt-und-Mittelstand-Ausgabe 03/2018. Hier können Sie das Heft bestellen und „Markt und Mittelstand“ abonnieren.