Freitag, 09.01.2015
Aufzeichnungen Mindestlohn

Foto: Lola1960/Thinkstock/Getty Images

Nicht unter Mindestlohn: Unternehmer müssen in bestimmten Fällen die Arbeitszeit Ihrer Mitarbeiter genau dokumentieren.

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Mindestlohn: Das müssen Unternehmer dokumentieren

8,50 Euro je Arbeitsstunde, dies ist der gesetzliche Mindestlohn seit Jahresbeginn. Bei Dokumentation und Nachweis der Arbeitszeit müssen Unternehmer nun Einiges beachten.


Das Mindestlohngesetz (MiLoG) regelt neue, zusätzliche Aufzeichnungspflichten, die über die bisherigen Aufzeichnungspflichten nach dem Arbeitszeitgesetz weit hinausgehen. Sie sind allerdings – anders als etwa im Arbeitnehmerentsendegesetz – auf bestimmte Arbeitnehmergruppen und Wirtschaftszweige beschränkt. Betroffen sind insbesondere Unternehmer, die geringfügig Beschäftigte einsetzen oder unter das Schwarzarbeiterbekämpfungsgesetz fallen.

Regelungen für geringfügig Beschäftigte

Bernd Pirpamer

Bernd Pirpamer ist Partner der Kanzlei Heisse Kursawe Eversheds in München und auf Arbeitsrecht spezialisiert.

Alle Arbeitgeber, die geringfügig Beschäftigte (außerhalb von Privathaushalten) anstellen, müssen die Arbeitszeit der geringfügig Beschäftigten spätestens sieben Tage nach Erbringung der Arbeitsleistung aufzeichnen.

Die Aufzeichnungen sind nicht an eine bestimmte Form gebunden und können sowohl elektronisch als auch handschriftlich geführt werden. Es sind Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit zu erfassen, nicht aber, wann und wie lange die einzelnen Pausen eingelegt werden. Die Aufzeichnungspflicht kann auf Dritte oder den Arbeitnehmer selbst übertragen werden.

Um die Zahlung des Mindestlohns nachzuweisen, müssen die Unternehmer die entsprechenden Dokumente in deutscher Sprache für die gesamte Dauer der Beschäftigung, maximal jedoch für zwei Jahre aufbewahren. Die Prüfbehörde kann verlangen, dass die Dokumente am Ort der Beschäftigung bereitgehalten werden. Dies gilt für:

  • Arbeitsverträge bzw. die Dokumente, aus denen sich die wesentlichen Inhalte des Beschäftigungsverhältnisses ergeben
  • auszugsweise Lohnabrechnungen
  • Nachweise über erfolgte Lohnzahlungen

Info

Wer kontrolliert überhaupt und wie?

Bei der Kontrolle des Mindestlohns orientiert sich das MiLoG stark an den Regelungen des Arbeitnehmerentsendegesetzes. Kontrolliert wird durch den Zoll, der weitreichende Einsichtsrechte hat; so dürfen die Zollbehörden beispielsweise Arbeitsverträge und sonstigen Unterlagen einsehen, aus denen sich die Einhaltung des MiLoG ergibt. Der Unternehmer muss die Kontrolle durch den Zoll nicht nur dulden, sondern auch daran mitwirken, etwa indem er entsprechende Dokumente zur Verfügung stellt.

Flexible Arbeitszeitmodelle

Besonders relevant werden die neuen Aufzeichnungspflichten für die flexiblen Arbeitszeitmodelle wie Schichtsysteme, Gleitzeitmodelle oder auch Vertrauensarbeitszeitregelungen. Die klassische Vertrauensarbeitszeit geht davon aus, dass Dauer und Verteilung der Arbeitszeit nachrangig sind, sondern die Arbeitsleistung entsprechend des Bedarfs erbracht wird.

Diesem grundsätzlichen Gedanken macht das MiLoG einen Strich durch die Rechnung: Da sich das Mindestentgelt nach dem MiLoG auf die konkrete einzelne Zeitstunde bezieht, ist für die Kontrolle durch die Zollbehörden die tatsächlich geleistete Arbeitszeit ausschlaggebend.

Neben der Vertrauensarbeitszeit gibt es jedoch auch Einschränkungen für einfache Arbeitszeitflexibilisierungen. Soweit sich Arbeitgeber auf eine einfache Arbeitszeitflexibilisierung berufen wollen, müssen zusätzlich zu den üblichen Prüfunterlagen weitere Unterlagen bereitgehalten werden. Dazu zählen:

  • schriftliche Vereinbarung über Arbeitszeitflexibilisierung

  • Ausgleichskonto (für jeden Arbeitnehmer)
  • Nachweis über Absicherung des Ausgleichskontos (z.B. Bankbürgschaftsperrkonto) soweit durch Tarifvertrag oder Rechtsforderung erforderlich.

Ausnahmen von der Aufzeichnungspflicht

Noch vor Inkrafttreten des Gesetzes hat das Bundesministerium der Finanzen (BMF) allerdings schon einige Ausnahmen zu den Mindestlohnaufzeichnungsverordnungen und die Mindestlohnmeldeverordnungen veröffentlicht. So ist es zulässig, lediglich die Dauer der täglichen Arbeitszeit aufzuzeichnen, wenn:

  • die Arbeitnehmer ihre Tätigkeit ausschließlich mobil ausüben,

  • die Arbeitgeber die konkrete tägliche Arbeitszeit (tatsächlichen Beginn und tatsächliches Ende) nicht vorgeben und
  • die Arbeitnehmer sich ihre tägliche Arbeitszeit eigenverantwortlich einteilen können.

Ausländische Arbeitgeber

Für ausländische Arbeitgeber und Verleiher in bestimmten Wirtschaftsbereichen sieht das MiLoG spezielle Anmeldepflichten vor. Dies betrifft beispielsweise die Branchen Bau, Gaststätten, Spedition, Transport und das verbundene Logistik-Gewerbe.

Die Anmeldungen müssen detaillierte Angaben über das Beschäftigungsverhältnis des betroffenen Arbeitnehmers enthalten. Zudem muss eine Versicherung des ausländischen Arbeitgebers bzw. Verleihers beigefügt sein, wonach dieser ihren im Inland beschäftigten Arbeitnehmer den Mindestlohn zahlen.

Arbeitgeber mit Sitz im Ausland können nach der Mindestlohn-Meldeverordnung die benötigten Unterlagen in ihrem Herkunftsland aufbewahren, wenn sie schriftlich versichern, dass sie alle Unterlagen, die Aufschluss über die tatsächlichen Aufträge im Inland und die tatsächlichen Einsatzzeiträume der in Deutschland eingesetzten Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer geben, dem Zoll auf Aufforderung in Deutschland in deutscher Sprache zur Verfügung stellen.

Info

Fazit

Das MiLoG führt nicht nur zu höheren Stundensätzen, sondern in bestimmten Fällen, auch zu mehr Verwaltungsaufwand für einzelne Unternehmer. Wer gegen die neuen Dokumentations- und Aufzeichnungspflichten verstößt, handelt ordnungswidrig und kann mit einer Geldbuße bis zu 30 000 Euro belangt werden. Um keine böse Überraschung bei einer Überprüfung durch den Zoll zu erfahren, sollten Unternehmer die Aufzeichnungs- und Dokumentationspflichten also unbedingt umsetzen und fortlaufend einhalten.