Mittwoch, 18.11.2015

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Elektronik-Hersteller in Deutschland: Unternehmen müssen bei der Umsatzsteuererklärung auf der Hut sein.

Recht & Steuern
Tücken der Umsatzsteuererklärung für Unternehmer

Umsatzsteuer: Mehr strafrechtliche Sanktionen drohen

Die Umsatzsteuer hat sich vom Buchhalterthema zur Chefsache entwickelt. Gründe dafür sind die gestiegene Komplexität und sich ständig ändernde rechtliche Rahmenbedingungen. Was mittelständische Unternehmen beachten müssen, wenn sie ihre Umsatzsteuererklärung erstellen.

Die Umsatzsteuer ist die größte Einnahmequelle des Staates. 2014 brachte sie mit 203,1 Milliarden Euro fast ein Drittel der von Bund, Ländern und Gemeinden erzielten Steuereinnahmen in die Kasse von Bundesfinanzminister Schäuble. Daher steht die Umsatzsteuer in besonders hoher Aufmerksamkeit bei der Finanzverwaltung. Durch Sonderprüfungen und Nachschauen werden Fehler gezielt aufgedeckt und Steuerzahlungen nachgefordert.

Da es bei der Umsatzsteuer mitunter um sehr hohe Beträge geht, wird gegen Unternehmen vermehrt straf- und bußgeldrechtlich ermittelt. Firmenchefs müssen daher umsatzsteuerliche Risikofaktoren kennen und beachten – von der Geschäftsanbahnung bis zur Erfassung in den Steuererklärungen. 

Nullsummenspiel und Margenkiller

Ursula Slapio ist Steuerberaterin und Partnerin bei KPMG.

Foto: Slapio

Der vorsteuerabzugsberechtigte Unternehmer führt nur die Steuer ab, die er über den Brutto-Preis beim Kunden für den Fiskus einsammelt – eigentlich ein Nullsummenspiel. Oft geht diese Rechnung aber nicht auf und die Umsatzsteuer wird für den Unternehmer zum Kostenfaktor. Dies ist etwa der Fall, wenn die Steuerbefreiung für innergemeinschaftliche Lieferungen nicht gewährt wird.

Das kann verschiedene Ursachen haben. Möglicherweise wird bei der Steuerfindung irrtümlich davon ausgegangen, dass der Kunde im Ausland ansässig ist, obwohl die verkaufte Ware im Inland verbleibt und der Verkauf somit der Umsatzsteuer unterliegt. Aber selbst wenn der Warenweg tatsächlich ins Ausland führt, kann die Befreiung in Frage gestellt werden, weil der Belegnachweis unvollständig oder fehlerhaft ist.

Die Umsatzsteuer wird dann vom neutralen Faktor sehr schnell zum Margenkiller.  Unternehmen müssen daher Wert darauf legen, dass sich die Mitarbeiter in der Buchhaltung stets auf dem aktuellsten Stand befinden. Denn nur so können sie Geschäftsvorfälle umsatzsteuerlich fachkundig erfassen und bearbeiten.

Wichtig ist, dass sogenannte Formalerfordernisse in die Betrachtung mit einbezogen werden und das Ergebnis überprüft wird. Denn häufig führen Änderungen der Rechtslage dazu, dass die bisherige Praxis geändert werden muss. Hinzu kommt, dass sich diese Änderungen keineswegs immer aus dem Gesetz ergeben. Sie sind daher für den Unternehmer oft nur schwer erkennbar

Umsatzsteuer: Vorsicht bei neuen Regeln

Änderungen der Verwaltungsauffassung können ebenfalls weitreichende Folgen haben. Beispiel: Ein Unternehmer weist irrtümlich zu viel Umsatzsteuer in seinen Rechnungen aus. Bislang konnte er den Betrag, den er zu viel an das Finanzamt abgeführt hatte, bereits mit der korrigierten Rechnung für den Kunden beim Finanzamt steuermindernd erklären.

Jetzt ist das erst zulässig, wenn der Unternehmer dem Kunden den Betrag zurückgezahlt hat. Ebenso neue Regeln gibt es beim Vorsteuerabzug aus Eingangsrechnungen, die dem Unternehmer an eine Postfach-Adresse gesendet werden. Der Bundesfinanzhof (BFH) erkennt diese Adressierung in seiner aktuellen Rechtsprechung nicht an.

In der Konsequenz des Gerichts kann daher in einem solchen Fall keine Vorsteuer geltend gemacht werden. Die Entscheidung des BFH ist besonders relevant, weil die Richter eine komplett gegenteilige Auffassung zur Finanzverwaltung vertreten. 

Steuerhinterziehung aus Versehen

Seine Steuerzahllast oder den Erstattungsbetrag muss der Unternehmer selbst berechnen, wenn er dem Finanzamt seine Umsatzsteuervoranmeldungen und Jahreserklärungen sendet. Die konkreten Abgabetermine sind für jedes Unternehmen je nach Umsatzhöhe, Dauer- und individueller Fristverlängerung unterschiedlich. Zudem muss die Umsatzsteuererklärung inhaltlich korrekt sein. Dies ist in der Praxis aber oftmals leichter gesagt als getan.

Das materielle Umsatzsteuerrecht ist oft schwer zu durchschauen und zudem an formale Voraussetzungen geknüpft. Häufig sind aber auch unternehmensinterne Abläufe Grund dafür, dass Erklärungen unvollständig oder unzutreffend sind. Werden zum Beispiel umsatzsteuerlich relevante Lohnbestandteile – wie etwa die private Kfz-Nutzung oder einmalig gewährte Sachzuwendungen – erst in der Jahreserklärung deklariert, sieht sich der Unternehmer schnell mit dem Vorwurf der Steuerhinterziehung auf Zeit konfrontiert.

Denn auch ein zu spätes Erklären der Umsatzsteuer kann straf- und bußgeldrechtlich bedeutsam sein. Umgekehrt kann ein zu frühes Erklären von Vorsteuerbeträgen ebenso zu falschen Ergebnissen führen.

Irrtum bei Umsatzsteuer schützt nicht vor Sanktion

Beispiel: Ein Dienstleister rechnet seine Leistungen für den Monat Dezember ab. Der Unternehmer erhält die Rechnung Anfang Januar per Post. Der Nettoaufwand ist ergebniswirksam im Dezember zu verbuchen. Die in Rechnung gestellte Umsatzsteuer darf aber erst in der Voranmeldung für Januar geltend gemacht werden, denn das Recht auf Vorsteuerabzug entsteht erst mit Eingang der Rechnung. Hier muss sich der Bearbeiter in der Buchhaltung bewusst sein, dass Umsatzsteuer und Ertragsteuer keineswegs immer gleichlaufend sind.

In solchen Fällen sollten Unternehmer auch die Möglichkeit einer strafbefreienden Selbstanzeige in Betracht ziehen. Denn diese Regelung gilt auch für die Umsatzsteuer. Für Umsatzsteuervoranmeldungen sind sogar Teil-Selbstanzeigen zulässig. Während die Selbstanzeige nach dem sogenannten Vollständigkeitsgebot eine komplette Berichtigung beinhalten muss, können Umsatzsteuervoranmeldungen auch nur teilweise korrigiert werden. Werden Fehler in den Voranmeldungen erst nach Ablauf des Kalenderjahres entdeckt, sollte daher diese Voranmeldung korrigiert werden. Es reicht nicht aus, die zutreffende Erfassung nur in der Jahressteuer-Erklärung nachzuholen. 

Info

Abgabetermine für die Umsatzsteuererklärungen 

Unternehmer: Sie müssen ihre Umsatzsteuervoranmeldungen und zusätzlich eine Jahreserklärung auf elektronischem Wege abgeben. Die konkreten Termine dafür sind aber für jedes Unternehmen je nach Umsatzhöhe, Dauer- und individueller Fristverlängerung unterschiedlich. Unternehmen sollten folgende Punkte beachten:

Voranmeldung: Betrug die Zahllast im Vorjahr zwischen 1.000 und 7.500 Euro, muss der Unternehmer bis zum 10. Tag nach Ende des Quartals eine vierteljährliche Voranmeldung abgeben. Bei einer Umsatzsteuerschuld von mehr als 7.500 Euro sind monatliche Voranmeldungen fällig.

Dauerfristverlängerung: Die Abgabefrist für Voranmeldungen kann um einen Monat verlängert werden. Bei Monatsanmeldern ist dies an eine anfängliche Sondervorauszahlung von 1/11 der Vorauszahlungen des Vorjahres geknüpft. Die Umsatzsteuer-Jahreserklärung ist bis zum 31.5. des Folgejahres abzugeben. Fristverlängerung ist im Einzelfall möglich.

Existenzgründer: Sie müssen im Jahr der Unternehmensgründung und im Folgejahr immer monatliche Voranmeldungen abgeben.  Mussten im Vorjahr nicht mehr als 1.000 Euro Umsatzsteuer (nach Abzug von Vorsteuer) an das Finanzamt gezahlt werden, kann das Finanzamt den Unternehmer von der Abgabe von Voranmeldungen befreien.

Autor

Ursula Slapio ist Steuerberaterin und Partnerin bei KPMG im Bereich Tax. Die Spezialistin für Umsatzsteuerfragen berät nationale und internationale Unternehmen in allen steuerlichen Belangen.