Montag, 04.11.2019
Ausgestempelt: Die klassische Stechuhr hat schon lange ausgedient.

Illustration: jj_voodoo/iStock/Getty Images

Ausgestempelt: Die klassische Stechuhr hat schon lange ausgedient.

Technologie
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Arbeitszeiterfassung: Rechtliche und technische Fragen erklärt

Mit einer funktionierenden Arbeitszeiterfassung gibt es keinen Streit zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer darüber, wie viel gearbeitet wurde. Die Stechuhr hat zwar ausgedient – dank moderner Technik gibt es aber Alternativen. Und nach einem EuGH-Urteil auch eine Pflicht, diese einzusetzen.

In vielen Unternehmen wurde die Arbeitszeiterfassung lange Zeit vernachlässigt. Schließlich gab es keine Verpflichtung für Arbeitgeber, dafür zu sorgen, dass systematisch nachgehalten wird, welcher Mitarbeiter wie lange arbeitet. Das hat sich mit dem Urteil des Europäischen Gerichtshofes (EuGH) vom 14. Mai 2019 (C-55/18) geändert. Denn es verlangt, dass die Arbeitszeit regelmäßig und verlässlich erfasst wird. Aber was bedeutet das Urteil in der Praxis? Wie können und müssen Unternehmen es umsetzen?

Definition: Was bedeutet Arbeitszeiterfassung?

Unter dem Begriff Arbeitszeiterfassung versteht man das Nachhalten der Arbeits- und Anwesenheitszeiten von Mitarbeitern – in welcher technischen Form auch immer. Während viele den Begriff mit der „Stechuhr“ verbinden, mit deren Hilfe sich Mitarbeiter ein- und ausstempeln können, sieht die Realität meist anders aus.

Das sagt das Gesetz: Rechtliche Grundlagen der Arbeitszeiterfassung

Bislang ist eine systematische Arbeitszeiterfassung in Deutschland keine Pflicht. Lediglich das Mindestlohngesetz schreibt vor, dass bei allen geringfügig beschäftigten Arbeitnehmern (Minijobber) die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung besteht. Eine zwingende Arbeitszeiterfassung liegt zudem bei Branchen vor, für die das Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz gilt, etwa bei Logistikunternehmen, Baugewerbe oder Gebäudereinigern. Hier sind Arbeitgeber und die Entleiher von Arbeitskräften betroffen.

Das EuGH-Urteil aus dem Mai verlangt nun, dass die Mitgliedsstaaten alle Unternehmen gesetzlich verpflichten müssen, „ein System einzurichten, mit dem die tägliche Arbeitszeit gemessen werden kann“. Daher ist eine systematische Arbeitszeiterfassung schon jetzt sinnvoll, um auf die gesetzlichen Anforderungen vorbereitet zu sein. Was aber auch der EuGH nicht vorschreibt, ist, welche Systeme der Arbeitszeiterfassung eingesetzt werden müssen. Da besteht – zumindest bislang – freie Auswahl.

Excel, Chipkarte und Co.: So funktioniert die Arbeitszeiterfassung technisch

Gerade in kleineren Unternehmen füllen die Mitarbeiter zum Beispiel Stundenzettel per Hand aus. Das geht zwar schnell, wird aber bei der Auswertung sehr aufwendig. Verschiedene technische Lösungen versprechen Abhilfe.

Eine Stufe über dem Stundenzettel steht die Arbeitszeiterfassung mit Hilfe von Excel-Vorlagen. Dabei stellt der Arbeitgeber Tabellen zur Verfügung, in die die Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten eintragen. Mit Hilfe dieser Excel-Arbeitszeiterfassung lassen sich die Arbeitszeiten einfach auswerten. Der Vorteil: Es entstehen kaum Kosten, denn das Programm ist in allen Unternehmen, die Office-Lösungen einsetzen, Bestandteil des Softwarepakets. Lediglich der Aufwand für Einrichtung und Pflege der Excel-Tabelle und der eingegebenen Daten sowie für die Schulung der Mitarbeiter verursacht Kosten.

Dennoch raten viele Experten von der Arbeitszeiterfassung mit Excel genauso ab wie von der Nutzung von Stundenzetteln. Schließlich seien beide Methoden sehr fehleranfällig. Weil die Daten von Hand eingetragen werden, kann es zum Beispiel passieren, dass sich ein Mitarbeiter beim Eintragen in der Spalte irrt oder in einem gemeinsam genutzten Dokument die Daten der Kollegen überschreibt. Auch willent- und wissentlich falschen Eingaben ist bei Excel- und analoger Erfassung Tür und Tor geöffnet.

Besser und vor allem sicherer funktioniert eine elektronische Zeiterfassung über Terminals. Dabei können sich die Mitarbeiter zu Beginn bzw. Ende ihrer Arbeitszeit mit verschiedenen Methoden wie Chipkarte, Transponder oder Fingerprint ein- oder ausloggen. Typisch sind Plastikkarten mit Magnetstreifen oder Chip, die zudem als Firmenausweis dienen. Auch der Fingerabdruck auf einem berührungsempfindlichen Sensorfeld ist zur Identifikation möglich. Dann sind Erfassungsmedien wie die Chipkarte unnötig.

Die so gewonnen Daten werden dann in einer Datenbank gespeichert und können zum Beispiel zur Entgeltabrechnung abgerufen werden. Daneben können sie in andere Programme der Unternehmens-IT wie die Personaldatenverwaltung sowie in die Kalkulation übertragen werden. Das ermöglicht den Unternehmen eine bessere Planung.

Überstundenkonten der Mitarbeiter sowie Fehlzeiten wie Urlaubs- oder Krankheitstage lassen sich in einer Software ohne Zeitverzögerung auf einen Blick darstellen. Auch Analysen wie die Erfassung von Projektzeiten lassen sich durchführen, bei der die Arbeitszeiten von Mitarbeitern bestimmten Projekten zugeordnet werden. Moderne Softwarelösungen haben dabei auch keine Probleme mit flexiblen Arbeitszeitmodellen.

Zeiterfassung per App: Lösungen für Homeoffice und unterwegs

Weil viele Mitarbeiter nicht nur im Büro arbeiten, gibt es auch mobile Lösungen zur Arbeitszeiterfassung im Außendienst, auf Dienstreisen oder im Homeoffice. Über eine App auf mobilen Endgeräten wie Smartphones, Tablets oder Notebooks werden die Arbeitszeiten direkt an das Programm für die Arbeitszeiterfassung in der Firmenzentrale gesendet und dort gespeichert. 

Beim Einsatz dieser Systeme sind kein schriftlicher Nachweis und kein manuelles Nacharbeiten durch die Mitarbeiter in der Personalabteilung nötig. Diese müssen nur prüfen, ob tatsächlich alle berechtigten Mitarbeiter im Außendienst oder im Homeoffice die mobile Arbeitszeiterfassungs-App benutzt haben. Diese App senkt den Zeitaufwand für das Erfassen der Arbeitszeiten deutlich. Die Daten werden automatisch in die Zeiterfassung im Unternehmen übertragen und stehen somit tagesaktuell für die Weiterbearbeitung zur Verfügung.

Diskussionen und Auseinandersetzungen gibt es gerade bei den Servicefahrern aber dennoch hin und wieder. Das bestätigt auch Monika Gottschak, geschäftsführende Gesellschafterin bei Ille Papier-Service. um Beispiel darüber, ob die vom Fahrer angegebenen Arbeitszeiten tatsächlich so stimmen können. Wenn die Daten unplausibel wirken, prüft sie diese manuell: Anhand von Fahrtzeiten und Kundenanlieferungen rechnet sie nach, ob sich in den Zeitangaben Fehler eingeschlichen haben. „Es kann immer mal Abweichungen geben, die kein böser Wille sind“, zeigt sich die Geschäftsführerin verständnisvoll. „Aber wenn ein Mitarbeiter regelmäßig privat genutzte Zeit als Arbeitszeit angibt, kündigen wir seinen Arbeitsvertrag.“ Eine Garantie für Ehrlichkeit gibt die Dokumentationspflicht also nicht.