Arbeitszeiterfassung unterwegs: App hier, Provisionen dort

Bei Mitarbeitern zum Beispiel in der Produktion ist die Arbeitszeiterfassung in der Regel technisch und organisatorisch kein Problem. Schwieriger wird es, wenn jemand den Großteil seiner Arbeitszeit auf Achse ist – als Servicefahrer oder Außendienstler, zum Beispiel. Diese Erfahrung hat auch Marion Gottschalk, geschäftsführende Gesellschafterin bei Ille Papier-Service im oberhessischen Altenstadt gemacht. Bei ihrem Unternehmen werden die Arbeitszeiten für die meisten Mitarbeiter technisch über Zeituhren oder bei den Servicefahrern über eine App im Firmensmartphon erfasst, erklärt die Unternehmerin.

Diskussionen und Auseinandersetzungen gibt es gerade bei den Servicefahrern aber dennoch hin und wieder. Zum Beispiel darüber, ob die vom Fahrer angegebenen Arbeitszeiten tatsächlich so stimmen können. Wenn die Daten unplausibel wirken, prüft sie diese manuell: Anhand von Fahrtzeiten und Kundenanlieferungen rechnet sie nach, ob sich in den Zeitangaben Fehler eingeschlichen haben. „Es kann immer mal Abweichungen geben, die kein böser Wille sind“, zeigt sich die Geschäftsführerin verständnisvoll. „Aber wenn ein Mitarbeiter regelmäßig privat genutzte Zeit als Arbeitszeit angibt, kündigen wir seinen Arbeitsvertrag.“ Eine Garantie für Ehrlichkeit gibt die Dokumentationspflicht also nicht.

Ergebnis statt Stundenzahl

Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung gilt bei Ille für alle – ausgenommen sind nur Mitarbeiter in höherer Verantwortung, für die eine Vertrauensarbeitszeit gilt, und Vertriebsmitarbeiter im Außendienst. Bei diesen sei kein Abgleich der Arbeitszeiten möglich, weil es keine Zeitvorgaben über die Dauer von Kundenbesuchen und Routen gibt. „Hier ist der Mitarbeiter vollkommen frei. Er ist ja nicht im Büro oder am PC, sein Arbeitsplatz sind sein Fahrzeug und die Örtlichkeiten des Kunden“, sagt Gottschalk. Die Schwerpunkte der Tätigkeit befinden sich in einem anderen Bereich.

Im Vertrieb geht es um Umsatz und Ergebnisse, daher interessiere die reine Arbeitszeit eines Vertriebsmitarbeiters unternehmerisch ohnehin nicht. Entscheidend sei eher, ob er genügend Aufträge gewinne. Aus diesem Grund lässt sie Außendienstmitarbeiter ihre Arbeitszeiten nicht dokumentieren. „Es wäre ohnehin nur Makulatur. Statt Zeiten zu erfassen, die vom Arbeitgeber nicht verifiziert werden können, hält Ille-Chefin Gottschalk andere Instrumente für besser: „Beispielsweise kann ein leistungsabhängiges Vergütungssystem richtige Anreize setzen. Eine Vergütung auf Stundenbasis ist für beide Seiten im Vertrieb nicht zielführend.“