Effizient, sicher, transparent: Warum Notariate ihre Bankprozesse digitalisieren müssen

17.9.2025: von Gastautor Tom Miemietz für Markt und Mittelstand

Berlin. Unternehmen und Privatpersonen erwarten heute nicht nur juristische Präzision, sondern auch klare, effiziente Abläufe von ihrem Notariat. Dennoch erfolgen zentrale Prozesse vielerorts weiterhin analog – insbesondere beim Zahlungsverkehr. Kontoeröffnungen per Fax, doppelte Datenerfassung, unklare Zuständigkeiten bei Rückfragen: Die Prozesse sind häufig träge, fehleranfällig und schwer nachvollziehbar. Leidtragende sind dabei nicht nur die Kanzleien – sondern vor allem ihre Mandanten und Mitarbeiter.  

Erhebung der Bundesnotarkammer

Eine Erhebung der Bundesnotarkammer von 2025 zeigt deutlich: Mandanten mit digitalen Erwartungen treffen auf Kanzleien, die angesichts zunehmender IT-Komplexität, hoher Sicherheitsanforderungen und Fachkräftemangel an ihre Belastungsgrenze stoßen. Für viele Notariate steht deshalb ein Systemwechsel an. Nicht nur, weil sich die technischen Möglichkeiten geändert haben, sondern weil Mandanten neue Maßstäbe setzen. Sie erwarten, dass ihre Anliegen zügig, transparent und rechtssicher bearbeitet werden – auch in den administrativen Bereichen wie dem Zahlungsverkehr. 

Ein zentrales Element dabei sind die sogenannten Notaranderkonten – Treuhandkonten, über die Notarinnen und Notare fremde Gelder verwalten, etwa im Rahmen von Immobilienkäufen oder gesellschaftsrechtlichen Transaktionen. Für Mandanten ist das mit einem hohen Maß an Vertrauen verbunden. Sie möchten genau wissen, wohin ihr Geld fließt, wie es verwahrt wird und dass die Prozesse rechtssicher sind. Lange Wartezeiten, fehlerhafte Datenübertragungen oder unklare Abläufe lösen in solchen Situationen bei Mandanten und Mitarbeitern unnötige Unsicherheit und Frustration aus. 

Um den Systemwechsel anzustoßen, hat die Vereinigte Volksbank Raiffeisenbank eG, langjähriger Teil der traditionellen „Deutschland AG“,  mit „KanzleiBanking“ ein eigenes FinTech speziell für Notariate und Anwaltskanzleien auf den Weg gebracht. Es ist ein Beispiel dafür, wie etablierte Strukturen neue digitale Lösungen schaffen können – gezielt, praxisnah und rechtssicher. Das zeigt: Deutschland kann sich digitalisieren – von innen heraus. Wenn es will.  Digitale Anderkonten bieten hier eine konkrete Lösung. Schon die Möglichkeit, ein Konto noch kurz vor der Beurkundung zu eröffnen und sofort die IBAN zu erhalten, verschafft Mandanten und Mitarbeitern Flexibilität und Planungssicherheit. Sie sehen, dass es vorangeht. Der Geldfluss ist transparent nachvollziehbar, digitale Nachweise sind auf Knopfdruck verfügbar, vertrauliche Informationen bleiben geschützt. Auch Rückfragen lassen sich gezielt beantworten – denn alle Daten liegen strukturiert und sicher vor. 

Mehr Sicherheit, mehr Klarheit – weniger Kosten für Mandanten

Mandanten profitieren auf mehreren Ebenen: Sie müssen sich nicht durch komplexe Prozesse kämpfen, sie sparen Zeit und erhalten einen Service, der ihrem Anspruch an Professionalität gerecht wird. Sie erleben das Notariat nicht nur als juristischen Dienstleister, sondern als moderne Kanzlei, die Verantwortung für ihre wirtschaftlichen Interessen übernimmt.   

Ein Mandant brachte es auf den Punkt: „Das lief reibungslos“. Wenn digitale Lösungen dazu beitragen, Vertrauen spürbar zu machen, entsteht echter Mehrwert – für alle Beteiligten.  

Zudem profitieren Mandanten unmittelbar von kostenfreien Notaranderkonten – ein nicht zu unterschätzender Vorteil, da bei anderen Banken hierfür häufig monatliche Gebühren von bis zu 20 Euro anfallen. 

Digitale Notariatsprozesse: Wie Notare profitieren

Das Kieler Notariat Vesthaus, spezialisiert auf Grundstückskäufe und M&A-Transaktionen, hat die Konsequenzen gezogen. Die Kanzlei führte einen digitalen Bankprozess ein, der sich konsequent an den spezifischen Anforderungen des Berufsrechts orientiert – und dabei vor allem eines bietet: spürbare Vorteile für Mandanten und Mitarbeiter: 

1. Zeitgewinn – Transaktionen lassen sich schneller abwickeln. 

2. Informationsklarheit – weniger Rückfragen, transparente Prozesse. 

3. Verlässlichkeit – rechtssichere Dokumente und Nachweise stehen sofort zur Verfügung, automatisiert und vollständig. 

„Unsere Mandanten haben zu Recht eine klare Erwartung: Geschwindigkeit, Transparenz und Sorgfalt – ohne Abstriche. Um das gewährleisten zu können, muss ich meinen Mitarbeitern die richtigen Instrumente geben.“ sagt Notar Dr. Felix-Tessen von Gerlach vom Kieler Notariat Vesthaus. Gerade bei komplexen Transaktionen, etwa im Rahmen von Unternehmenskäufen, zählt jeder Tag und jedes Detail. Eine verzögerte Kontoeröffnung kann ein Dealbreaker sein – mit juristischen, finanziellen und operativen Konsequenzen. Dazu kommt, dass es immer schwieriger wird, das Personal zu finden, das mit solch sensiblen Themen umgehen kann.  

Mehr Führung, weniger Komplexität für Mitarbeiter

Der Wechsel zu einem spezialisierten Anbieter – in diesem Fall „KanzleiBanking“ – brachte einen radikalen Bruch mit alten Abläufen. Kontoeröffnungen sind nun in weniger als einer Stunde möglich, anders als bei anderen großen Banken, wo es Tage bis Wochen dauern kann. Zudem sind von Anfang an alle Mandantendaten vollständig digital und mit Schnittstelle eingebunden in die notariellen IT-Systeme. Auch Vollmachten, Freigaben – alles läuft integriert, nachvollziehbar und rechtskonform. 

Für Mitarbeiter bedeutet die Einführung eines digitalen Anderkontenmodells vor allemverlässliche Transparenz. Sie erhalten schneller Gewissheit über den Stand der Transaktionen, müssen seltener Rückfragen stellen und erleben deutlich weniger bürokratische Reibungsverluste – gerade in Phasen, in denen es auf jeden Tag ankommt.  

Ein wesentlicher Vorteil: Die eingesetzten Systeme erfüllen sämtliche Anforderungen der Bundesnotarkammer (BNotK) an eine berufsrechtskonforme Kontoführung. So sind Notariate dazu verpflichtet, „bei der Verwahrung fremder Gelder über Anderkonten die Grundsätze ordnungsgemäßer Aktenführung und Dokumentation einzuhalten“, wobei „eine nachvollziehbare, durchgängige Dokumentation der einzelnen Zahlungsvorgänge ebenso erforderlich ist wie die Trennung mandatsbezogener Zahlungsströme“, so die Kammer.  

Digitale Kontolösungen wie KanzleiBanking tragen dem Rechnung, indem sie den Notar in die Lage versetzen, von seinen Mitarbeitern vorbereitete Transaktionen kammerkonform und einfach freizugeben. Auch für seine Mitarbeiter wird durch geführte Prozesse sichergestellt, dass jede Transaktion unverzüglich im offiziellen Verwahrungsverzeichnis mit XNP digital übertragen werden kann – ohne Doppeleingabe. Das schließt den Kreis und dokumentiert den Geldfluss von der Kanzleisoftware zur Kontoeröffnung bis ins Verzeichnis.   

Darüber hinaus verlangt die BNotK eine präzise Zugriffssteuerung: Der Zugriff auf Kontoinformationen muss auf die konkret mit dem Mandat befassten Personen beschränkt bleiben. Auch hier profitieren Mandanten unmittelbar, denn moderne Systeme ermöglichen eine differenzierte Rechtevergabe – abgestimmt auf Rollen, Zuständigkeiten und Vertraulichkeitserfordernisse. So ist gewährleistet, dass nur befugte Personen Einsicht in sensible Daten nehmen können, etwa bei immobilienrechtlichen Transaktionen mit mehreren Beteiligten oder bei gesellschaftsrechtlichen Vorgängen mit komplexer Struktur.  

Dabei unterstützen auch die auf Kanzleien spezialisierten Bankberater, sowie digitale Schulungen mit idealtypischen Prozessabläufen für die Mitarbeiter. 

Die Digitalisierung macht das Notariat nicht schneller – sondern besser

Ein Beispiel aus dem Kieler Notariat: Juristische Dokumente wie Globalbestätigungen oder Fremdgeldnachweise stehen fallbezogen direkt im Konto zur Verfügung, vorausgefüllt und per Klick exportierbar. Das spart Zeit – und vermeidet Fehler. Einlagen werden bei der Vereinigten Volksbank Raiffeisenbank eG verwahrt, abgesichert über die BVR-Einlagensicherung auch über die gesetzlichen 100.000 Euro hinaus – ein weiterer Punkt, der bei wirtschaftlich sensiblen Vorgängen Sicherheit schafft. 

Von der Digitalisierung profitieren letztendlich auch die Notariate. Schließlich wird Professionalität honoriert und die Durchlaufzeit der Mandate verkürzt sich. „Früher haben wir aufwendig Excel-Listen gepflegt und manuell Daten übertragen. Heute ist vieles automatisiert und dokumentiert – das senkt Fehlerquellen und erhöht die Sicherheit für alle Beteiligten“, berichtet Tom Miemietz, Notariatsleiter aus dem Kieler Notariat. 

Jetzt erfahren, wie digitale Notaranderkonten Prozesse vereinfachen – und unverbindlich ein Beratungsgespräch vereinbaren. 

Wirkung messen und zukunftsorientiert agieren

Was bleibt, wenn das Projekt abgeschlossen ist? Im besten Fall neben einem neuen System eine Organisation, die besser funktioniert als je zuvor. Prozesse, die schneller laufen. Entscheidungen, die datenbasiert getroffen werden können. 

Aber das lässt sich nicht am Go-live ablesen. Wirkung braucht Metriken. Ich rate immer dazu, schon frühzeitig KPIs zu definieren, angefangen vom Nutzungsgrad einzelner Funktionen über die Prozessqualität bis hin zum geschäftlichen Impact. Erfolg in der Transformation beginnt dort, wo Wirkung sichtbar und messbar wird. Oder in anderen Worten: Nur, wer misst, kann steuern. Und nur wer steuert, kann nachhaltig verändern. 

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