Donnerstag, 05.11.2020
Zu viel Papierkram: Viele Mittelständler haben ihre Buchhaltung noch nicht digitalisiert.

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Zu viel Papierkram: Viele Mittelständler haben ihre Buchhaltung noch nicht digitalisiert.

Technologie
Digitalisierung der Buchhaltung

Der Rechnungseingang muss digitalisiert werden

Rechnungseingangsdaten bilden eine der wesentlichen Säulen des Finanzzahlenwerks eines Unternehmens. Auf ihnen wie auch auf den ausgehenden Rechnungen bauen quasi alle anschließenden Finanzprozesse auf. Die Digitalisierung der daran beteiligten Prozesse ist jedoch in weiten Teilen nicht ausreichend ausgeprägt.

Es mag verwundern, aber viele Mittelständler haben bei der Digitalisierung der Buchhaltung noch großen Nachholbedarf. Manuelle Abläufe, wie die papierhafte Bearbeitung eingehender Rechnungen inklusive der Papierablage, oder papierhafte Freigabeprozesse führen zu hohen Kosten. Denn diese Arbeitsschritte müssen dann qualifizierte Mitarbeiter in der Buchhaltung übernehmen. Dabei könnten solche Schritte auch einfach digitalisiert werden. Weitere negativen Folgen dieser manuellen Abläufe, etwa auf das Cash-Management, sind erst auf den zweiten Blick erkennbar und in dieser Übersicht skizziert:

Eine Digitalisierung würde auch für weitere Aufgaben viele Vorteile bringen: Weiterverarbeitungs- und Freigabeprozesse sowie die Wiederauffindbarkeit von Dokumenten sind hier zu nennen. Dabei spielen nicht nur Effizienzbetrachtungen, sondern auch externe Anforderungen wie beispielsweise die Einsichtnahme der Prüfer in die Dokumentation wie auch die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“, kurz GoBD, eine wichtige Rolle.

Vorteile digitaler Lösungen

Bereits kleinere Umsetzungsprojekte können große Effizienz- und Qualitätssprünge bewirken. Der Markt bietet mittlerweile Lösungskonzepte für alle Unternehmensgrößen und auch für mehr oder weniger große Umfänge der gesamten Prozesskette – von reinen Scanlösungen bis hin zu komplett in das ERP-System integrierte Workflowlösungen.

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Der Scan papierhafter Rechnungen bildet den Grundbaustein eines solchen Digitalisierungsvorhabens. Eine vollständige und strukturierte Digitalisierung aller Rechnungen und Formate führt dazu, dass bereits früh im Prozess alle Rechnungen in gleicher Qualität vollständig digital vorhanden, einsehbar und verarbeitungsfähig sind. Wird dieser Prozess durch eine Texterkennungssoftware (OCR) begleitet, so liegen alle relevanten Daten bereits in strukturierter Form vor und können direkt ausgewertet und vollständig in Folgeprozesse bei der Abschlusserstellung oder auch im Controlling übernommen werden – ohne aktives Zutun von Mitarbeitern.

Auch erste Prüfroutinen in der Kreditorenbuchhaltung können automatisiert vorgenommen werden. Die Rechnungen können beispielsweise automatisiert auf Pflichtangaben nach Paragraf 14 des Umsatzsteuergesetzes (UStG) formal vorgeprüft und so Rechnungsprüfer im späteren Prozess entlastet werden. Diese Vorprüfung ist auch um weitere Automatismen erweiterbar: Werden durch die Prüfroutinen Verstöße entdeckt, können die Rechnungen per Mail direkt beim Lieferanten mit einem entsprechenden Hinweis neu angefordert werden.

Verknüpfung mit ERP-System

Die Nutzung einer Workflowlösung und eine direkte Integration in das genutzte ERP-System bringen weitere Vorteile mit sich. Die im Rahmen der Digitalisierung und des Auslesens der Rechnungen gewonnenen Daten können digital im ERP-System vorerfasst werden und stehen direkt zur Verfügung. Ausgehend von dieser Vorerfassung ist es möglich, die Rechnungen aus dem Rechnungswesen heraus elektronisch zur inhaltlichen Freigabe in alle angeschlossenen Teile des Unternehmens zu versenden. Dabei sind Unternehmen frei darin, ihre gewünschten Freigabestrukturen sowie bereits bestehende oder neue formale Richtlinien umzusetzen. Ein Vier-Augen-Prinzip, Freigaberollen sowie Freigabegrenzen können hinterlegt werden.

Solch elektronische Workflows werden durchgehend dokumentiert. Das hat zum einen praktische Vorteile, weil auf diesem Wege beispielsweise Fragen und Anforderungen nach der Kontierung von Rechnungssachverhalten im Sinne einer zielgerichteten Kommunikation zwischen Finanz- und Fachbereich beantwortet und festgehalten werden können. Zum anderen kann so auf einfache Weise sichergestellt werden, dass die Finanzprozesse Anforderungen externer Regularien wie der GoBD entsprechen, da die Anbieter der Software natürlich auf entsprechende Konformität achten. Zudem achten Anbieter von Softwarelösungen darauf, dass sich Veränderungen an Daten nachvollziehen lassen und diese bei der Archivierung gegen eine Löschung gesichert werden.

Info

Die Autoren:

 

Thorsten Eska arbeitet seit Anfang 2019 bei der Unternehmensberatung FAS im Bereich Finance Optimization. 

 

Benjamin Greiner arbeitet seit Herbst 2018 bei der Unternehmensberatung FAS im Bereich Finance Optimization. 

Durch diese systemgestützten und dokumentierten Prozesse können im gleichen Zug papierhafte Unterlagen nach ihrer Digitalisierung im Sinne eines ersetzenden Scannens vernichtet werden. Voraussetzung hierfür ist aber, die beteiligten Prozesse in einer formalen Verfahrensdokumentation niederzuschreiben. 

Dass digitalisierte Rechnungsverarbeitungsprozesse notwendig sind und Vorteile haben, zeigte sich zunehmend und mit akuter Dringlichkeit im Zuge der Corona-Pandemie. Hier machten sich bisherige Versäumnisse bei der Digitalisierung bemerkbar, denn Unternehmen sahen sich plötzlich vor allem in den produktionsfernen Finanzbereichen gezwungen, möglichst komplett digital und dezentral zu arbeiten. Dies gestaltet sich mit papierhaften und manuellen Prozessen schwerer und offenbart vielerorts das dort liegende Optimierungspotential.