Digitale Transformation heißt nicht, alten Wein in neuen Schläuchen abzufüllen

Herr Schilling, erzählen Sie uns etwas über Ihren beruflichen Hintergrund.

• Alexander Schilling: Ich bin seit sechs Jahren bei CHG-MERIDIAN, aktuell als Teamleiter Accounting in der DACH-Region. Davor war ich als Inhouse-Consultant tätig, also eine Art interner Berater für die Finance-Abteilungen unserer Gruppe. Wir sind weltweit in 30 Ländern aktiv und mein Job war es, Prozesse zu analysieren und zu optimieren.

Die digitale Transformation beeinflusst fast alle Aspekte der Finanzwelt. Eine aktuelle Studie von Payhawk, „The New CFO Technology Gap“, beschäftigt sich damit und zeigt, dass sich die Anforderungen an Finanzabteilungen fundamental verändert haben. Wie nehmen Sie das wahr?

• Alexander Schilling: Ganz klar, Finanzabteilungen haben heute einen viel größeren Verantwortungsbereich als früher. Es geht nicht mehr nur um die klassische Buchhaltung. Themen wie Regulierungen, ESG-Reporting und globale Expansion sind massiv dazugekommen. Was sich ebenfalls stark verändert hat, ist die Art, wie wir mit Daten umgehen. Früher hatte man eine lineare Entwicklung: Mehr Geschäft bedeutete mehr Belege, also mehr Aufwand. Heute läuft das anders – Technologie ermöglicht es, Prozesse zu automatisieren, sodass man mit der gleichen Anzahl an Mitarbeiter:innen deutlich mehr Transaktionsvolumen bewältigen kann.

Es gibt Bereiche, die Sie bereits erfolgreich digitalisieren konnten. Haben Sie hier ein Beispiel? Und wie sahen Ihre Prozesse in dem Bereich davor aus?

• Alexander Schilling: Ein gutes Beispiel ist unser alter Reisekostenprozess. Die Mitarbeiter mussten bisher eine Excel-Liste ausfüllen und die Belege mussten eingescannt, abgelegt und dann manuell geprüft werden. Das war umständlich und die Durchlaufzeiten waren länger als heute.
  
  Hinzu kam, dass Mitarbeiter:innen häufig Auslagen zunächst selbst tätigen mussten – sei es für Flüge oder Bewirtungen. Diese Beträge konnten sich schnell summieren und die Erstattung nahm einige Zeit in Anspruch. Bei fehlerhaften Einträgen musste der Prozess erneut angestoßen werden.
  
  Das war ein Vorgehen, das hohe manuelle Arbeit erforderte – von den Mitarbeiter:innen, aber auch von unserer Buchhaltung, fehleranfällig war und als Prozess trotzdem wichtig für das Unternehmen – ein klassischer „Pain Point“.  Was wir gebraucht haben, war ein System, das viele dieser kleinen Schritte automatisiert.

Sie haben sich schließlich für Payhawk als Ausgabenmanagement-Tool entschieden. Welche Veränderungen haben Sie danach beobachtet?

• Alexander Schilling: Richtig, die Umstellung auf eine digitale Reisekostenabrechnung hat unseren gesamten Prozess umgekrempelt. Sowohl für die Kolleg:innen, die geschäftlich reisen, als auch für die Buchhaltung ist vieles einfacher und schneller geworden. Die größte Veränderung? Keine Mitarbeiterin und kein Mitarbeiter muss mehr in Vorleistung gehen.
  
  Jeder, der regelmäßig reist, bekommt eine Firmenkreditkarte, die er direkt ins Apple Wallet packen kann. Egal, ob Taxi, Hotel oder Bewirtung – die Belege werden direkt mit der App fotografiert und sofort verarbeitet. Keine Excel-Tabelle mehr, keine Stapel von Belegen.
  
  Was ich persönlich genial finde, ist der Vertrauensaspekt. Früher waren Firmenkreditkarten ein seltenes Gut – jetzt haben wir zahlreiche davon draußen und das funktioniert hervorragend.

Nach den Erfahrungen, die Sie gemacht haben: Was raten Sie anderen, die sich gerade in ähnlichen Digitalisierungsprozessen befinden?

• Alexander Schilling: Schrittweise vorgehen – kleine Erfolge bringen schneller Akzeptanz. Das ist meine Erfahrung bei uns im Team. Denn es gibt einen Punkt, den viele unterschätzen: Mitarbeiter:innen müssen abgeholt werden. Wir haben es geschafft, dass unsere Leute die neue Plattform gerne nutzen, weil sie direkt merken, wie viel einfacher ihr Alltag wird.

Das Interview führte David Harnasch