Freitag, 12.03.2021

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Wichtige Prüfarbeit: Die Frachtkostenabrechnung muss kein komplizierter Prozess sein.

Technologie
Gastbeitrag

Frachtrechnungsprüfung bietet Optimierungspotentiale

Für Mittelständler ist Effizienz ein klarer Wettbewerbsvorteil. Die lässt sich in einigen Bereichen mit Hilfe neuer Technologien steigern – etwa bei der Frachtkostenrechnung.

loxxter GmbH

Paul Aschenbrenner ist Gründer und Geschäftsführer der loxxter GmbH.

Um im Wettbewerb zu bestehen, sind erfolgreiche Unternehmen beständig auf der Suche nach Möglichkeiten, ihre Effizienz zu steigern. Gerade bei schnell wachsenden Unternehmen, etwa im E-Commerce-Sektor oder produzierenden Unternehmen ergeben sich erhebliche Einspar-Potentiale durch die systematische Prüfung der eingehenden Frachtrechnungen. Bei der hohen Komplexität der jeweiligen Rahmenvereinbarungen, Tarife und Zuschlägen, kann es schnell unübersichtlich werden.

Die Prüfung der entsprechenden Frachtkostenrechnungen gestaltet sich daher aufwendig – insbesondere, wenn sie manuell oder mittels Excel-Tools durchgeführt wird. Häufig findet daher nur eine rudimentäre oder gar keine Frachtrechnungsprüfung statt.

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Die Rechnungen enthalten beispielsweise Mautsätze oder Treibstoffzuschläge, die meist von Indizes abhängig sind, die wiederum von fluktuierenden Treibstoffpreisen beeinflusst werden und sich ständig ändern. Nicht beidseitig vereinbarte Änderungen von Frachtpreisen oder Nebenkostenpositionen werden vom Versender in vielen Fällen unbemerkt akzeptiert und bezahlt. Weiterhin ist nicht immer klar, ob abgerechnete Sendungen tatsächlich genauso beauftragt wurden.

Frachtrechnungsprüfungen oft fehlerhaft

Somit sollte eine Vielzahl an Faktoren geprüft werden, deren Informationen ohne umfangreiche Recherchen gar nicht vorliegen. Dies führt zu hohem zeitlichen und organisatorischen Aufwand, bindet wertvolle Personalressourcen und weist eine hohe Anfälligkeit für Fehler auf. Gleichzeitig entgehen aber jedem Unternehmen, das seine Frachtdaten keiner Prüfung unterzieht, erhebliche Einsparpotentiale. Schätzungsweise zwei bis fünf Prozent der Frachtkosten werden mithin Zuviel entrichtet. In dieser Schätzung sind allerdings noch nicht die verlorene Zeit, die für Frachtrechnungsprüfung und Ausschreibungsvorbereitung aufgewendet werden muss, oder die verlorenen Möglichkeiten zur Prozessoptimierung, einberechnet.

Die Unternehmen, die sich für eine genaue Prüfung der Frachtkostenrechnungen entscheiden, stehen vor der Wahl, ob sie eine manuelle Prüfung vornehmen, externe Prüfer beauftragen oder eine digitale Lösung einsetzen wollen. Händische Prüfungen sind nicht nur zeitintensiv, sondern auch fehleranfällig und weniger übersichtlich. Dies liegt an der großen Menge an Faktoren, die in Frachtrechnungen einfließen. Einzelne Kostenbestandteile müssen richtig erfasst und jeweils überprüft werden. Ein weiterer Nachteil: Die geprüften Rechnungen können bei der händischen Prüfung nicht als Datenpool zu Analysezwecken genutzt werden, um Einsparpotentiale sinnvoll zu bestimmen sowie Trends bei künftig anfallenden Kosten abzuleiten. Hierdurch gehen wichtige Erkenntnisse zur Festlegung der Strategie für den weiteren Frachteinkauf verloren. Eine angemessene Tiefe der Analyse ist nur mithilfe von Softwarelösungen möglich.

Prüfungen durch Externe kostenintensiv

Auch externe Prüfer überzeugen nicht immer. Zunächst kommen durch eine externe Prüfung erhebliche Kosten auf Auftraggeber zu, die durch die erzielten Einsparungen aufgrund von Reklamationen von Falschabrechnungen oftmals nicht amortisiert werden. Weiterhin werden diese Prüfungen auch dort oft manuell oder mittels Excel-Tools ausgeführt, was die dargestellten Potentiale zur Kosten- und Zeitersparnis verspielt.

Eine automatisierte Frachtrechnungsprüfung ist in den allermeisten Fällen kostengünstiger als eine externe Prüfung. Zudem vermeidet die eingesetzte Software die Fehler einer händischen Prüfung. Mit ihr erkennen die Versender Fehlabrechnungen verlässlich und können Reklamationen schnell in Gang setzen und nachhalten.

Worauf Unternehmen achten müssen

Aber Software ist nicht gleich Software, und nicht jede auf dem Markt erhältliche Lösung ist für alle Unternehmen attraktiv. Folgende Fragen sollten sich die Unternehmen im Vorfeld eines Softwarekaufs oder -abonnements beantworten:

  • Auf wen ist die Software ausgerichtet? Mittelständische Unternehmen, Start-ups oder Konzerne?
  • Wie umfassend ist die Lösung? Ist sie zu komplex oder nicht spezifisch genug?
  • Versteht der Anbieter wirklich die Bedürfnisse Ihres Unternehmens?
  • Sind Erfahrungen im Bereich des Transport- und Logistiksektors vorhanden?
  • Was genau wird von der Software geprüft? Sind sämtliche Preispositionen jeder einzelnen Sendung gemäß der gültigen Preisvereinbarung abgerechnet (rechnerische Rechnungsprüfung)? Wurde die Sendung überhaupt durch den Versender beauftragt, und sind die Kosten tatsächlich vom Versender zu tragen (sachliche Rechnungsprüfung)?
  • Benachrichtigt sie den Versender automatisch bei Abweichungen?
  • Kann der Versender per Mausklick den Reklamationsprozess starten und in der Software nachhalten?
  • Ist die Software schnell zu implementieren (Cloud-Lösung)?
  • Ist das Handling intuitiv? Nur wenn eine Lösung einfach zu bedienen ist, kann sie wirklich Zeit sparen. Workflow ist hier das Stichwort.
  • Enthält sie Business-Intelligence-Funktionen, mit deren Hilfe Analysen und Reports erstellt werden? Das erzeugt Transparenz und gewinnbringende Benchmarks für den weiteren Frachteinkauf.
  • Lässt sich die Lösung in vorhandene Softwareumgebungen integrieren, zum Beispiel in ERP-Systeme?

Werden diese Fragen gewissenhaft beantwortet, dann wird die passende digitale Lösung gefunden, mit der sich viele Probleme lösen lassen, die jede Frachtrechnungsprüfung mit sich bringt. Unternehmen sind gut beraten, ihre Excel-Listen aufzugeben, die Optimierungspotentiale durch Software zu nutzen und die gewonnenen Analyse-Erkenntnisse für künftige Aufträge einzusetzen.

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