Fuhrpark-Recht I: Das müssen Sie wissen

Für die Überlassung von individuell zugeordneten Dienstfahrzeugen oder Poolfahrzeugen gibt es unterschiedliche Regelungsmodelle:

Firmenwagenregelung im Arbeitsvertrag:

Unternehmer können Mitarbeitern bereits im Arbeitsvertrag einen individuellen Anspruch auf Überlassung eines Firmenwagens aus dem Fuhrpark einräumen. Die vielfach enthaltene pauschale Formulierung, dass ein Firmenwagen dem Arbeitnehmer auch zur privaten Nutzung zur Verfügung gestellt wird, kann gerade bei der Beendigung von Arbeitsverhältnissen erhebliche Probleme bereiten. Deshalb sollten Fuhrparkmanager und Unternehmer weitergehende, eindeutige Regelungen zur Fahrzeugüberlassung einbeziehen, die neben dem Fahrzeugtyp auch Haftungsfragen, die Kostentragungspflicht sowie die Rückgabeverpflichtung einschließen.

Abschluss eines gesonderten Firmenwagen-Überlassungsvertrags:

Individuelle Regelungen zur Fahrzeugüberlassung im Fuhrpark können Unternehmer auch neben dem Arbeitsvertrag in Form eines gesonderten Dienstwagenüberlassungsvertrags regeln. Hier besteht die Möglichkeit, neben einer umfassenden Fahrzeugüberlassung auch die nur zeitweise dienstlich notwendige Überlassung eines Fahrzeugs aus dem Fuhrpark für bestimmte Zwecke oder Zeiträume klar zu regeln.

Synchronisierung mit Fahrzeugleasing

Der größte Teil der Fuhrpark-Fahrzeuge besteht in der Praxis aus Leasingfahrzeugen. Hier sollte der Fuhrparkmanager darauf achten, dass die Rahmenregelungen aus dem Fahrzeugleasing (zum Beispiel Vertragslaufzeiten, Meldung der Vertragskilometerzahl, Sorgfaltspflichten, Ermächtigungen zur Regulierung von Unfällen im eigenen Namen) auch entsprechend mit den Regelungen der Fahrzeugüberlassung im Unternehmen synchronisiert werden. So kann auch eine Nachbelastung von nicht gemeldeten Mehrkilometern bei Rückgabe des Fahrzeuges auf den Mitarbeiter übergewälzt werden.

Private Nutzung und Überlassung an Dritte

Sofern Unternehmer über die Nutzung des Firmenwagens aus dem Fuhrpark zu dienstlichen Zwecken auch die private Nutzung zulassen möchte, sollte diese ebenfalls genau geregelt werden. Der im Rahmen der zulässigen Privatnutzung erlaubte Kreis der Fahrer sollten Fuhrparkmanager beschränken, zum Beispiel auf den Ehepartner des Mitarbeiters oder auch auf die in seinem Haushalt lebenden Familienangehörigen mit Fahrerlaubnis. Über diesen Kreis hinaus sollten Unternehmer zur Schadenbegrenzung jede weitere Überlassung an Dritte ausschließen. Dies gilt auch für Personen mit Fahrerlaubnis auf Probe,wegen der damit verbundenen unübersehbaren Schadenrisiken.

Versteuerung der Privatnutzung des Firmenwagens

Die Versteuerung der Privatnutzung des Fahrzeuges aus dem Fuhrpark richtet sich nach den jeweils geltenden steuerlichen Vorschriften. Zur Berechnung des geldwerten Vorteils werden dem steuerpflichtigen Arbeitsentgelt der Mitarbeiterin derzeit monatlich folgende Beiträge hinzuaddiert: 1 Prozent des inländischen Bruttolistenpreises als geldwerter Vorteil sowie 0,03 Prozent des inländischen Bruttolistenpreises pro Entfernungskilometer (einfache Wegstrecke) zwischen Wohnung und Arbeitsstätte. Sinnvoll ist auch der Hinweis, dass ein Wohnungswechsel dem Arbeitgeber unverzüglich unter Angabe der Entfernungskilometer anzuzeigen ist.

Beendigung der Überlassung und Widerrufsvorbehalt

Die Rückgabe des Fahrzeuges aus dem Fuhrpark ist ein besonders wichtiger Punkt. Das Fahrzeug sollte bei Beendigung des Anstellungsverhältnisses stets herauszugeben sein, da  spätestens dann die Gebrauchsüberlassung endet. Auf Kosten des Mitarbeiters eingebaute Zusatzausstattungen sollten vor Rückgabe sachgerecht entfernt werden – auf Kosten des Mitarbeiters.

Für alle anderen Fälle sollte ein gesondertes Widerrufsrecht für die Fahrzeuggewährung geregelt werden. Die grundlose Entziehung eines auch privat nutzbaren Firmenwagens ist vergleichbar mit der teilweisen Kürzung des Arbeitsentgelts. Die Faustregel lautet: So lange ein Mitarbeiter Arbeitsentgelt erhält, darf er bei Einräumung der Gestattung einer Privatnutzung den Firmenwagen auch weiterhin privat nutzen.

Daraus folgt, dass es möglich sein sollte, sowohl die dienstliche als auch die privaten Nutzung des Fahrzeugs aus dem Fuhrpark mit einer angemessenen Ankündigungsfrist von beispielsweise zwei bis vier Wochen zu widerrufen. Im Fall des Widerrufs muss der Mitarbeiter das Fahrzeug aus dem Fuhrpark unverzüglich zurückgeben. Dabei kann ihm der Unternehmer für die bisherige Privatnutzung eine zeitanteilige Nutzungsausfallentschädigung in Höhe des geldwerten steuerlichen Basis-Nutzungsvorteils für den entsprechenden Zeitraum in Rechnung stellen. Dieser Nutzungsvorteil liegt bei derzeit 1 Prozent des Bruttolistenpreises pro Monat.

Wichtige Fälle für Widerrufs- und Rückgaberegelungen sind:

• Freistellung von der Arbeitsleistung nach Kündigung oder Abschluss eines Aufhebungsvertrags
• Krankheitsfälle, länger (mehr als 6 Wochen) dauernde Erkrankung
• Urlaub
• Schwangerschaft/Mutterschutzzeiten/Elternzeit/Pflegezeit
• Reduzierung der Arbeitszeit auf Teilzeit
• Entzug der Fahrerlaubnis des Mitarbeiters

Eine vorzeitige Rückgabe des Fahrzeuges innerhalb der Vertragslaufzeit sollte ausgeschlossen werden, sofern nicht zeitgleich auch das Arbeitsverhältnis beendet wird.

Zum Autor: Rechtsanwalt Lutz D. Fischer aus Lohmar berät und vertritt mittelständische Unternehmen sowie Privatpersonen im Wirtschafts-, Zivil-, Arbeits- und Verkehrsrecht und ist bundesweit als juristischer Dienstleister tätig. Ein besonderer Kompetenzbereich liegt im Bereich des Dienstwagen- und Fuhrparkrechts.