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Link kopierenManaged Print Services: Kosten unter Druck
Viele Druckerhersteller, Systemhäuser und andere Dienstleister bieten Managed Print Services an. Ein solches professionelles Druckermanagement kann beim Sparen helfen. Aber was genau wird dabei optimiert?
In vielen Unternehmen – auch solchen, die mit der Digitalisierung noch nicht so weit sind – sind sämtliche Drucker und Multifunktionssysteme mit eingebautem Scanner, Kopierer und Faxgerät schon heute über ein Netzwerk zusammengeschlossen. So können alle an das Netzwerk angeschlossenen Arbeitsplätze Druckaufträge erteilen und auf die Geräte zugreifen. Das ist praktisch und aus den meisten Büros kaum mehr wegzudenken.
Managed Print Services (MPS) gehen noch einen Schritt weiter. Bei den von Druckerherstellern, Systemhäusern und anderen Dienstleistern angebotenen Services wird in der Regel zunächst festgestellt, welche Bürotechnik mit welcher Auslastung wo im Unternehmen im Einsatz ist und mit welchen technischen Eigenschaften die Drucker, Kopierer und Co. ausgestattet sind. Neben dieser Prozessanalyse wird das Druckverhalten der Mitarbeiter und die Art der Druckaufträge betrachtet. So lässt sich analysieren, wie hoch die direkten und indirekten Kosten für die eingesetzten System sowie Verbrauchsmaterialien sind -–und wie sich die Kosten senken lassen. Daneben dient der ständige Vergleich von Ist- und Soll-Zuständen auch der Datensicherheit sowie der Verbesserung der Arbeitsabläufe.
Einsparungen: bis zu ein Drittel
Durch wirkungsvolles Druckermanagement sollen Einsparungen bei den Druckkosten von bis zu einem Drittel möglich sein. Außerdem sparen die Mitarbeiter Zeit: Der zeitliche Aufwand für die Wartung der Druckerhardware und für Software-Upgrades soll laut Angaben ders IT-Fachverbandes Bitkom bei professioneller Betreuung um mehr als 60 Prozent abnehmen. Die Druckerverwaltung in der IT, so die Versprechen der Managed-Service-Anbieter, braucht nur noch die Hälfte der Zeit und kann zudem deutlich schneller auf Druckervor- und -ausfälle reagieren.
Unternehmen, die über unterschiedliche Standorte zusammenarbeiten, können über eine Cloud-basierte Security-Lösung ihre Drucker vor Ort absichern lassen. Die Authentifizierung der Nutzer kann durch unterschiedliche Medien wie QR-Code oder Transponderkarte erfolgen.
