Mit geschickten Strategien Kosten im Fuhrpark senken

Betreiber von Fuhrparks mit bis zu 100 Fahrzeugen sind besonderen Belastungen ausgesetzt. Die Größenordnung ist noch nicht so unübersichtlich, dass sich schon eine Vollzeitstelle für die Fuhrparkverwaltung rechnet, doch zugleich sollen die Kosten im vorgegebenen Rahmen bleiben.

Die beste Lösung für den Fuhrpark scheint daher Leasing zu sein. Eine feste monatliche Rate – und die Kosten bleiben im Griff. So gut wie jeder zweite Fuhrparkbetreiber setzt auf dieses Finanzierungsmodell, während der Kauf – einst gleichauf mit Leasing – auf einen Anteil von 42 Prozent zurückgefallen ist. Das zeigt das „CVO Fuhrpark-Barometer“ von Arval.

Fuhrpark: Aufwendiger Reifenwechsel

Allein die Terminvereinbarung für den Wechsel der Reifen ist im Fuhrpark eine stete Herausforderung wie Andreas Krill, Leiter Einkauf und Fuhrparkverantwortlicher bei dem IT-Dienstleister Retarus, bestätigt. Er rechnet vor: Für die rund 100 Fahrzeuge seines Unternehmens bedeutet das 200-mal – im saisonalen Wechsel von Sommer und Winter – einen Reifensatz ab- und aufmontieren.

Zusammen mit dem Zeitaufwand, der dem Unternehmen entsteht, summiert sich das im Fuhrpark auf beachtliche Kosten und eine hohe Ausfallzeit. „Das bedeutet pro Firmenfahrzeug durchschnittlich drei Stunden, also 600 Stunden allein für den Radservice pro Jahr“, sagt Krill. An solchem Aufwand lässt sich nichts ändern.

Verhandeln bringt günstigere Kosten für Fuhrpark

Dagegen lassen sich Verhandlungsspielräume bei den Angeboten von Leasinggesellschaften nutzen. Dirk Martin, Geschäftsführer des Softwarehauses PMCS, prüft immer wieder die Konditionen der Anbieter für die 72 Fahrzeuge in seinem Firmenfuhrpark. Beispiel:  Bei einem Wagen in seinem Fuhrpark konnte er über die gesamte Nutzungszeit von 36 Monaten Kosten von 6.480 Euro einsparen.

Das entsprach bei den Kosten einer um 180 Euro geringeren monatlichen Leasingrate. „Von selbst kommt das aber nicht. Das geht nur durch harte Verhandlungen“, sagt Martin.

Komplettservice erleichtert die Fuhrparkverwaltung

Besonders attraktiv in vielen Fuhrparks ist ein Komplettpaket, in dem die Ausgaben für Versicherung, Kfz-Steuer, Rundfunkbeitrag sowie Wartung, Reifenwechsel und allgemeine Verwaltung des Fahrzeugs in einer Rate zusammengefasst sind – das Full-Service-Leasing.Doch selten verstreicht die Leasingdauer im Fuhrpark sorgenfrei.

Doch Unternehmen können durchaus selbst günstigere Lösungen finden und damit die Kosten senken – vor allem in drei Bereichen: bei Service und Verwaltung der Fahrzeuge sowie beim Einkauf von Sommer- und Winterreifen.

Beim Service und der Verwaltung im Fuhrpark sind nicht geplante Werkstattbesuche mit ungewissen Kosten verbunden. Doch das ist beim Betrieb von Fuhrparks nicht zu vermeiden. So gibt es häufig Rangier- und Parkschäden, ein Lackkratzer kann schon mal 1.800 Euro kosten. 

Fuhrpark und Kosten im Griff

Godelef Kühl, Chef des Systemhauses Godesys, ist für seinen  Fuhrpark vom Full-Service-Leasing überzeugt, doch weiß er, dass man bei „Kostenblöcken wie Winterreifen genau hinsehen muss und stets prüfen muss, ob sich das noch rechnet“.

Zu diesem Zweck hat sich Stefan Strehlow, der mit 75 Fahrzeugen eine ähnlich große Ansammlung von Geschäftsfahrzeugen verwaltet, etwas Besonderes für die Kosten im Fuhrpark einfallen lassen. Sobald der kaufmännische Leiter bei dem IT-Unternehmen Henrichsen feststellt, dass Fahrzeugbereifungen an Profil verlieren und bei 4 Millimeter angekommen sind – gesetzlich vorgeschrieben sind 1,6 Millimeter Mindesttiefe –, schließt er sich mit anderen Fuhrparkverantwortlichen aus der Region zusammen und zieht Preisvorteile durch geringere Kosten für seinen Fuhrpark aus dem Großauftrag dieser Einkaufsgemeinschaft beim Reifenhändler. 

5 Tipps für das Fuhrparkmanagement

Wie Mittelständler im Fuhrpark Kosten senken können

Einkaufsgemeinschaft: Beim Reifenkauf schließen sich mehrere Unternehmen aus einer Region zusammen und geben eine Großbestellung bei einem Reifenhändler ab.
Erfolg: hohe Rabatte bei Winter- und Sommerreifen

Tausch: Leasingfahrzeuge, die hart am Limit der vereinbarten Kilometerleistung stehen, werden für Aufgaben eingesetzt, die deutlich weniger Mobilität verlangen. Allerdings muss der Nutzer einverstanden sein und einen gleichwertigen Ersatz erhalten.
Erfolg: keine Nachzahlungen an Leasinggesellschaft wegen einer Überschreitung der Laufleistung

Fahrgemeinschaft: Wenn ein Unternehmen über mehrere regionale Geschäftsstellen verfügt, können per Intranet ausgeschriebene Fahrten mit mehreren Mitarbeitern in einem Fahrzeug koordiniert werden.
Erfolg: geringere Kilometerlaufleistung für Routinefahrten

Reparaturen: Vor der Leasingrückgabe werden alle Mängel in einer Fachwerkstatt behoben. Sicherheitshalber kann noch ein Gutachten dazu erstellt werden.
Erfolg: keine Nachzahlungen wegen Mängeln und Gebrauchsspuren 

Vergleichen: Leasinggeber stehen im Wettbewerb. Da lohnen sich das Vergleichen, hartes Verhandeln und das Ausspielen der Anbieter.
Erfolg: deutliche Einsparungen bei der Leasingrate