Was Unternehmen bei Tankkarten beachten sollten

Wer mit einem Firmenwagen ausgestattet ist, kann sich über viele Annehmlichkeiten der beruflichen Mobilität freuen. Besonders praktisch dabei ist eine Tankkarte. Dann nämlich kann der Mitarbeiter seinen Verbrauch an Kraftstoff direkt über seinen Arbeitgeber abrechnen. Dass ein externer Dienstleister zwischengeschaltet ist, merkt er so gut wie gar nicht.

Diese Karten gibt es neben dem klassischen Format, auf denen der Firmenname des ausgebenden Kraftstoffunternehmens zu sehen ist, auch als „co-gebrandete“ Version vom Leasingdienstleister. So hat beispielsweise der Fuhrpark-Fullservice-Dienstleister Arval die Mineralölriesen Aral und Shell in seinem Portfolio. Der Firmenkunde kann dann aussuchen, welche Produkte und Leistungen er beziehen möchte. „Da gibt es Berechtigungsstufen, ob etwa nur Kraftstoff oder nur Schmiermittel oder eben alle beide bezogen werden dürfen“, sagt Christian Schüßler, Gesamtvertriebsleiter bei Arval.

Abrechnung auch bei E-Mobilen möglich

Neben dem Tanken an einheimischen Zapfsäulen lässt sich über die Tankkarte auch der Kraftstoffbezug an Tankstellen im Ausland oder die Genehmigung der privaten Nutzung regeln. Neu ist die Abrechnung für E-Mobile. Bei Arval kann für die unterschiedlichen Bedürfnisse – herkömmliche Kraftstoffe und Strom, privat und beruflich – eine einzige Karte eingesetzt werden.

Auch für Axel Schäfer, Geschäftsführer beim Bundesverband Fuhrparkmanagement, sind Tankkarten im Fuhrpark ein wichtiges Instrument: „Da wir in Kürze eine Entwicklung hin zu alternativen Antriebsarten erleben werden, sollten Fuhrparkverantwortliche drauf achten, dass eine Tankkarte möglichst für konventionelle Kraftstoffe, Erdgas und gleichzeitig für die Nutzung an Ladesäulen bei Elektrofahrzeugen geeignet ist.“ Anwender mit Mehrkartenlösungen, also getrennten Karten für konventionelle Kraftstoffe und Strom sollten eine Zusammenführung anstreben.

Langes Laden

Bei den Antrieben im Geschäftswagenbereich sieht Schüßler derzeit jedoch kaum einen Favoriten: „Diesel hat das Problem des Preisverfalls bei den Restwerten der Fahrzeuge. Wasserstoffantriebe liegen noch in weiter Ferne. Erdgas ist nicht sehr zukunftsträchtig. Und bei Strom dauert der Ladevorgang sehr lange.“ Allerdings werde im Bereich der batteriegetriebenen Fahrzeuge am meisten getan. So soll es künftig am gesamten Autobahnnetz Schnellladesäulen geben, die ein Stromtanken innerhalb von 25 Minuten ermöglichen. „Das ist ein überschaubarer Zeitraum“, sagt Schüßler.

Der Tankkartenanbieter DKV Euro Services hat das Thema E-Mobilität in seinen Angeboten für Fuhrparkverantwortliche schon aufgegriffen. Zusammen mit dem Energie- und Ökostromanbieter Innogy ist eine Kombination aus Versorgung und Abrechnung geplant. Mit diesem Angebot sollen gewerbliche Flottenbetreiber für eine Einheitstankkarte geködert werden.

Abrechnen mit der Tankkarte

Das sollte die Webverwaltung bieten

Für das Onlineanmelden einer Tankkarte benötigt man zunächst ein Login für das Betreiberportal. Wie bei anderen Onlineportalen wird der Zugang zum eigenen Konto über eine Benutzer-ID und ein Passwort aktiviert. Der Anbieter bestätigt die Anmeldung und schaltet die Eingabemaske zum Neuanlegen von Tankkarten frei. Auf der Kundenseite können die Fuhrparkverantwortlichen etwa eine Übersicht über alle Tankkarten erhalten und diese verwalten, beispielsweise neue Karten anlegen oder als verloren oder gestohlen gemeldete sperren. Besonders wichtig ist der Bereich Rechnungsdaten. Hier sollten die einzelnen Abrechnungen, die den Nutzern zugeordnet sind, aufgeführt sein. Sie lassen sich als Rechnungskopie aus dem Webportal in Datenformaten wie Excel oder PDF lokal abspeichern.

Dass die Elektromobilität gerade von gewerblichen Kunden zunehmend nachgefragt wird, davon ist Markus Dehn überzeugt. Der Vice President Produktmanagement Elektromobilität bei Innogy wirbt in einer Pressemitteilung für sein Konzept: „Wir können umfassende Versorgungslösungen für E-Flotten in ganz Europa anbieten und transparent abrechnen.“ Europaweit unterhält das Unternehmen bislang rund 7.000 Ladestationen.

Doch selbst in einem großen Fuhrpark geht es bei der E-Mobilität nur schrittweise voran. Beim Walldorfer Softwarehersteller SAP kümmert sich Markus Falk um das Thema. Er ist für alle Fuhrparks weltweit verantwortlich und setzt für die 188 E-Autos und 859 Hybrid-Fahrzeuge in Deutschland eine eigene Kraftstoffbezugskarte für Benzin, Diesel und die elektrische Ladesäule ein. Der von Novofleet ausgegebene Tankkarte lässt sich bundesweit an 7.200 Stromtankstellen nutzen. „Wir wollen so mehr Mitarbeiter an die E-Mobilität heranführen“, sagt Falk.

Alles auf eine Karte

Jedem Mitarbeiter ab einer bestimmten Gehaltsklasse und Mindestbetriebszugehörigkeit steht bei SAP ein Firmenwagen zu. Die Kosten für das Fahrzeug müssen sich innerhalb eines Budgets bewegen, und der Firmenwagen kann ausdrücklich auch privat genutzt werden. Für den Kraftstoffbezug stehen vier Tankkarten von Aral, Shell, Total und Novofleet (gehört seit April zu DKV) zur Verfügung. Insgesamt managt SAP rund 254.000 Kraftfahrzeuge in seinem Fuhrpark weltweit, davon befinden sich allein in Deutschland 16.500 Fahrzeuge. Verwaltet wird diese Flotte durch ixt Mobility Consulting.

SAPs erklärtes Ziel ist, bis 2020 ein Fünftel der Unternehmensflotte auf elektrischen Antrieb umzustellen. „Das geht nicht von jetzt auf gleich“, sagt Falk. Um die Bedingungen zu testen, hat das Unternehmen ein E-Flotten-Projekt aufgesetzt. So überlegt er, ein Bonussystem für E-Autos nach dem Vorbild der bestehenden Belohnung für besonders verbrauchsarme Fahrweisen einzuführen. „Wir bezuschussen die Entscheidung eines Mitarbeiters für ein E-Auto noch extra“, sagt Falk.

Wird der E-Firmenwagen an der heimischen Steckdose aufgeladen, lässt sich dieser Stromverbrauch durch die Karte erfassen und abrechnen. Schwieriger ist allerdings die Lage für den Betrieb eines E-Mobils, wenn der Nutzer in einer Mietwohnung lebt. Denn wegen der Brandschutzauflagen muss erst der Vermieter zustimmen, ob eine E-Ladestation in der Tiefgarage gestattet ist.

Mehr Ladestationen nötig

Das Projekt bei SAP wurde kürzlich verlängert. Das Ziel für die Zukunft sind 5.000 E-Mobile. Doch bei einem E-Fahrzeug-Pool dieser Größenordnung muss auch die Ladeinfrastruktur auf dem Firmengelände passen. „Vielleicht müssen wir zusätzliche Trafostationen aufbauen und die Menge an Strom, die wir aus dem öffentlichen Netz beziehen, erhöhen“, sagt Falk. Seine Empfehlung für mittelständische Unternehmer ist, sich nicht nur mit der passenden Tankkarte zu beschäftigen, sondern auch mit der Frage, inwieweit E-Mobilität überhaupt von den Reichweiten der Fahrzeuge und der Ladestationen-Infrastruktur her zu den betrieblichen Erfordernissen passt.

An einer unübersichtlichen Verwaltung sollte die Umstellung betrieblicher Mobilität von Verbrennung auf Elektrizität jedenfalls nicht scheitern. Hier hilft den Anwendern Transparenz weiter. Über ein personalisiertes Internetportal können Kartendienstleister ihren Kunden die Administration des Fuhrparks so einfach wie möglich machen

Weniger Verwaltungsaufwand

Denn schließlich soll die Rechnung auch bei der Nutzung unterschiedlicher Kraftstoffe und Antriebe für das Unternehmen aufgehen. Dass dafür der Einsatz von Tankkarten ein gutes Verwaltungstool ist, davon ist Fuhrparkexperte Axel Schäfer überzeugt: „Dass alles auf einer gemeinsamen Rechnung steht, verringert den administrativen Aufwand und erleichtert das Controlling.“

Zudem sollten Mehrkartenlösungen für den Bezug herkömmlicher Kraftstoffe und Strom gemieden und Dienstleister bevorzugt werden, die die Abrechnung aller Energieangebote in einer Karte anbieten. Auch bei der Versorgung mit Strom hat Schäfer eine klare Empfehlung: „Bei den Ladesäulen gibt es drei Orte, an denen Strom getankt werden kann: in der Öffentlichkeit, zu Hause oder bei der Arbeit. Fuhrparkmanager sollten Tankkartenanbieter favorisieren, die alle drei Möglichkeiten abdecken.“