Studie: Jeder zweite Mitarbeiter frustriert von Videokonferenz-Technik – warum hybride Meetings oft scheitern

Die Crux mit der Technik – hybride Meetings ohne Frust

Obwohl hybride und Online-Meetings heute in den meisten Unternehmen zum Alltag gehören, laufen  sie oftmals noch immer nicht reibungslos – mal ruckelt die Verbindung, mal fehlt der Ton oder die Mitarbeiter bekommen die Konferenztechnik gar nicht erst zum Laufen. Dabei ist all das eigentlich kein Hexenwerk, wenn man den passenden Technologiepartner hat – der optimalerweise alles Notwendige aus einer Hand liefern kann. 

von Torsten Bechler

Natürlich gab es auch lange vor Corona bereits hybride und Online-Meetings, aber erst durch die Pandemie hat sich diese Form des Austauschs breit in Unternehmen aller Größenordnungen etabliert. Umso befremdlicher ist es, dass auch heute, sechs Jahre später, viele der damaligen Anfangsprobleme noch immer nicht vollständig gelöst sind. Noch immer kämpfen Mitarbeitende regelmäßig mit komplizierter Konferenztechnik, mit Verbindungsproblemen oder schlecht funktionierenden Setups. Damals wie heute besteht daher ein erhebliches Risiko, dass solche Meetings bei allen Beteiligten eher Frust als neue Einblicke und Ideen erzeugen – und dass ausgerechnet die Technik, die den Austausch ermöglichen soll, ein wesentlicher Auslöser dieses Frusts ist. 

Einer Studie zufolge, die Sharp unter mehr als 6.000 Büroangestellten in kleinen und mittleren europäischen Unternehmen durchgeführt hat, empfindet tatsächlich jeder zweite Befragte bei Videokonferenzen die Technik als frustrierend und würde deshalb ein Präsenzmeeting vorziehen. Ebenfalls jeder Zweite findet es verwirrend, immer wieder unterschiedliche Videokonferenz-Plattformen verwenden zu müssen. Und nur knapp die Hälfte der Befragten hat eine Schulung zur korrekten Verwendung der im eigenen Unternehmen vorhandenen Konferenztechnik erhalten.  

Aufgrund der teilweise komplizierten Technik und des mangelnden Know-Hows haben viele der Befragten Vorbehalte gegenüber hybriden Meetings: 28 Prozent haben die Erfahrung gemacht, dass sich Meeting-Teilnehmer, die remote zugeschaltet sind, oftmals ausgegrenzt fühlen und nicht wie gewohnt interagieren können. 17 Prozent sind der Meinung, dass spontane Brainstormings in hybriden Meetings nur schwer zu realisieren sind, was sich wiederum negativ auf die Entwicklung von Ideen auswirkt. Weitere 16 Prozent halten hybride Meetings grundsätzlich für nicht zielführend. 

Kein Wunschtraum: Meetings, bei denen die Technik funktioniert

Um derlei Bedenken auszuräumen und einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten, braucht es also ein Meeting-Format, bei dem zunächst einmal die Technik zuverlässig funktioniert und einfach zu bedienen ist. In einem solchen Szenario schaltet sich zum Beispiel beim Betreten des Meetingraums automatisch das Collaboration-Display an der Wand ein.

Die ausgewählte Präsentation ist sofort verfügbar, da sie sicher in der Cloud abgelegt und direkt über die integrierte Kollaborationsplattform zugänglich ist. Während des Meetings können Inhalte auf dem interaktiven Großformatdisplay gemeinsam bearbeitet oder mit Teams an internationalen Standorten geteilt werden. Und im Anschluss lassen sich alle benötigten Unterlagen über einen modernen Multifunktionsdrucker sicher und in hoher Qualität standortunabhängig ausdrucken. Dabei funktioniert alles ohne großen technischen Aufwand und ohne Fehlkonfigurationen oder nicht kompatible Schnittstellen. 

Was nach Wunschdenken klingt, ist in der Realität tatsächlich möglich. Die Voraussetzung dafür ist jedoch, dass sämtliche Komponenten – Hardware, Software und IT – nicht nebeneinander existieren, sondern aus einer Hand kommen und auf diese Weise ein verlässliches, skalierbares Gesamtsystem bilden. Letztlich geht es also um ein umfassendes Konzept, bei dem optimal aufeinander abgestimmte Hardware- und Software-Lösungen sowie entsprechende Managed Services nahtlos ineinandergreifen – dadurch wird sichergestellt, dass Meetings so reibungslos wie möglich ablaufen und die Teilnehmer sich währenddessen wohlfühlen und produktiv auf das Wesentliche konzentrieren können. 

Übung macht den Meister

Damit sowohl hybride als auch rein virtuelle Meetings reibungslos funktionieren, sind neben den passenden technischen Komponenten Schulungen ein wichtiger Faktor, der in Unternehmen nach wie vor vielfach unterschätzt wird. Neben der optimalen Ausstattung müssen Mitarbeitende selbstverständlich auch eine gezielte Einweisung erhalten, um die Systeme souverän und stressfrei nutzen zu können. Nicht jeder verfügt über vertiefte IT-Kenntnisse, weshalb es selbst für einfache, intuitive Lösungen stets eine kurze Einführung geben muss. Unternehmen sollten dies ernst nehmen und entsprechende Schulungen anbieten, damit Meetings nicht an technischen Unsicherheiten scheitern, sondern produktiv und kollaborativ verlaufen. Nur so wird die Technik zu einem echten Enabler für erfolgreiche hybride Zusammenarbeit.