Haben Sie Ihre Softwarelizenzen im Blick?

Für viele Mittelständler ist das ein großes Problem: Softwarehersteller dürfen den Umfang der Nutzung ihrer Software durch den Kunden überprüfen. Die Anbieter der im Unternehmen eingesetzten Software schicken zunächst eine Ankündigung und dann Experten vorbei, die sich ganz genau anschauen, was aus der Produktpalette des Softwareherstellers im Unternehmen eigentlich installiert ist, wo welche Programme laufen und vor allem, ob der Kunde all diese Programme vertragskonform verwendet: Gibt es genug Lizenzen oder ist „unterlizenziert“? Sind die Lizenzschlüssel sorgfältig abgeheftet? Lässt sich alles lückenlos nachprüfen?

Rechtlich ist das erlaubt

Von Rechts wegen dürfen die Hersteller das: Die Softwarehersteller statten ihre Nutzungsverträge mit entsprechenden Klauseln aus. Wenn die Anwender zustimmen, sind sie verpflichtet, das Audit über sich ergehen zu lassen.

Das bedeutet, dass ein Firmenkunde diese Vereinbarungen und deren Folgen genau kennen sollte. Unternehmen, die nicht auf eine Prüfung vorbereitet sind, drohen ernsthafte Probleme. Denn viele Firmenchefs wissen nicht, wo welche Software im Unternehmen verwendet wird. Manchmal kauft die Firma neue PCs, auf denen Software vorinstalliert ist, manchmal kauft sie Software über einen Händler für einzelne Computer, dann ordert der IT-Chef ein Volumen-Lizenzprogramm, also beispielsweise Lizenzen für 250 Rechner. Nicht selten haben Unternehmen über Jahre hinweg auf allen drei Wegen neue Software beschafft – was dann für totale Verwirrung sorgt.

Anteil unlizenzierter Software gesunken

Hinter den Softwareaudits der Programmhersteller stecken simple wirtschaftliche Überlegungen: Vor einigen Jahren stagnierten die Einnahmen aus neuen Softwarelizenzen. Als Lösung verfielen die Anbieter darauf, bei bestehenden Kunden nachzuschauen und teure Nachzahlungen für alle vorzusehen, bei denen Software ohne Lizenz entdeckt wurde. Wer sich auf diese Kontrollen nicht gründlich vorbereitete und alle Unterlagen zur Hand hatte, musste sich auf üppige Strafzahlungen einstellen.

Die regelmäßigen Kontrollbesuche zeigen Wirkung: Der Anteil unlizenzierter Software ist von 28 Prozent im Jahr 2009 auf 22 Prozent im Jahr 2015 gefallen. Das hat eine aktuelle Studie der Business Software Alliance (BSA) ergeben. Der internationale Verband vertritt die Interessen der Softwareanbieter und geht juristisch gegen Unternehmen vor, bei denen unlizenzierte Programme entdeckt werden. Sogar die Mitarbeiter der Kundenunternehmen selbst werden als Informanten geködert: Die BSA ruft Arbeitnehmer dazu auf, ihre aktuellen oder ehemaligen Arbeitgeber zu melden, wenn der Verdacht einer Unterlizenzierung besteht. Dafür gibt es bis zu 10.000 Euro Belohnung.

Kräftige Nachzahlung

Wie teuer eine Unterlizenzierung für ein Unternehmen werden kann, zeigt der Fall eines mittelständischen Maschinenherstellers aus der Nähe von Stuttgart: Bei einem Softwareaudit stellte der Prüfer fest, dass nicht genügend Lizenzen erworben worden waren – und dem Unternehmer fehlten die Unterlagen, um das Gegenteil zu beweisen. Die Firma sollte 350.000 Euro für die Unterlizenzierung nachzahlen und musste dafür einen Kredit aufnehmen, um nicht in die Insolvenz zu schlittern.

Wann genau die Kontrolle ins Haus steht, weiß niemand – angekündigt wird sie meist kurzfristig. Allerdings häufen sich die Kontrollbesuche selbst bei kleinen Firmen, sagt David Lenart von Comparex, einem deutschen IT-Dienstleister mit 80 Standorten auf fünf Kontinenten. Lenart ist Teamleiter für Software-Asset-Management, er beschäftigt sich also ausschließlich mit Lizenzmanagement. Unternehmen aller Größen müssen mit Audits rechnen, sagt Lenart: „Selbst bei einer Firma mit 20 Mitarbeitern kann es durchaus vorkommen, dass ein Herstellers ein Audit ankündigt.“

Lizenzmanagement hilft

Viele Kunden kommen zu Comparex, wenn es eigentlich fast zu spät ist. Dann nämlich, wenn die Kontrolle bereits angekündigt wurde und die Zeit knapp ist. „Nicht immer können wir in diesen Fällen so schnell handeln und alles sortieren. Deshalb ist es in jedem Fall besser, schon aktiv zu werden und sich den Stress zu ersparen.“ Comparex unterstützt Kunden beim Lizenzmanagement, bietet spezielle Tools an und schult Interessierte in der eigenen Akademie zu Softwarelizenzmanagern. Je nach Größe des Unternehmens werden 60.000 bis 100.000 Euro fällig.

Comparex wirbt damit, dass sich die Investition lohnt, weil die Alternative Nachzahlungen in ungewisser Höhe seien. Außerdem haben die Lizenzexperten beobachtet: Selbst wenn es schon eine Kontrolle gab, heißt das noch lange nicht, dass die Firma künftig Ruhe hat. Einige Softwarehersteller kommen jedes Jahr aufs Neue – vermutlich gibt es genug schwarze Schafe, bei denen es jedes Mal etwas zu holen gibt.

So verwalten Sie Ihre Software richtig

Beim Lizenzmanagement geht es im Wesentlichen darum, Transparenz zu schaffen, Kosten zu reduzieren und Complianceregeln einhalten. Um diese Ziele zu erreichen, sollten Sie Folgendes unternehmen:

• Beauftragen Sie einen oder mehrere Mitarbeiter mit dem Lizenzmanagement. Sorgen Sie dafür, dass derjenige auch genügend Freiräume hat, um sich ausführlich mit dem Thema zu beschäftigen. Organisieren Sie Schulungen, falls nötig.
• Verschaffen Sie sich einen Überblick: Wie viele Lizenzen haben Sie gekauft? Wie viele Lizenzen nutzen Sie? Im besten Fall entsprechen sich die beiden Kennzahlen, im schlimmsten Fall gibt es eine große Abweichung.
• Sammeln Sie alle relevanten Daten ordentlich an einem Ort. Dazu gehören bei¬spielsweise Verträge, die verschiedenen Varianten der eingesetzten Software, Unterlagen über Updates, Nutzungsverträge, die eingesetzten Betriebssysteme und die CPU-Konfiguration.
• Erstellen Sie, falls möglich, eine Historie: Wann wurden welche Lizenzen erworben und ergänzt?
• Prüfen Sie, ob Sie ein Tool einsetzen wollen, das Ihnen bei der Organisation hilft.
• Aktualisieren Sie Ihre Unterlagen regelmäßig.