Wie das System die Bewerbungen verwaltet

Wer sich heute über eine Bewerbungsmaske oder per Email auf eine Stelle bewirbt, dessen Daten landen unter Umständen direkt in einem Bewerbermanagementsystem. Diese Software konvertiert die Daten, sortiert und speichert sie, sodass der Chef oder der Personaler nur noch Kriterien angeben muss, anhand derer geeignete Kandidaten für die engere Auswahl vorausgewählt werden. In der Anschaffung ist so eine Software sehr teuer. Sie ist allerdings vielfältig im Einsatz und erspart den Unternehmen Aufwand.

Für die Bewerber hingegen bedeutet der Einsatz einer solchen Software, dass nicht die Kreativität beim Gestalten einer Bewerbung über ein Weiterkommen entscheidet, sondern der pure Inhalt und die Regeln des Computers. Worauf es dabei ankommt, erklärt IT-Experte Hans Joachim Jänichen von Allgeier Experts SE, einem IT- und Engineeringdienstleister für Personal und Projekte.

Parser wandelt Daten um

Markt und Mittelstand: Was passiert, wenn ein Bewerber seine Daten per Maske oder Email verschickt?
Joachim Jänichen: Bei vielen großen Unternehmen werden die Formulare auf der Karriereseite heute schon automatisch ausgefüllt, wenn ein Bewerber seinen Lebenslauf als Datei hochlädt. Im Hintergrund arbeitet ein sogenannter Parser. Diese Software wandelt unstrukturierte Daten in strukturierte Daten um, die dann maschinell weiterverarbeitet werden können. Unstrukturierte Daten sind zum Beispiel Fließtexte in einem Worddokument, die von der Software in eine bestimmte Struktur gebracht werden.

Keine modernen Bezeichnungen verwenden

MuM: Nun gibt es aber viele solcher Programme. Funktionieren die alle nach dem gleichen Prinzip?
Jänichen: Die Programme sind technisch sehr ähnlich aufgebaut. Wenn Sie bestimmte Regeln einhalten, sind Sie in jedem Fall auf der sicheren Seite.

MuM: Eingangs werden in der Regel die Kontaktdaten angegeben. Was sollte man hier beachten?
Jänichen: Es ist ratsam, sich an gängigen Standards zu orientieren. Der Vorname kommt vor dem Nachnamen und beides ist immer in die Nähe der Adresse zu finden. Das System erkennt den Zusammenhang zwischen Name und Adressdaten und kann so beides sicher identifizieren. Bei der Adresse  eignen sich die gängigen Formate, die im Internet für Bewerbungen empfohlen werden. Für Telefonnummern sollten Bewerber am besten das internationale Format wählen. Korrekt wäre es dann so: „+49 170 0000000“.

MuM:Was sollten Bewerber bei Angaben zu Ausbildung und Studium beachten?
Jänichen: Jobanwärter sollten möglichst keine Abkürzungen verwenden. Geben Sie beispielsweise den Namen der Universität/Fachhochschule vollständig an. Sie können sich zum Beispiel am Impressum auf der Webseite orientieren. Gleiches gilt für die Ausbildungsbezeichnungen: Wählen Sie auch hier gängige Bezeichnungen. Moderne und exotische Bezeichnungen werden in der Regel nicht verstanden –  auch wenn die Systeme immer intelligenter werden.

Berufsbezeichnungen googeln

MuM: Gilt dies auch für Berufsbezeichnungen?
Jänichen: Gerade für die. Es gibt hierzulande so viele hauseigene Bezeichnungen, die nichts mit gängigen Berufsbezeichnungen zu tun haben. Geben Sie ihre Berufsbezeichnung doch mal bei Google ein. Sie werden schnell merken, ob es eine gängige ist. Gleiches gilt für Firmennamen: Kürzen Sie die nie ab, sondern geben Sie den korrekten Namen ein und zwar inklusive der Gesellschaftsform. „Robert Bosch“ wird wahrscheinlich als Name erkannt werden, aber wenn man „Robert Bosch GmbH“ im Lebenslauf schreibt, erkennt das System sofort, dass es der Arbeitgeber ist.

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MuM: Wie müssen die einzelnen Tätigkeiten angegeben werden?
Jänichen: Der Zeitraum wird am besten mit „Monat Jahr – Monat Jahr“ angegeben (zum Beispiel „Juli 2009 – März 2010“). Es folgt der Firmenname mit Unternehmensform. Wenn aus Gründen der Anonymität der Firmenname nicht genannt werden darf, dann sollte die Branche eintragen werden. Auch hier sollte man zuerst nach der Branche googeln, ob es die gängige Bezeichnung ist. Danach sollte die Rolle stehen, die man innerhalb der Organisation hatte. Hier orientiert man sich am besten an den allgemeingültigen Berufsbezeichnungen in Stellenanzeigen. Die Beschäftigungsart sollte als nächstes folgen: Freiberuflich, Festangestellt, Arbeitnehmerüberlassung.

Bewerbermanagementsystem erkennt keine Pfeile

MuM: Ist das Format hier wichtig?
Jänichen: Die Tätigkeiten sollten in Stichpunkten aufgezählt werden. Das ist wichtig, weil viele Parser andere Aufzählungszeichen, wie etwa Pfeile, schwer erkennen, die Formatierung zerstören und damit die Datenstrukturierung erschweren. Jede Aufzählung sollte Tätigkeitswörter (z.B. administrieren, entwickeln, analysieren, Konzeption etc.) und die dazugehörigen Skills (z.B. Oracle 12i, JEE 7, Basel 3) beinhalten, damit das Bewerbermanagementsystem den Kontext erkennen kann.

Ganz wichtig ist auch: Jeden Satz mit einem Satzzeichen abschließen, da der Parser sich an Satzzeichen orientiert. Zusätzlich zwischen den einzelnen Projekten mindestens eine Leerzeile einfügen. Verwenden Sie einfache Formate und gängige Schriften. Benutzen Sie keine verschachtelten Tabellen, die kann der Parser kaum umwandeln. Bewerbermanagementsysteme benötigen klare Strukturen. Halten Sie diese ein.

MuM: Wie sollten die Skills angegeben werden?
Jänichen: Fremdsprachen sollten Sie immer mit Ausprägung angeben, zum Beispiel Muttersprache, verhandlungssicher, fließend. IT-Skills sollten einzeln und mit der Erfahrung in Jahren angeben werden. Auch hier gilt: ein Stichpunkt pro Zeile. Beachten Sie außerdem, die Skill-Arten zu trennen. Der Parser muss die Skills den einzelnen Bereichen zuordnen können.

Wichtig ist überdies: Zertifikate mit der genauen Zertifikatsbezeichnung (googeln) eingeben und ansonsten grundsätzlich nur gängige Abkürzungen und Begriffe benutzen. Hier sollte man sich immer die Frage stellen, ob das ein Anderer ohne Probleme versteht.

Eine Vorlage, in der alle im Interview genannten Punkte aufgezeigt werden, finden Sie hier zum kostenfreien Download.