Die fünf größten Fehler im digitalen Wandel

Digitalisierung ist ein Thema, das nicht nur die Großen, sondern auch die sogenannten KMU’s auf dem Zettel haben. Angefangen beim pandemiebedingten Home-Office über digitale Unterschriften mit elektronischer Signatur bis hin zu neuen Jobs wie dem Data Engineer. Der digitale Wandel betrifft sämtliche Abläufe in einem Unternehmen: z.B. den Geschäftsprozess selbst oder die Unternehmensstrategie und -struktur. Wir zeigen in unserem Beitrag, wo im Digitalisierungsprozess die größten Fehlerquellen liegen und wie diese vermieden werden können.

 

Fehler 1: Eine Digitalisierung ohne Plan

Bevor man als KMU mit der Digitalisierung startet, sollte man den Ist-Zustand des Unternehmens aufnehmen. Gibt es eine Webseite? Erfolgt die Kundenkommunikation bereits digital, z.B. via E-Mail? Im nächsten Schritt wird erfasst, wo im Unternehmen überhaupt Potential für den digitalen Wandel steckt. Die folgende Grafik veranschaulicht die relevanten Bereiche:

Kennt man die jeweiligen Bereiche, dann kann in einem nächsten Schritt analysiert werden, wo die Digitalisierung in KMU leichter und wo schwerer umzusetzen ist. Je nach Bereich müssen unterschiedliche Voraussetzungen getroffen werden bzw. Kapazitäten geschaffen werden.

Was heißt das in der Praxis? Die jeweiligen Ansprechpersonen sollten mit ins Boot geholt werden und gemeinsam die einzelnen Schritte für den Umwandlungsprozess definiert werden. Alle Mitarbeitenden im Unternehmen müssen gemeinsam an dieser Veränderung arbeiten.  

 

Fehler 2: Der Digitalisierung zu wenig Zeit geben

Digitale Neuerungen bedeuten auch immer, dass sich die Unternehmensstruktur verändert – das braucht Zeit. Denn: Bis das technische Equipment angeschafft und das nötige Fachpersonal gefunden ist, dauert es. Dementsprechend kann nicht alles Wesentliche gleichzeitig digital erfasst und umgekrempelt werden.

Bis beispielsweise alle Abteilungen ihre Inhalte im neuen Computerprogramm erfasst haben und Mitarbeitende mit den neuen Programmen und Abläufen vertraut sind, können Wochen und Monate vergehen. Es lohnt sich, bei neuen Programmen auf eine hohe Nuzterfreundlichkeit zu achten, um den Umstieg zu erleichtern. Und KMU sollten für jeden Digitalisierungsprozess genug Zeit einplanen.

 

Fehler 3: Neue Geschäftschancen übersehen

Der digitale Wandel schafft in den meisten Branchen völlig neue Geschäftschancen. So kann beispielsweise ein kleines Brillengeschäft, welches auf digital umstellt, im Onlinegeschäft mitmischen. Natürlich muss je nach Fall abgewogen werden, ob sich ein Onlineshop rentiert. Gerade im Verkauf ist aber die benötigte Infrastruktur, z.B. das Lager, häufig schon gegeben.

Mit der digitalen Umstellung haben KMU neue Möglichkeiten, um Marketingstrategien zu planen. Dank den neuen Kanälen (Webseite, Social Media) stehen frische Kundendaten zur Verfügung, die für Werbekampagnen genutzt werden können. So kann man beispielsweise mit Meta Business Suite Insights systematische Zielgruppenanalysen durchführen.  

 

Fehler 4: Ein unprofessioneller Online-Auftritt

In der Online-Welt sollten die Produkte eines Unternehmens schnell und einfach gefunden werden können – nur so lassen sich online gute Verkaufszahlen erzielen. Wie wichtig der eigene Online-Auftritt ist, sieht man, wenn man sich ein wenig mit dem Thema Suchmaschinenoptimierung von Webseiten beschäftigt.

Es gibt zahlreiche Fallen, in die man hier treten kann: Angefangen bei technischen Problemen, die zu langen Ladezeiten der Website führen, bis hin zu unprofessionellem Keyword Stuffing. Solche Fehler haben negative Auswirkungen auf die Platzierung in Suchmaschinen. Die Folge: Die Seite wird von potenziellen Kunden und Kundinnen nicht gefunden.

Für die Praxis heißt das: Bevor man eine Website für sein Unternehmen erstellt, sollte man sich die wichtigsten SEO-Tipps durchlesen. Weist das Thema hohe Priorität und hohes Potenzial auf, kann die Erstellung und Pflege des Online-Auftritts auch in fachmännische Hände übergeben werden.  

 

Fehler 5: Datensicherheit und Datenschutz unterschätzen

Last but not least – wer Unternehmensdaten digitalisiert, muss sich auch um deren Sicherheit Gedanken machen. Cyber-Sicherheit muss im digitalen Wandel Priorität haben, das zeigen die Angriffe, mit denen KMU immer wieder konfrontiert werden. Seit dem Jahr 2020 gaben 91% von befragten Unternehmen eine Zunahme von Cybercrimes in KMU an. Ein Grund dafür sind die häufigen Sicherheitslücken in der digitalen Infrastruktur von KMU, die es Kriminellen einfach machen.

Wichtig: Datensicherheit muss das KMU durch das ganze Geschäftsjahr hindurch begleiten – es muss immer wieder überprüft werden, ob Kundendaten, E-Mails, PCs, Passwörter, usw. gut geschützt sind. Es lohnt sich in den meisten Fällen, eine auf IT-Sicherheit spezialisierte Person hinzuzuziehen.

 

Best Practice: So kann man Fehler vermeiden

Abschließend zeigen wir noch, wie man die oben genannten Fehler in der Praxis vermeiden kann. Folgende Liste hilft dabei, nichts zu übersehen:

• Digitalisierung Schritt für Schritt planen und

• Arbeitsleitfäden verwenden: In welchen Bereichen ist Digitalisierung möglich und wo ist sie sinnvoll? So kann man neue Geschäftschancen sichtbar machen.

• Dem digitalen Wandel im Unternehmen genügend Zeit geben und die nötigen Kapazitäten zur Verfügung stellen.

• Ausschau nach neuen Geschäftschancen halten.

• Auf einen professionellen Onlineauftritt achten, dazu gehört eine inhaltlich und technisch optimierte Website.

• IT-Sicherheit regelmäßig überprüfen und hinterfragen, z.B. mit den

• Basistipps des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik.

Durch den digitalen Wandel ergeben sich für KMU neue Chancen aber auch Risiken. Unternehmensprozesse können optimiert, Arbeitsabläufe erleichtert werden. Versucht man als Unternehmen, die typischen Fehler zu vermeiden, macht man sein Unternehmen mit dem Schritt in Richtung Digitalisierung wettbewerbsfähig und zukunftssicher.