Digital macht resilienter

Die Ausgangslage ist herausfordernd: Der immer drängendere Klimawandel, ein furchtbarer Krieg mitten in Europa, eine noch nicht überwundene Pandemie, massiv steigende Energiepreise, Lieferengpässe, Inflation sowie ein nach wie vor massiver Fachkräftemangel bilden den Rahmen, in dem Unternehmen sich heute behaupten müssen. Um in diesem Umfeld ihre Wettbewerbsfähigkeit zu erhalten, müssen sie sich schnell auf Veränderungen einstellen können, ihren Ressourceneinsatz optimieren sowie möglichst flexibel und ortsunabhängig arbeitsfähig sein. Der beste Weg, diese Eigenschaften zu stärken, liegt in konsequenter Digitalisierung.

Digitale Prozesse und Geschäftsmodelle machen Unternehmen resilienter. Während der Corona-Pandemie trat diese Beobachtung klar zutage und diverse Untersuchungen unterschiedlicher Marktforscher wie Bitkom, KfW-Research, techconsult oder Accenture haben sie inzwischen untermauert. In unterschiedlichen Konstellationen belegen sie, dass Unternehmen mit Hilfe digitaler Lösungen in der Lage waren, Geschäftsmodelle oder Produkte und Serviceleistungen schnell anzupassen. Bei diesem viel zitierten Digitalisierungsschub zu Beginn der Pandemie lag der Fokus auf offensichtlichen Umstellungen, wie dem Einrichten von Online-Verkaufsplattformen, der Nutzung von Videokonferenzen oder dem Einführen von Remote-Arbeit. Damit ließen sich unter den geänderten Vorzeichen in vielen Fällen Betrieb und Geschäft aufrechterhalten.

Mindestens genauso wichtig, wenn nicht wichtiger ist aber der sprichwörtliche Blick unter die Haube. Diese „stille, unsichtbare“ Digitalisierung betrifft in erster Linie die kaufmännischen Prozesse: elektronische Rechnungen, Buchführung, Lohn- und Gehaltsabrechnung, Zahlungssysteme, Warenerfassung und -management. All diese Funktionen sollten ineinandergreifen und durchgängige digitale Datenflüsse möglich machen – und das über Unternehmensgrenzen hinweg. Die technischen Mittel dafür sind vorhanden, die Unternehmen müssen sie nur konsequent einsetzen.

Dabei ist es wichtig ist, die in den digitalen Prozessen schlummernden Effizienzpotenziale auch konsequent zu nutzen. Am Beispiel der elektronischen Rechnung lässt sich dieser Punkt gut verdeutlichen: Wenn Rechnungen originär digital – als strukturierter Datensatz – im Unternehmen eingehen, vereinfachen sich die mit ihrer Prüfung und Freigabe verbundenen Prozesse. Sie können dann im Prinzip auch relativ einfach automatisiert werden. Problem: Dazu müssen die Eingangsrechnungen – und zwar möglichst alle – digital vorliegen. Digital bedeutet in diesem Sinne nicht nur, dass Papier als Trägermedium wegfällt. Das spart zwar schon einmal Porto und reduziert Laufzeiten, aber ein durchgängig digitaler Rechnungsbearbeitungsprozess entsteht so noch nicht.

Doch auch wenn die Mehrzahl der Lieferanten ihre Rechnung immer noch auf Papier oder in Form einer an einer E-Mail anhängenden PDF-Datei schickt, können Unternehmen ihren Prozess digitalisieren. Dazu müssen sie die Belege einscannen. Mit entsprechenden Werkzeugen lassen sich die darauf enthaltenen Informationen vom Belegbild erkennen und dann automatisiert in den weiteren Prozess einspeisen. Dieser Prozess muss auch nicht an den Grenzen des eigenen Unternehmens Halt machen. Derzeit werden beispielsweise im Rechenzentrum der DATEV bereits für über 918.000 Betriebe digitalisierte Belege von den Unternehmen und den sie betreuenden Steuerberatungskanzleien gemeinsam bearbeitet und archiviert. Sie lassen sie sich dann vom Zahlungsverkehr bis ins Controlling und die Buchführung höchst effizient digital weiterverarbeiten.

Nach diesem Muster können kleine und mittlere Unternehmen ohne großen Aufwand sukzessive alle ihre kaufmännischen Prozesse digitalisieren. Aus kleinen Anfängen könnte so der nächste Digitalisierungsschub entstehen.