Freitag, 06.11.2020

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Bei Digitalisierungsmaßnahmen können die Kosten schnell aus dem Ruder laufen. Michael Hollauf gibt Ratschläge, wie Unternehmen dies verhindern.

Zukunftsmärkte

Digitalisierung: So setzen Mittelständler ihr Budget richtig ein

Die alltäglichen Betriebsabläufe produktiver gestalten: eine Challenge, die sich mithilfe smarter Tools verhältnismäßig einfach bewältigen lässt. Doch welches Tool passt zu wem? Über die richtige Auswahl und eine budgeteffiziente Anschaffung: im Gastbeitrag von Michael Hollauf.

Die Potentiale sind bestechend: Digitalisierung kann Prozesse effektiver machen, die Produktqualität und Kundenzufriedenheit steigern und Absatz und Umsatz in die Höhe treiben – so zumindest das Versprechen zahlreicher Anbieter für die entsprechenden Maßnahmen und Lösungen. Was meist unausgesprochen bleibt ist die Höhe der Kosten, allen voran die „Flexibilität“, mit der sie sich im Laufe der Projektlaufzeit entwickeln können. Falsche Tools und komplizierte Implementierungsprozesse sind dabei häufig die stärksten Kostentreiber. Wie können Mittelständler sicherstellen, dass sie ihr Digitalisierungsbudget zielführend einsetzen und die am besten geeignete Unternehmenssoftware für sich auswählen? Eine Anleitung in vier Schritten:

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1.     Bedarf überprüfen

Bei der Frage, ob ein neues Tool sinnvoll wäre, sollten sich Führungskräfte auf die Einschätzung ihrer Mitarbeiter verlassen. Das geht ganz einfach: Eine direkte Nachfrage bei der Mannschaft über mögliche Optimierungspotentiale in ihrem Arbeitsalltag. Dabei ist es wichtig, den konkreten Bedarf der unterschiedlichen Abteilungen abzufragen – unterschiedliche Unternehmensbereiche haben möglicherweise verschiedene Bedürfnisse. Nicht jedes Tool ist für den unternehmensweiten Einsatz tauglich.

 

2. Kostentransparenz schaffen

Die wichtigsten Kostenblöcke bei der Anschaffung einer neuen Unternehmenssoftware sollten vorab der Anschaffung eines Tools mit den infrage kommenden Anbietern geklärt werden. Neben den tatsächlichen Kosten sollte auch die Vorbereitungszeit, die auf Seiten von Mitarbeitenden und Führungskräften für Recherche und Vorbereitung aber auch für den Auswahl- und die Implementierungsphase im Unternehmen nötig werden, einkalkuliert werden.

Bei den Nutzungskosten von Unternehmenssoftware haben sich mittlerweile zwei Kostenmodelle etabliert. Beim Modell Software as a Service (SaaS) handelt es sich um ein Abo, bei dem Zahlungen z.B. monatlich oder jährlich fällig sind. Dafür sind alle Softwareupdates bereits im Preis integriert und der Nutzer hat automatisch immer auf die aktuellste – und damit sicherste – Version der Software Zugriff. Beim klassischen Modell der Einmalzahlung zahlt die Firma vermeintlich einmal – das Update auf die neueste Version kostet dann extra und muss außerdem manuell durchgeführt werden. Beim SaaS-Modell entfallen außerdem die Kosten für das Hosting, da die Software vom Hersteller selbst in der Cloud gehostet wird. In beiden Fällen werden von den Herstellern oft kostenlose Ressourcen in Form von Einsteiger-Webinare geboten. Pro Mitarbeiter, der das Tool nutzen soll, sollte eine Firma mit 50 bis 60 Euro monatlich anfallenden Lizenzkosten rechnen.

 

3. Faustregel für den Auswahlprozess beachten

Eine der wichtigsten Fragen: welche Features eine Unternehmenssoftware mitbringen sollte. Ist eine Multifunktionssoftware sinnvoller oder eher ein Tool, das sich auf wenige Kernfunktionen beschränkt?  Zur Beantwortung dieser Frage gibt es eine Faustregel. Für kleine Teams, bei denen jeder Mitarbeitende eine ganze Bandbreite an Aufgaben übernimmt, ist ein All-in-one-Tool möglicherweise eine geeignetere Option. Wenn jedoch Spezialisten in der Abteilung eingesetzt werden, sollte auch ein entsprechend spezialisiertes Tool ausgewählt werden, das die spezifischen Anforderungen optimal abdeckt.


Fällt die Wahl auf ein neues oder mehrere Einzeltools, gibt es eine weitere bewährte Vorgehensweise, um den Überblick zu behalten: Nützlich ist ein Werkzeug für die Erstellung und Verwaltung gemeinsam genutzter Dokumente (wie Google Workspace oder Microsoft 365), eine Software für das Task Management (beispielsweise MeisterTask) und in größeren Teams eine Software für interne Kommunikation (zum Beispiel Slack oder Microsoft Teams). Neben Teamkollegen, der Abteilungsleitung und Geschäftsführung sollten im Auswahlprozess von Anfang an auch IT-Experten und die Datenschutzbeauftragte mit am Tisch sitzen. So stellen Unternehmen von Beginn an sicher, dass die neue Software allen Anforderungen gerecht wird.

 

4. Implementierung: in kleinen Teams testen

Ist die Auswahl der Software getroffen, steht der nächste große Schritt an: die Implementierung. Es hat sich in vielen Firmen bezahlt gemacht, vor dem Ausrollen der neuen Software im gesamten Unternehmen zunächst in kleinen Teams zu testen. Die sorgfältige Testphase der Implementierung lohnt sich, um die Einführungsgeschwindigkeit und die Akzeptanz des Tools in der Belegschaft zu erhöhen. Insbesondere bei komplexen Tools oder besonderen von der Firma festgelegten Nutzungsregeln dürfen Schulungen nicht fehlen. Auch wenn Unternehmen gerade hier gerne Ressourcen sparen möchten und lieber direkt im Tool arbeiten wollen: Diese Trainings haben einen großen Effekt darauf, wie stark eine neue Software die Produktivität der Kollegen tatsächlich erhöht.

 

Leistungsfähige, dem individuellen Bedarf der Firma angepasste und sorgfältig implementierte Unternehmenssoftware kann in der digitalen Transformation ein echter Game Changer sein. Sie hilft, die Effizienz der Teams zu erhöhen und trägt zur Prozessvereinfachung bei. Insbesondere in der Corona-Krise sind viele Firmen darauf angewiesen, dass die Mitarbeiter auch aus dem Homeoffice aus produktiv arbeiten können, sind digitale Tools unverzichtbar. Sie ermöglichen zeitgemäßes Arbeiten und fördern kollaborative Zusammenarbeit und Austausch der Kolleginnen und Kollegen untereinander – völlig ortsunabhängig. So können auch Mittelständler die Herausforderungen der Digitalisierung meistern und das „new normal“ macht durch ein den Büroalltag unterstützendes Tool sogar Spaß.

Info

Häufige Fehler beim Einsatz des Digitalisierungsbudgets

 

Datensicherheit nicht geklärt: Neben vorab zu klärenden Compliance-Regelungen und individuellen Vorgaben des Betriebsrats, denen eine Software gerecht werden muss, ist der Server-Standort Deutschland für viele Firmen sehr relevant, damit ein web- oder cloudbasiertes Tool den Auflagen zum Datenschutz gerecht wird.

 

Skalierbarkeit nicht geprüft: Idealerweise sollte ein einmal angeschafftes Tool möglichst lange für das Unternehmen tauglich bleiben und mit der Firma „mitwachsen“. Das Stichwort Skalierbarkeit ist daher etwas, das von vornherein in die Entscheidung für die richtige Unternehmenssoftware einbezogen werden sollte. Die Lösung muss sich flexibel in den Arbeitsalltag integrieren lassen, das Onboarding neuer Kolleginnen und auch die Ausweitung auf weitere Abteilungen sowie das Aufsetzen zusätzlicher Accounts muss entsprechend unkompliziert vonstattengehen. Nur so zahlt smarte Unternehmenssoftware auf die Zukunftsfähigkeit einer Firma ein.

Zugriffsrechte für Externe vergessen: Sollten externe Dienstleister oder Partner auf das Tool zugreifen können? Eine Frage, die sich viele Firmen zu spät stellen. Sofern die Software den Zugriff Externer möglich macht, sollte eine klare Regelung der Zugriffsrechte vorgenommen werden. Gewisse Informationen und insbesondere geschützte Firmeninterna müssen auch bei einem geteilten Zugriff Unberechtigten verborgen bleiben. Arbeitet das in- und das externe Team dann im geteilten Tool, kann dies die Produktivität erhöhen und Abstimmungsschleifen per E-Mail reduzieren.

Autor

Michael Hollauf ist Mitgründer und Managing Director der MeisterLabs GmbH, einem Anbieter für cloud-basierte Aufgabenverwaltungs-Software. Das 2006 gegründete Unternehmen hat seinen Hauptsitz im bayrischen Vaterstetten und unterhält Büros in Wien und Seattle.