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Link kopierenErfolgreich verhandeln trotz struktureller Nachteile gegenüber Großkonzernen
| Daniel Belka und Hagen Coordes | Lesezeit: 5 Min.
Im Einkauf liegt ein zentraler Hebel zur nachhaltigen Kostenoptimierung. Gerade im E-Commerce mit geringen Margen entscheidet Verhandlungskompetenz über den Erfolg.
von den Gastautoren Daniel Belka und Hagen Coordes
Ein wachstumsstarkes, europaweit tätiges E-Commerce-Unternehmen mit einem breit gefächerten Produktportfolio stand in diesem Zusammenhang vor einer doppelten Herausforderung: Einerseits musste das Unternehmen seine Skalierung mit hoher Geschwindigkeit vorantreiben, andererseits blieb im operativen Alltag wenig Raum für strukturierte, strategisch fundierte Verhandlungsprozesse. In vielen Fällen traf es in Jahresgesprächen auf traditionsreiche Konzerne mit überlegener Marktstellung und jahrzehntelanger Erfahrung. Wenn der Umsatz des Lieferanten das eigene Einkaufsvolumen um das Dreißigfache übersteigt, erscheint es auf den ersten Blick nachvollziehbar, dass Konditionen nicht hinterfragt, sondern als gegeben hingenommen werden.
Herausforderung Jahresgespräche – Die Ausgangslage
Im Hinblick auf die bevorstehenden Jahresgespräche hatte sich das Ziel klar verändert: Es sollten spürbare Verbesserungen der Einkaufskonditionen erreicht werden. In der Vergangenheit lautete die Botschaft vieler Lieferanten: „An die Grundkonditionen gehen wir nicht ran.“ Diese Haltung wurde lange Zeit akzeptiert. Einkaufs-, Logistik- und Stammdatenkonditionen blieben häufig unverändert. Mit der Zeit hatte sich so eine gewisse Resignation eingeschlichen - angesichts der teils überwältigenden Marktstellung der Lieferanten schien eine echte Verhandlung auf Augenhöhe kaum möglich.
Doch das E-Commerce-Unternehmen entschied sich für einen neuen Weg: Mithilfe des richtigen Verhandlungsmodells, einer datenbasierten Vorbereitung und der richtigen Methodik wurde eine aktive, gestalterische Rolle im Verhandlungsprozess eingenommen – mit messbaren Erfolgen.
Konkrete Ergebnisse:
Durch die neue Herangehensweise konnte der Einkauf signifikante Verbesserungen erzielen: Ein Grundrabatt von bis zu einem Prozent auf ein Einkaufsvolumen von rund 40 Millionen Euro wurde verhandelt. Zusätzlich konnten Werbekostenzuschüsse um bis zu zwei Prozent gesteigert werden. Darüber hinaus wurde ein neues Verhandlungskonzept etabliert und gemeinsame Entwicklungspartnerschaften definiert.
Wertbeitrag des Einkaufes steigern – Vorgehen in 3 Schritten
1. Das richtige Verhandlungsmodell wählen
Der entscheidende Hebel liegt in der Wahl und Ausgestaltung eines geeigneten Verhandlungsmodells. Dabei ging es nicht darum, kurzfristig Preise zu drücken, sondern nachhaltige Mehrwertlösungen zu schaffen.
Empfohlen wurde ein Mehrwertmodell. Es basiert auf sieben Grundwerten, die eine partnerschaftliche Verhandlung auf Augenhöhe ermöglichen: Respekt, Empathie, Partnerschaft, Kreativität, Fairness, Logik und Nachhaltigkeit.
Ein zentrales Element dieses Modells ist die gezielte Klärung von Interessen. Wer erfolgreich verhandeln will, muss verstehen, was die Gegenseite wirklich antreibt. Dabei reicht es nicht, sich auf klassische Themen wie Preise oder Rabatte zu konzentrieren. Vielmehr gilt es, auch weiche Faktoren wie Verlässlichkeit, Servicequalität oder Vertrauen zu berücksichtigen. Für das E-Commerce-Unternehmen wurde dieser Schritt zum wichtigen Ankerpunkt, insbesondere wenn Lieferanten wenig kooperativ agierten, denn dann konnte gezielt auf die gemeinsamen Interessen der Partnerschaft verwiesen werden.
Im nächsten Schritt wurde die sogenannte Kreativitätsfrage gestellt: Wie lassen sich möglichst viele Interessen auf beiden Seiten vereinen? Durch das gemeinsame Entwickeln kreativer Optionen konnte der “Verhandlungskuchen” aktiv vergrößert werden – anstelle eines “faulen” Kompromisses entstand eine echte Mehrwertlösung.
2. Datenbasierte Vorbereitung – Verhandlungsstärke entsteht vor dem Gespräch
1. Spend-Analyse
Ziel dieser Analyse ist die Schaffung von Transparenz hinsichtlich Mengen, Preisen und Kostenentwicklungen. Im Fokus stehen dabei Kennzahlen wie das Einkaufsvolumen nach Lieferant, Warengruppe und Standort sowie die Differenz zwischen Listen- und Nettopreisen.
2. Lieferantenperformance
Um Qualität und Zuverlässigkeit der Lieferanten fundiert bewerten zu können, werden Kennzahlen wie die Liefertreue (“On Time In Full”), Reklamationsquoten (z.B. Fehler je 1.000 Einheiten), Reaktionszeiten bei Eskalationen sowie Beiträge zu Innovation und Service herangezogen.
3. Markt- & Benchmarkdaten
Zur Einschätzung der Preisposition eines Lieferanten im Marktumfeld werden externe Datenquellen analysiert - etwa Rohstoff- und Energiepreisentwicklungen, Preisspiegel sowie Benchmarks vergleichbarer Anbieter.
4. Konditionen- und Vertragsübersicht
Eine strukturierte Übersicht über bestehende Preise, Rabatte, Skonti, Zahlungs- und Lieferbedingungen sowie vereinbarte Boni und Rückvergütungen bilden die Grundlage für eine solide Verhandlungsbasis.
5. Zieldefinition & Szenarien
Bei der Entwicklung einer klaren strategischen Ausrichtung werden neben einem ambitionierten Ziel, ein akzeptables Mindestziel festgelegt sowie potenzielle Alternativen erarbeitet, falls die Verhandlungen nicht wie gewünscht verlaufen sollten.
3. Systematische Umsetzung – Von der Vorbereitung zur Verhandlung
Die umfangreiche Vorbereitung wird schließlich in einen methodischen Rahmen überführt. Dazu wurden zwei zentrale Werkzeuge etabliert: Ein internes Verhandlungsdrehbuch - meist in Form eines Excel-Dokuments - dient dem Verhandlungsteam als strukturierter Leitfaden. Es enthält alle relevanten Informationen: Verhandlungsziele, Rollenverteilung, Analysen, KPIs, erwartbare Einwände sowie passende Reaktionen.
Parallel dazu wird ein externes Verhandlungsdrehbuch erstellt - ein visuell ansprechendes Präsentationsdokument in PowerPoint, das im Gespräch mit dem Lieferanten zum Einsatz kommt. Es strukturiert das Gespräch und beinhaltet unter anderem die Ausgangslage, Entwicklungspotenziale der Zusammenarbeit, Einkaufsvolumina sowie das konkrete Zielbild inklusive Wunschkonditionen.
Gerade für ein dynamisch wachsendes Unternehmen im E-Commerce mit begrenzten Ressourcen bietet diese Kombination aus interner und externer Struktur den nötigen Rahmen, um auch gegenüber deutlich größeren Marktakteuren selbstbewusst und professionell aufzutreten. Die systematische Vorgehensweise sorgt nicht nur intern für Klarheit und Sicherheit, sondern zeigt auch dem Verhandlungspartner: Hier wird mit Ernsthaftigkeit und Weitblick agiert.
Fazit
Auch als vermeintlich kleiner Verhandlungspartner können Unternehmen mit der richtigen Strategie Großkonzerne erfolgreich herausfordern. Entscheidend sind ein fundiertes Verhandlungsmodell, eine datenbasierte Vorbereitung und eine systematische Umsetzung. Der Case zeigt: Mit einem strukturierten Vorgehen lassen sich nicht nur signifikante finanzielle Verbesserungen erzielen, sondern auch neue Partnerschaften auf Augenhöhe gestalten – selbst wenn die Ausgangslage zunächst ungleich scheint.
Die Autoren
Daniel Belka ([email protected]) ist Partner & Managing Director bei valantic. Er verfügt über mehr als 20 Jahre Erfahrung in der Supply-Chain-Optimierung und im Smart Procurement mit Fokus auf Konsumgüter, Handel und Mobilität.
Hagen Coordes ([email protected]) ist Senior Manager bei valantic. Er ist spezialisiert auf die Optimierung von Produktions- und Logistikprozessen sowie die Entwicklung und Implementierung von Konditionsverbesserungen im Einkauf inkl. Verhandlungsstrategien.
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