Montag, 15.04.2013
Als Expat ins Ausland erfordert viel Vorbereitung.

Quelle: Thinkstock / Getty Images

Als Expat ins Ausland erfordert viel Vorbereitung.

Zukunftsmärkte
Expat-Entsendung

Expat ins Ausland – das müssen Sie wissen

Bevor ein Expat ins Ausland entsendet wird, sind einige Dinge zu klären. Erfahren Sie hier, worauf Mittelständler bei der Auslandsentsendung ihrer Mitarbeiter achten müssen.

25 Prozent der international tätigen deutschen Unternehmen in Deutschland haben Mitarbeiter ins Ausland entsendet. Das heißt, dass Mitarbeiter für ein Unternehmen für einen befristeten Zeitraum im Ausland tätig sind. Auch ein Mitarbeiter der speziell als Expat für einen Einsatz im Ausland eingestellt wird, gilt als entsendet. Dem Unternehmen kommt bei der Auslandsentsendung eine besondere Fürsorgepflicht gegenüber dem Expat zu. Um persönliche Vorbereitungen zu erledigen, empfiehlt es sich, den Expat von seiner täglichen Arbeit bei Bedarf freizustellen, etwa für Behördengänge, Untersuchungen oder notwendige Impfungen. Eine Kennenlern-Reise ins Zielland der Expansion hilft dem Expat einen ersten Eindruck vom Land zu gewinnen. Vorausschauende Unternehmen beziehen auch die Familie des Expat in die Vorbereitung mit ein und organisieren Sprachkurse oder interkulturelle Trainings.

Expat ins Ausland: Verträge checken

Das Unternehmen kann eine Auslandsentsendung nicht voraussetzungslos anordnen. Dies ist nur dann möglich, wenn der Arbeitsvertrag dies bereits ausdrücklich vorsieht. Vor der Auslandsentsendung müssen daher unbedingt die bestehenden Arbeitsverträge überprüft und angepasst werden. Bei der Entsendung eines Expat für mehr als ein Monat müssen neben Arbeitsort, Entgelt und Kündigungsfristen zusätzlich noch die Dauer der Auslandsentsendung, die Währung, in der das Entgelt bezahlt wird sowie die Bedingungen für die Rückkehr schriftlich geregelt werden sowie dem Expat vor der Entsendung ausgehändigt werden. Allerdings sind Unternehmen gut beraten, wenn sie darüber hinaus auch Punkte wie Urlaub, Feiertage, Ausgleich von Mehraufwendungen, Beendigungsmöglichkeiten sowie zusätzliche Versicherungen vertraglich regeln. Unbedingt zu beachten ist, dass der Betriebsrat zur Auslandsentsendung seine Zustimmung geben muss. Bevor die Reise endgültig losgeht, muss das Unternehmen für den Expat gegebenenfalls auch noch das richtige Visum besorgen.

Expat ins Ausland: Versicherungen prüfen

Während der Entsendung bleibt weiterhin die deutsche Sozialversicherung bestehen, wenn der Expat nach der Rückkehr wieder in das Unternehmen eingegliedert wird. Dafür muss die Auslandsentsendung allerdings bereits im Vorfeld auf einen bestimmten Zeitraum beschränkt sein. Innerhalb der EU darf die Dauer der Auslandsentsendung 12 Monate nicht überschreiten. Weitere 12 Monate können bei der ausländischen Sozialversicherungsbehörde beantragt werden, wenn sich der Aufenthalt des Expat unvorhergesehen verzögert, etwa weil er das Auslandsprojekt noch nicht abschließen konnte. Diese Verlängerung für das zweite Jahr muss jedoch noch vor Ablauf des ersten Jahres beantragt werden. Der Expat ist dann auch weiter in Deutschland versichert. Außerhalb der EU gibt es mit Staaten wie USA, Kanada/Quebec, Schweiz, Türkei, Tunesien oder Marokko zudem entsprechende Abkommen, die ebenso die Zugehörigkeit zu einer Sozialversicherung regeln. Hier müssen Unternehmen allerdings vor der Auslandsentsendung unbedingt prüfen, ob alle Teile der Sozialversicherung oder nur einzelne wie Unfall- oder Krankenversicherung davon erfasst sind. Mit Ländern wie Russland, Singapur, Malaysia oder Saudi-Arabien gibt es keine Abkommen. Besteht eine Auslandsentsendung in diese Länder, gelten weiterhin die deutschen Rechtsvorschriften.

Wenn der Expat an eine ausländische Tochterfirma entsandt wird, bleibt die Versicherung nur bestehen, wenn das Entgelt an den Expat weiterhin vom Mutterunternehmen in Deutschland bezahlt wird. Ein Mitarbeiter, der innerhalb Europas regelmäßig in mehreren Staaten arbeitet, wird in jenem Land versichert, in dem er seinen Wohnsitz hat. Voraussetzung dafür ist allerdings, dass der Expat in diesem Land mindestens 25 Prozent seines Einkommens verdient. Für Unternehmen gibt es die Möglichkeit, den Expat freiwillig sozial abzusichern, wenn die deutsche Sozialversicherung nicht automatisch weiterbesteht.

Expat ins Ausland: Steuern zahlen

Ein Expat, der weiterhin in Deutschland einen Wohnsitz hat, muss auch in Deutschland seine Steuererklärung abgeben. Während der Auslandsentsendung wird das ausländische Einkommen im Zielland versteuert und die bezahlte Steuer dann in Deutschland angerechnet. Anders ist es, wenn der Expat weniger als 183 Tage im Jahr im Ausland tätig ist und das Gehalt weiterhin vom Unternehmen in Deutschland bezahlt wird. Dann werden die Steuern ausschließlich an den deutschen Fiskus abgeführt. Deutschland hat mit einer Vielzahl von Staaten Abkommen, die verhindern, dass der Mitarbeiter sein ausländisches Einkommen im Inland und im Ausland – und somit doppelt – versteuern muss.

Expat-Rückkehr regeln

Beendet wird die Entsendung des Expat meist durch den Abschluss des vorgesehenen Projekts oder durch den Ablauf der vorgesehenen Entsendedauer. Sofern vertraglich geregelt, kann der Arbeitgeber den Expat auch von sich auch zurückrufen oder die Auslandsentsendung kündigen. Der Expat kann ebenso kündigen, wenn der Entsendungsvertrag ihm dies ermöglicht. Beide Seiten müssen bei einer vorzeitigen Beendigung klären, wer finanzielle Nachteile des Arbeitnehmers trägt oder inwieweit der Arbeitgeber übernommene Kosten vom Expat zurückfordern kann. Wer auf eigene Faust vorzeitig zurückkehrt, riskiert eine Abmahnung oder gar Kündigung.

Auf die Rückkehr seines Expat aus dem Ausland muss sich auch das Unternehmen vorbereiten – der Mitarbeiter muss in das heimische Unternehmen reintegriert werden. In dieser Phase ist die Gefahr für einen Kulturschock ähnlich hoch wie im Zielland zu Beginn der Auslandsentsendung. Ein Expat möchte nach seiner Rückkehr oft eine neue Position im Unternehmen einnehmen oder mehr verdienen. Unternehmen müssen daher bereits vor der Rückkehr des Expat klären, ob sein alter Arbeitsvertrag nur ruhend gestellt war und wieder auflebt oder ob ein neuer verhandelt werden muss. Über Arbeitsort, Position und Vergütung sollten Sie daher unbedingt sprechen.

Info

Auslandsentsendung: Checkliste für Mittelständler

Vor der Abreise des Expat

  • Dauer der Auslandsentsendung festlegen
  • Stellenbeschreibung formulieren
  • Trainings und Sprachkurse, eventuell Kennenlern-Reise ins Zielland organisieren
  • Arbeitsvertrag vorbereiten, Mindestbestandteile klären
  • Einverständnis des Betriebsrats einholen
  • Steuern und Sozialversicherung im Zielland klären
  • Untersuchungen, Impfungen, Visum
  • Bedingungen für die Rückkehr regeln


Vor der Rückkehr des Expat

  • Status des Arbeitsvertrags prüfen, wenn nötig neuen Vertrag vorbereiten
  • Einsatzort, Position und Vergütung verhandeln
  • Maßnahmen zur Reintegration in den Betrieb festlegen