Haftung bei Outsourcing vertraglich regeln

Erfolgreiches Outsourcing lebt von konkreten Absprachen und vertraglichen Vereinbarungen. So ist es auch in Haftungsfragen. Für die Leistung der Zulieferer oder Dienstleister haftet generell das beauftragende Unternehmen gegenüber Dritten. Wenn ein Steuerberater falsche Angaben macht oder ein Vorprodukt aufgrund mangelhafter Qualität nicht fehlerfrei in der gelieferten Gesamtmaschine funktioniert, muss in der Regel das Unternehmen dafür geradestehen, das die Outsourcing-Leistungen in Auftrag gegeben hat. 

Wann eine Leistung als nicht erfüllt gilt und für die Haftung relevant wird, definiert die Leistungsbeschreibung im Outsourcing-Vertrag. Unternehmen sollten darin daher so genau wie möglich formulieren, welche Abweichungen von den gewünschten Zielen noch innerhalb der Toleranz liegen und wann der Dienstleister für die Nicht- oder Falscherbringung der Leistung haften muss. Wenn nichts vertraglich festgelegt ist, haftet der Auftraggeber Dritten gegenüber und der Auftragnehmer trägt die Verantwortung gegenüber dem Auftraggeber nach allgemeinen Regeln.

Fehler und Fahrlässigkeit

„Wird die vertraglich vereinbarte Leistung nicht korrekt oder nicht fristgemäß erbracht, muss das beauftragte Unternehmen den Schaden gegenüber seinem Auftraggeber ausgleichen“, erklärt Renata Kabas-Komorniczak, Geschäftsführende Partnerin von Rödl & Partner und verantwortlich für den Bereich Business Process Outsourcing. Das gilt für alle Prozesse, die ein Unternehmen outsourcen kann: von Personalbuchhaltung über Datenbankpflege bis zur Vorproduktefertigung.

Nur wenn der Grund für die Nichterfüllung beim Outsourcing-Auftraggeber lag – dieser etwa benötigte Unterlagen oder Auftragsspezifizierungen nicht rechtzeitig weitergegeben hat – kommt der Auftragnehmer aus der Haftung. Auch inhaltliche Fehler etwa in der Bearbeitung von Finanzbuchhaltungsprozessen, die daraus resultieren, dass der Auftraggeber fehlerhafte Dokumente zur Verfügung gestellt hat, sind von der Haftung des Auftragnehmers ausgeschlossen. 

Vorsätzlichkeit klären

Nicht vertraglich regeln muss man Fehler, die vorsätzlich oder schuldhaft geschehen – dazu zählt auch grobe Fahrlässigkeit. „Sie sind durchs Zivilrecht abgedeckt“, sagt Kabas-Komorniczak. Bei vorsätzlichem Verschulden sieht das Recht überhaupt keine Möglichkeit einer vertraglichen Haftungsbeschränkung vor. Vorsätzlich heißt in diesem Zusammenhang, dass der Dienstleister dem Auftraggeber willentlich schaden wollte.

„Wenn der Dienstleister die begründete Sorge hat, dass sich Fehler ergeben können, und er den Auftraggeber trotzdem nicht darauf hinweist oder keine Vorkehrungen trifft, dass es dazu nicht kommt, spricht man bei Haftungsfragen oft von grober Fahrlässigkeit“, erklärt die Expertin.

Viele Prozesse laufen heutzutage über Softwares, die Fehler erkennen und melden. Voraussetzung dafür ist die Verwendung der aktuellste Version der jeweiligen Software, beispielsweise für die Personalbuchhaltung. Wenn ein Dienstleister mit einer veralteten Version arbeitet oder die aktuelle Version nicht richtig eingerichtet hat, führt auch das zu Fehlern, die als grobe Fahrlässigkeit gelten können. 

Zivilrechtliche Verfahren

Für Fehler und Falscherfüllung von Aufgaben kann ein Auftraggeber seinen Dienstleister in Regress nehmen, sofern im Vertrag nicht anders angegeben. „Das geschieht meist in einem zivilrechtlichen Verfahren oder in einer außergerichtlichen Mediation“, berichtet Kabas-Komorniczak.

Die Haftung des Auftragnehmers gegenüber dem Auftraggeber umfasst sowohl den tatsächlichen Schaden als auch den entgangenen Gewinn, ohne die Obergrenze dieser Haftung festzulegen. Ist ein ausgelagerter Prozess sehr umfangreich oder potentielle Fehler sehr folgenschwer, können beide Seiten auch eine Haftungshöhe im Outsourcing-Vertrag regeln. Die Bestimmungen bezüglich der Haftung sind sehr oft in den allgemeinen Geschäftsbedingungen zu finden.

Darüber hinaus kann sich das beauftragende Unternehmen gegen Risiken versichern, die aus Outsourcing-Beziehungen entstehen. Alle großen Versicherungen bieten Policen dafür an. Gerade für ausgelagerte Prozesse, die geschäftsentscheidend sind, lohnt sich mitunter der Abschluss einer solchen Gewerbeversicherung.