Software beugt Verstößen gegen Exportregularien vor

In Exportregularien auf dem Laufenden zu bleiben, ist eine Kunst. Denn die Grundsätze, wann eine Exportlieferung kontrollpflichtig ist, ändern sich häufig. Bevor sie ihre Produkte an einen Kunden schicken dürfen, müssen Exporteure die Lieferbedingungen gleich zweimal abgleichen: einmal mit den Güterlisten und ein zweites Mal mit den Sanktionslisten. 

In Ersteren sind die Warengruppen erfasst, die auch für militärische Zwecke eingesetzt werden könnten und daher als Dual-Use-Produkte in Deutschland einer Ausfuhrgenehmigung des Bundesamts für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle (Bafa) bedürfen. In diesen Güterlisten tauchen vor allem viele Industriekomponenten auf. 

Beim Abgleich mit den Sanktionslisten wiederum sollen diejenigen Personen und Unternehmen unter den Kunden und Lieferanten auffallen, die mit internationalen Terrororganisationen in Verbindung stehen (sollen). Bei beiden Prüfpflichten stets auf dem neuesten Stand zu sein, wird für deutsche Mittelständler immer komplexer.

Viele Industriekomponenten gelten als Dual-Use-Produkte

Die Schreiner Group aus München hat einen Teil ihrer Exportkontrolle daher automatisiert. Sie nutzt schon seit Jahren eine Exportkontrollsoftware, die Aufträge mit Sanktionslisten abgleicht. „Bei der Menge und dem Umfang der zu prüfenden Listen ist eine manuelle Prüfung für uns gar nicht möglich“, sagt Karl Tschacha, Kaufmännischer Leiter des Mittelständlers, der international aufgestellt ist und weltweit Kunden der Pharma-, Automobil- und Verpackungsindustrie beliefert. 

Unter anderem sind RFID-Chips und Transponderetiketten aus der Schreiner-Produktion in bestimmten Fällen Dual-Use-relevant. „Sie werden in allen möglichen Steuerungselementen verbaut, könnten also auch Teil eines militärischen Fahrzeugs oder Geräts werden“, erläutert Tschacha.

Aktuell führt die Schreiner Group daher zusätzlich eine Exportkontrollsoftware ein, die Aufträge, die der Exportkontrolle unterliegen, frühzeitig erkennt und zunächst sperrt, so dass die erforderlichen Genehmigungen rechtzeitig eingeholt werden können. Da die Software mit dem SAP-System von Schreiner verknüpft sein wird, entnimmt sie die relevanten Informationen für das Antragsformular direkt den Auftragsdaten: Material, Stückzahl, Kunde und Zieladresse. „Natürlich müssen wir immer nochmal nacharbeiten, damit die Anträge komplett sind“, wendet Tschacha ein. Aber eine große Arbeitserleichterung sei es doch.

Zudem gibt ihm die Verwendung der Software das Gefühl, aktueller zu sein und weniger Fehler machen zu können. „Vor allem Änderungen in Sanktionslisten und statistischen Warengruppen kriegen wir automatisch mit“, sagt Tschacha. Die Listen in der unterschiedlichen Exportkontrollsoftwares, die es im Markt gibt, würden ständig mit den Daten des Bundesanzeigers synchronisiert und seien daher immer auf dem neuesten Stand, versprechen deren Hersteller. Nutzer können einstellen, ob sie die Updates selbst auslösen wollen oder sich alles automatisch aktualisiert.

Für Fehler bei Exportkontrolle haftet das Unternehmen

Dass diese Updates fehlerfrei funktionieren, ist wichtig. Denn nicht der Software-Anbieter haftet, wenn eine Exportgenehmigung falsch beantragt wurde, sondern das Unternehmen. Versäumt das Unternehmen, eine Lieferung genehmigen zu lassen, oder macht es gravierende Fehler im Antrag, werden Strafen gegen den Ausfuhrverantwortlichen und – je nach Schwere des Verstoßes – gegen den Geschäftsführer verhängt, betont die Pressesprecherin des Bafa, Christine Fuckerer. Die Strafen reichen von Bußgeldern bis zur Freiheitsstrafe. 

Trotz des Einsatzes von elektronischen Helferlein muss der für die Ausfuhrgenehmigung zuständige Mitarbeiter daher regelmäßig geschult werden. Unterläuft doch einmal ein Fehler, schützt der Einsatz einer Software vor dem Vorwurf der Fahrlässigkeit oder Betrugsabsicht, meint Falko Richter, Produktmanager beim Exportkontrollsoftware-Anbieter Mercoline. „Denn sie dokumentiert alle Prüfungsschritte und ist für einen Zollprüfer auch nachträglich auslesbar.“

Ein Schritt jedoch bleibt auch bei der Schreiner Group Handarbeit: die Einteilung der zu exportierenden Produkte in Warentarifnummern. „Um die richtige Klassifizierung herauszufinden, muss unser kaufmännisches Team mit den Technikern und Entwicklungsingenieuren zusammenarbeiten“, berichtet Tschacha. 

Denn relevant seien nicht nur bestimmte Eigenschaften von Produkten, sondern auch verwendete Rohstoffe wie Kupfer. Gelingt die Klassifizierung hausintern nicht zweifelsfrei, holt er daher eine verbindliche Zollauskunft ein. Der menschliche Prüfblick lässt sich nicht delegieren.