Kosten runter, CO₂ auch: Der neue Realismus im Fuhrparkmanagement

Von Thomas Mersch  für Markt und Mittelstand

Wenn ein Unternehmen seine Chefs abschafft, schlägt die Entscheidung durch bis in den Fuhrpark. Beim Elektronikspezialisten FSM zum Beispiel. Der Mittelständler aus Kirchzarten bei Freiburg verzichtet seit 2019 auf Führungspositionen, berichtet Santha Zeiher, die bei FSM die Nachhaltigkeitsthemen verantwortet. „Seither arbeiten wir in interdisziplinären und selbstorganisierten Teams.“ Der Dienstwagen sei damit nicht mehr Statussymbol des Managements. „Heute hat jeder Beschäftigte Anspruch auf einen Dienst-Pkw“, sagt Zeiher. „Wir wollen so auch unsere Attraktivität als Arbeitgeber erhöhen.“ Einzige Bedingung: Es muss ein reines E-Auto sein.

20 E-Autos umfasst der Fuhrpark von FSM heute. Zwei davon sind Poolfahrzeuge, die anderen Wagen nutzen einzelne Beschäftigte exklusiv. Typ und Marke können sie frei wählen. Teslas jedoch, die zunächst beliebt waren, werden nicht mehr angeschafft. „Wegen des politischen Verhaltens von Elon Musk“, begründet Zeiher. Nun seien ­Marken des Volkswagen-Konzerns am ­häufigsten vertreten: Skoda, Audi, VW. Für den Dienst-E-Wagen verzichten Beschäftigte auf einen Teil ihres Lohns. Wie viel hängt vom Fahrzeugpreis ab. FSM least das Auto für vier Jahre. Die Finanzierung läuft über regionale Autohäuser. 

Kosten im Griff behalten und zugleich die Umweltbilanz stärken – es sind derzeit zwei Kernfragen für das Fuhrparkmanagement im Mittelstand. Das Potenzial für mehr Effizienz ist hoch. „Im Fuhrpark gibt es in der Regel noch beträchtliches Einsparpotenzial“, sagt Marcus Hennecke, Inhaber der Hennecke Fuhrparkberatung in Friedberg bei Augsburg. Das wachsende Angebot an E-Autos kommt dabei den Nachhaltigkeitsbestrebungen entgegen. Auch beim Werben um Arbeitskräfte kann die Aussicht auf einen Dienstwagen helfen. „Individuell bereitgestellte Pkw sind immer ein Motivationsmittel – und zwar für alle Altersgruppen“, sagt Hennecke. „Auch Jüngere legen darauf Wert.“ Der Dienstwagen sei „eine gute Investition in Zeiten des Fachkräftemangels“. 

Dabei dürften freilich die Kosten nicht aus dem Blick geraten, sagt Hennecke. Er rät den sparwilligen Unternehmen, den Schwerpunkt gut zu wählen. „Die Finanzierung macht im Schnitt fast die Hälfte der Kosten aus, der Verbrauch an Kraftstoff oder Strom noch einmal fast ein Viertel“, sagt er. „Wer hier ansetzt, hat einen größeren Hebel als bei den Verwaltungskosten.“ Diese würden durchschnittlich gerade einmal rund drei Prozent der Ausgaben für den Fuhrpark ausmachen. Ganz grundsätzlich rät Hennecke: „Das meiste spart man, wenn man weniger Autos hat und diese weniger gefahren werden.“ Daher gelte es, wenig genutzte Fahrzeuge aufzuspüren und Routen gut zu planen – oder ganz umzusteuern. „Wenn Unternehmen Anreize für die Anschaffung eines Dienstrads oder eines ÖPNV-Tickets schaffen, kann auch das für sie steuerlich attraktiv sein.“ 

Auf dem Weg zu mehr Effizienz stünden nicht allein finanzielle Einsparungen im Mittelpunkt, sagt Alexander Lutz, als Chief Commercial Director bei Ayvens für den Gesamtvertrieb in Deutschland verantwortlich. Der internationale Mobilitätsdienstleister bietet neben Leasing auch Beratung. „Viele Unternehmer schauen nicht nur auf den Preis. Planbarkeit ist häufig das Thema“, sagt Lutz. „Wir helfen, Risiken zu verringern, was wiederum Kosten einsparen kann.“ Ein wichtiges Thema, gerade im Mittelstand, sei derzeit das Restwertrisiko. „Vor zehn Jahren war das kein Problem“, sagt Lutz. „Wenn man ein neues Fahrzeug angeschafft hat, dann wusste man, was man am Ende der Nutzungsdauer dafür bekommt.“ Das habe sich deutlich verändert. „Man kann sich mit Restwerten stark verschätzen“ – mit entsprechenden Risiken für die Bilanz. Ursache sei die „unglaubliche Evolutionsgeschwindigkeit“ im Fahrzeugsektor, sagt Lutz. „Innerhalb von einem Produktzyklus sieht die Welt ganz anders aus.“ 

Günstiger Fahren

Die Unsicherheit über den künftigen Verkaufspreis sei ein Argument für das Full-Service-Leasing, sagt Lutz. „Man muss sich darum nicht mehr kümmern, denn wir übernehmen die Vermarktung. Wir verkaufen hunderttausende Gebrauchtwagen pro Jahr in Europa und haben deshalb eine hohe Sicherheit bei den Restwerten.“ Dabei biete Ayvens für Fuhrparks mit entsprechendem Flottenvolumen auch an, den Gewinn zu teilen, sollte der Erlös aller in einem Jahr vertragsgemäß zurückgegebenen Fahrzeuge über den ursprünglich kalkulierten Restwerten liegen. 

Kostenoptimierung – für Barbara Erstling ist dies aktuell die größte Herausforderung im Flottenmanagement eines mittelständischen Unternehmens, „besonders vor dem Hintergrund steigender Fahrzeug-, Energie- und Betriebskosten.“ Die Fuhrparkmanagerin Einkauf beim Pflegeprodukte- und Gesundheitsspezialisten Kneipp in Würzburg erlebt die Elektrifizierung in diesem Zusammenhang als entlastend. „Elektrische Fahrzeuge verursachen geringere Betriebs- und Wartungskosten, unter anderem durch weniger Verschleiß, geringere Energiekosten und eine insgesamt höhere Wirtschaftlichkeit über den Lebenszyklus hinweg“, sagt Erstling. Beschafft werden Dienstwagen bei Kneipp grundsätzlich über ein klassisches Full-Service-Leasing. „Dieses Modell bietet uns eine hohe Kosten- und Planungssicherheit, da neben der Finanzierung auch wesentliche Service- und Wartungsleistungen abgedeckt sind.“ 

Als Erstling das Fuhrparkmanagement 2022 übernahm, habe der Anteil der E-Autos bei rund 20 Prozent gelegen. Jetzt schreitet die Elektrifizierung voran. Seit 2024 werden bei Kneipp nur noch rein elektrisch angetriebene Fahrzeuge zugelassen. Mehr als 50 Autos umfasst der Fuhrpark – überwiegend klassische Dienstwagen. Ziel sei es, den Fuhrpark bis 2028 vollständig elektrisch zu betreiben. 

Durchblick gewinnen Flottenmanager zunehmend mithilfe von Datenanalyse. „Daten stehen im Mittelpunkt von fast allem, was wir tun“, sagt Ayvens-Experte Lutz. So lässt sich ermitteln, welches Fahrzeug oder welche Mobilitätslösung am besten zum Kunden passt. Weiterer Vorteil: „Die Daten helfen dabei, Nutzungsprofile zu erstellen und erkennen etwa typische Schaden-Muster“, sagt Lutz. Digitalisierung sei für die Zusammenarbeit nicht zwingend notwendig. „Wir können alles verwerten und nehmen Daten in allen Formaten an – auch auf Papier.“ 

Datenerhebung sei bei Kneipp ein zentraler Erfolgsfaktor im Fuhrparkmanagement, sagt Fuhrparkmanagerin Erstling. „Sie bildet die Grundlage für Transparenz, Steuerbarkeit und wirtschaftliche Entscheidungen.“ Kneipp nutze eine professionelle Software. „Über dieses System werden sämtliche Fahrzeug-, Vertrags- und Kosten­daten erfasst, ausgewertet und reportet“, sagt Erstling. „Dadurch habe ich jederzeit einen vollständigen Überblick und kann gezielt Optimierungen im laufenden Betrieb vornehmen.“  

Doch wann lohnt sich die Investition in die Software? „Bis zu 30 Fahrzeuge können Unternehmen in der Regel noch per Excel selbst betreuen“, sagt Berater Hennecke. Bei mehr Fahrzeugen ist eine Fuhrparksoftware für die interne Verwaltung nötig oder ein externer Dienstleister. „Das ist vor allem davon abhängig, wie sehr die firmenspezifischen Prozesse vom Standard abweichen und wie viele Leute man intern verfügbar hat für den Job“, sagt Hennecke. Die Auswahl der Software hängt ihm zufolge davon ab, welche Aufgaben sie übernehmen soll. Eine Fuhrparkverwaltungssoftware sei passend, um Kosten zu erfassen und Termine wie die nächste Hauptuntersuchung zu koordinieren – also vor allem administrative Aufgaben abzuarbeiten. Je nach Anforderungen des Unternehmens gibt es dann unterschiedliche Schwerpunkte: „Die eine Software kann besser dabei unterstützen, Angebote von mehreren Autohäusern einzuholen. Die andere ist stärker im Bereich Reparaturmanagement.“ Alternativ gebe es Lösungen, die vor allem die Disposition der Fahrzeuge und die Routenplanung übernähmen, sagt Hennecke. „Es gibt keine perfekte Software allgemein, sondern je nach Anwendungsfall unterschiedliche Empfehlungen.“ 

Bei der Beschaffung der Fahrzeuge empfiehlt Hennecke den direkten Kontakt zum regionalen Autohaus. „Man ist aus Sicht der großen Leasingfirmen oder Händler nur ein kleiner Fisch und kann als kleiner Mittelständler nicht auf spürbare Rabatte hoffen. Viel wichtiger ist die gute Beziehung zum Lieferanten der Fahrzeuge, wenn mal etwas nicht so läuft wie geplant.“ Werden Nutzfahrzeuge oder Transporter für Firmeneinsätze benötigt, etwa von Handwerkern für den Weg zur Baustelle, rät Hennecke: „Besser kaufen als leasen und möglichst lange fahren. Wenn die Fahrzeuge im harten Gebrauch sind und regelmäßig Schäden auftreten, ist Leasing zu teuer.“ Die Kosten für Wartung und Schadensregulierung durch die Leasinggesellschaft seien dann schlicht zu hoch. 

Elektrische Fahrzeuge haben laut Hennecke technisch aufgeholt. „Reichweite ist bei E-Autos in der Regel kein Problem mehr“, sagt der Berater, der selbst rein elektrisch fährt. In Pkw-Flotten mit weniger als 50 Fahrzeugen sind nach Zahlen der Marktforscher von Dataforce 23 Prozent elektrisch unterwegs. Bei leichten Nutzfahrzeugen bis 3,5 Tonnen sind es sieben Prozent. Die beliebtesten Marken sind – unabhängig von der Antriebsart – VW, BMW und Skoda. Bei den leichten Nutzfahrzeugen fahren demnach Mercedes, Ford und VW voraus. 

Selbst Strom erzeugen

Finanziell bieten E-Autos Vorteile. „Sie können schneller abgeschrieben werden“, sagt Hennecke. „Zudem werden sie auch steuerlich für die Mitarbeiter günstiger behandelt.“ Privat genutzte reine E-Firmenwagen müssen nur mit 0,25 Prozent des Listenpreises versteuert werden. Bei Verbrennern sind es 1,0 Prozent. Die SPD setzt sich sogar für eine Erhöhung auf bis zu 1,5 Prozent ein. „Das würde Verbrenner für die Nutzer weiter verteuern“, sagt Hennecke. 0,5 Prozent werden für Hybrid­fahrzeuge fällig. Hennecke lehnt diese jedoch ab. „Das war eine Übergangstechnologie und ist heute ein reines Steuersparmodell. Wer Nachhaltigkeit ernst meint, nutzt E-Autos.“ E-Mobilität sieht er als sinnvoll an, wenn der Strom etwa mit der eigenen Photovoltaikanlage in der Firma oder zu Hause beim Beschäftigten klimafreundlich produziert wird. Diesen Weg geht auch FSM. 

Fünf Ladesäulen mit je zwei Anschlüssen hat der Mittelständler für seine 125 Beschäftigten angeschafft. Alle können dort ihre E-Autos kostenfrei laden – mit Solarstrom, den der Elektronikspezialist mit eigenen Photovoltaikanlagen produziert. Selbst bei längeren privaten Fahrten übernimmt der Arbeitgeber die Stromrechnung: Eine Ladekarte des Energiekonzerns EnBW gehört zur Ausstattung der Pkw dazu. Eines der beiden Poolfahrzeuge buchen Beschäftigte ganz einfach über den Outlook-Kalender. Für die FSM-Belegschaft gibt es zudem ein bezuschusstes ÖPNV-Ticket. Und bereits seit rund 15 Jahren arbeitet das Unternehmen mit dem Mobilitätsdienstleister Jobrad zusammen, um Mitarbeiter-Fahrräder anzubieten. 120 Fahrräder wurden über die Jobrad-Kooperation bereits genutzt. Auch Nachhaltigkeitsbeauftragte Zeiher fährt täglich mit dem Dienstrad zur Arbeit. „Die Mitarbeiter-Mobilität ist ein großer Faktor unserer CO2-Bilanz“, sagt sie. Die erhebt FSM jährlich und gleicht den Kohlendioxid-Ausstoß aus. Zuletzt unterstützten die Kirchzartener einen Solarpark in Togo. <<