Donnerstag, 08.03.2012
Zukunftsmärkte
Wer geschickt einkauft, kann den Gewinn maximieren

Mehr Gewinn mit Einkauf

Der Gewinn wird im Einkauf gemacht, besagt eine alte Weisheit. Trotzdem vernachlässigen mittelständische Unternehmen dies häufig. Wie Sie das Potential nicht vergeben.

„Die Rechnung ist einfach“, erklärt Jürgen Gabele, Geschäftsführer bei Haller Industriebau. „Sparen wir bei einem Einkaufsvolumen von jährlich 10 Millionen Euro nur ein oder zwei Prozent, maximieren wir unseren Ertrag ordentlich.“ Aus diesem Grund ist für Unternehmer Gabele die Einkaufsabteilung von großer Wichtigkeit.

Diese Bedeutung hat die Einkaufsabteilung in zahlreichen Betrieben nicht. In mehr als der Hälfte aller Unternehmen ist die Stellung der Einkaufsabteilung zu niedrig. Dies ist das Ergebnis einer Studie von Kloepfel Consulting. Der Umfrage zufolge ist dies den Geschäftsführern selbst nicht bewusst und das obwohl mehr als zwei Drittel der Teilnehmer das Einsparpotential im Einkauf mit über fünf Prozent angeben. Das höchste Einsparpotential können Mittelständler heben. In der Umsatzgruppe zwischen 51 und 200 Millionen Euro hat die Einkaufsabteilung die geringste Bedeutung.

Bis vor acht Jahren war dies auch bei Haller Industriebau der Fall. „Einen strategischen Einkauf hatten wir nicht“, erinnert sich Gabele. Die jeweiligen Projektleiter orderten nach Bedarf Material und Dienstleistungen. „Waren die Mitarbeiter mit ihrem Budget im Soll, wurden Preise nicht verhandelt“, erklärt Gabele. „Das ist doch auch klar“, sagt Gabele. Schließlich wolle ein Projektleiter das Projekt vorantreiben und ist kein Einkäufer.
Diese Situation ist typisch. Bei mittelständischen Unternehmen kaufen sehr häufig die Bereichs- oder Abteilungsleiter ein. Eine zentrale Stelle, die gemeinsam für alle Abteilungen Bestellung aufnimmt und gebündelt ordert, gibt es nur selten. Dabei kann genau an dieser Stelle am meisten eingespart werden. Der Einkaufsstudie zufolge scheitert das Heben der Potentiale in über 60 Prozent aller Fälle daran, dass die Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen nicht funktioniert.

Info

So optimieren Sie den Einkauf

Bündelung des Bedarfs:

So funktioniert es: Bestellungen werden von einer Stelle im Unternehmen aufgegeben und bei möglichst wenig Lieferanten geordert. Dadurch wird der Prozess vereinfacht und der Preis sinkt aufgrund der größeren Menge.
Einsparpotential: 2 - 10 Prozent

Globale Beschaffung

So funktioniert es: Material und Produkte werden nicht nur in der Region oder in Deutschland eingekauft, sondern weltweit. Aufgrund des Lieferwegs lohnt es sich erst bei Einsparpotentialen von 10 Prozent.
Einsparpotential: über 30 Prozent

Nachverhandlungen

So funktioniert es: Offenes Gespräch mit Lieferant. Neue Materialien, Aufwand, Qualität und Abnahme werden diskutiert. Angebot eines Mitbewerbes kann vorgelegt werden.
Einsparpotential: 3 - 5 Prozent

Vertragsmanagement
So funktioniert es: Mit den Lieferanten werden Abnahmemenge vereinbart. Für diese besteht so Planungssicherheit. Abnahmemengen werden an Umsatz gekoppelt, so dass auch der Lieferant bei guter Auftragslage profitiert.
Einsparpotential: 3 - 5 Prozent

Datentransparenz

So funktioniert es: Genaues Controlling über Abnahme, Preis, Material und Lieferant
Einsparpotential: 2 - 7 Prozent

Gebündelt einkaufen

Bei Haller Industriebau arbeitet deshalb mittlerweile ein technischer Einkäufer. Ein zweiter Einkäufer wurde gerade erst eingestellt. Der Arbeitsablauf hat sich seitdem verändert. Noch immer bestimmen die Projektleiter welche Materialien, Produkte oder Dienstleistung sie benötigen. Allerdings müssen sie sich nicht mehr selbst darum kümmern, Preis verhandeln oder Verträge abschließen. Das übernimmt der Einkauf. Die Einkäufer bündeln nun die Aufträge und handeln beispielsweise Mengenrabatt aus. Da sie auf den Einkauf spezialisiert sind, können sie auch auf andere Instrumente wie beispielsweise Rahmenverträge, die umsatzabhängig sind, zurückgreifen.

Aber nicht nur darin sieht Gabele einen Vorteil. Er erklärt, dass sich die Situation verändert hat. „Früher saßen den Projektleitern noch Projektleiter gegenüber. Heute wird fast nur noch unter Einkäufern verhandelt“, beschreibt er die Situation. Auch das Vertragswesen ist professioneller geworden. Reichte vor einigen Jahren noch ein einfacher Anruf oder ein Fax, sind heute Vorverträge, Buchungsbestätigung und Gegenbestätigung üblich. „Der Einkauf ist komplexer geworden“, sagt Gabele.

Auf 4,2 Prozent schätzen Geschäftsführer das Einsparpotential in ihrem Unternehmen. Hingegen sehen Einkaufscontroller durchschnittlich nur ein Potential von 3,4 Prozent. Bei Unternehmen ohne funktionierendes Controlling ist das Einsparpotential damit am höchsten. Dies hat auch Gabele erkannt und deshalb erst jüngst einen Controller eingestellt. Anhand der Kennzahlen soll er in Zukunft den Einkauf kontrollieren und weiteres Potential heben.

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