Mit TCO versteckte Kosten aufdecken

Eine Gesamtkostenbetrachtung berücksichtigt alle relevanten Kosten in der Beschaffung von Gütern und Dienstleistungen sowie in der Nutzung von Investitionsgütern über die Lebensdauer. Beim Kauf einer Maschine, eines Laptops oder eines Lkws etwa werden neben den Anschaffungskosten auch die zukünftigen Reparatur-, Wartungs- und Betriebskosten ermittelt und mit dem Nutzwert alternativer Angebote verglichen. Dieser sogenannte TCO-Ansatz wird immer häufiger zur Vorbereitung wichtiger Einkaufsentscheide eingesetzt.

Eine erste praktische Anwendung fand das Konzept im Jahr 1987 als Bill Kirwin, bei der Unternehmensberatung Gartner eine Methode entwickelte, um alle aus einer IT-Anschaffung entstandenen Kosten zu ermitteln. Auftraggeber war der Software- und Hardwarehersteller Microsoft, der prüfen wollte, welchen monetären Aufwand ein Arbeitsplatzrechner gegenüber einer terminal-basierten Lösung erzeugt. Die heute als TCO-Verfahren bekannte Vorgehensweise fand über die Jahre Einzug in weitere Branchen und durchdringt mittlerweile viele Beschaffungsfelder.

Vorteile von TCO-Verfahren

Weil die Erfassung der Gesamtkosten nicht immer ganz einfach ist, kommen Anbieter ihren Kunden mit entsprechenden Lösungen entgegen und bieten Investitionsgüter und Dienstleistungen auch mit einem Gesamtkostenpreis pro Leistungseinheit an.

Heute ist es selbstverständlich, dass ein Paket zu einem festen Gesamtpreis von Tür zu Tür transportiert wird. Damit werden die tatsächlichen Kosten etwa pro Paket, pro gefahrenen Kilometer, pro Reinigung, pro gedruckte Seite, pro Reisebuchung, pro User oder pro elektronische Bestellung für die Kunden transparent und können leicht auf die intern Kostenstellen und -träger verrechnet werden.

Die Gesamtkosten werden damit Variable in Abhängigkeit der effektiven Nutzung. In neueren Ansätzen werden diese Leistungseinheiten zusätzlich über die Gesamtheit der Bedarfsträger gebündelt. Für eine Benutzergruppe steht etwa ein Gesamtvolumen von Sprechminuten und an Datenmenge zu Verfügung.

TCO-Modelle in der Praxis

Auch beim Heben verborgener Renditeschätze im Einkauf werden die Gesamtkosten betrachtet. Alle relevanten Kosten für eine Verlagerung oder ein Global Sourcing werden abgeschätzt und mit den Kosten eines lokalen Anbieters verglichen. Die vielfältigen Kosten zur Betreuung und zum Aufbau eines alternativen Qualitätslieferanten lohnen sich in der Regel erst ab einer kritischen Menge.

Über TCO-Ansätze können die Gesamtkosten erheblich reduziert werden. Bislang versteckte Kosten entfallen und werden auf einem wesentlich tieferen Niveau in den Preisen berücksichtigt. Im C-Teile-Management entfallen dank moderner Kanban-Lösung hohe interne Bestell- und Logistikkosten. Damit werden selbst bei gleichen Teilepreisen die Gesamtkosten reduziert. Optimierungspotenziale unter einem TCO-Ansatz finde heute oft noch zu wenig Berücksichtigung.