Optimales Warengruppenmanagement muss aktiv gelebt werden

Die strategische Bearbeitung und Zusammenfassung von Waren und Leistungen in marktfähige Warengruppen ermöglicht dem Warengruppenmanagement das Erreichen der optimalen Einstandspreise unter Berücksichtigung der Total Cost of Ownership. Das Warengruppenmanagement ist eine Voraussetzung, um Verbesserungshebel bedienen zu können und übernimmt somit eine zentrale Stellung für das Erzielen von Einsparungen. 

Herausforderungen

Viele Unternehmen haben ihren Einkauf bereits nach dem Category-Management-Ansatz ausgerechnet oder befinden sich in der Realisation. Sie müssen sich dabei jedoch verschiedenen Herausforderungen stellen. Das Bedienen der Einkaufshebel und die damit verbundene Anwendbarkeit auf die verschiedenen Warengruppen bildet eine der Herausforderungen, die es von der Einkaufsabteilung zu bewältigen gilt. Oftmals scheitert es allerdings am undurchdachten Einsatz der Hebel.

In den wenigsten Betrieben sind Daten wie das Beschaffungsvolumen, die Namen der Lieferanten und ihre Anzahl warengruppenorientiert abrufbar.  Die Ursachen für diese fehlende Transparenz finden sich, neben der mangelnden Pflege der Stammdaten, in den inhomogenen ERP-Systemen. Möchte der Einkauf nach Warengruppen sortierte Ergebnisse erhalten, müssen die Auswertungen manuell zusammengeführt werden, was einen enormen Arbeitsaufwand erfordert.

Eine weitere Herausforderung stellen die mangelnden Arbeitsmittel dar, die für Planung, Controlling und Monitoring zur Verfügung stehen. Die Steuerung erfolgt dabei sehr oft manuell oder wird über EDV-Programme dirigiert. Die Ergebnisse werden meist auf den lokalen Computern gespeichert und abgelegt und erschweren so eine übergreifende Gliederung und Planung mit einem effizienten Controlling der Kosteneinsparungen.

Maßnahmen

Die Prozesse müssen also modelliert und implementiert werden, sodass sie über die gesamte Lieferkette hinweg durchgängig sind. Dies gilt es zu bewerkstelligen, indem eine Transparenz über die Einkaufsdaten geschaffen wird, Einkaufshebel eingesetzt und bedient werden sowie der Umsetzungsstand der Maßnahmen überprüft und laufend aktualisiert wird.

Im Unternehmen muss die Verfügbarkeit und Qualität der Daten und Einkaufsinformationen überprüft werden. Gibt es hier Lücken, gilt es, ein Projektteam aus den Bereichen Einkauf, Controlling und IT zusammenzustellen, welches den Datensatz aufbaut und ergänzt. Besonders wichtig ist es, den Datensatz so zu erstellen, dass er dauerhaft und fortlaufend nutzbar ist.  Um das Projekt erfolgreich abzuschließen, muss besonders detailliert auf die relevanten Lieferantendaten wie Einstandspreise und Stückzahlen der letzten Jahre und Planzahlen für das kommende Jahr eingegangen werden.

Das Unternehmen muss in außerdem durch die Einteilung der Warengruppen die Einkaufshebel effizient zuordnen. Eine Unterscheidung kann zwischen technischen, kaufmännischen, prozessualen oder beispielsweise E-Business-Einkaufshebeln je nach Beschaffungsvolumen und Komplexität der Warengruppe erfolgen. Auf diese Weise erfolgt eine Gegenüberstellung des Aufwands mit dem geschätzten Einsparpotenzial einer Warengruppe.

Die für das Projekt verantwortlichen Entscheidungsträger sind dafür zuständig, den Umsetzungsstand laufend zu aktualisieren. Da liegt es nahe, ein Tool für die Aktualisierung der Daten im Projekt zu verankern und jedem Mitarbeiter einen Zugang zu ermöglichen. So können Informationen wie das Einführungsdatum oder der Zeitpunkt der Realisierung hinterlegt werden. Das Tool fungiert als eine Art Kontrollsystem für den Entscheidungsträger. Auf diese Weise können Maßnahmen- und Einsparungsberichte erstellt werden.

Fazit

Das systematische Warengruppenmanagement und die Versorgung mit einem vielschichtigen Einkaufsvolumen zu sichern und zu optimieren sollte für den Einkauf mittelständischer Unternehmen oberste Priorität haben. Es erfordert regelmäßige Anpassung durch neue Strategien, veränderte Einkaufsvolumina und eine verbesserte Datentransparenz. Auf diese Weise kann es erfolgreich zur Optimierung der unterschiedlichen Warengruppen eingesetzt und Einsparpotenziale gesichert werden.

Insgesamt stellt die Datentransparenz den wohl bedeutsamsten Aspekt für den Erfolg des Projekts dar. Erst wenn die Qualität und Verfügbarkeit der Daten gesichert ist und ein dauerhaft einsetzbares Instrument für die Instandhaltung der Daten geschaffen wurde, kann zum nächsten Schritt übergegangen werden.