Outsourcing: Kopf frei fürs Kerngeschäft

Mittelständler sind wahre Allrounder. Häufig aus einem Zweimannbetrieb entstanden, haben sich Geschäftsführung und Mitarbeiter über die Zeit alle Kenntnisse und Fertigkeiten erarbeitet, die es rund um Produktion, Qualitätssicherung, Geschäftsführung und Unternehmenssteuern braucht, um ein erfolgreiches Unternehmen am Laufen zu halten.

Doch mit Auftrags- und Unternehmenswachstum stellt sich in vielen Unternehmen die Frage: Welche organisatorischen Aufgaben und produktionellen Wertschöpfungsschritte müssen wir eigentlich wirklich selbst erledigen? Was davon kostet uns unnötig Zeit und Geld – und lenkt uns ab von unserer Kernkompetenz? Wann lohnt sich Outsourcing?

Definition: Was bedeutet Outsourcing?

Mit Outsourcen ist das Auslagern gewisser Prozesse gemeint. Statt des eigenen Unternehmens führen diese Aufgaben nun Lieferanten, Freelancer oder Dienstleister aus. Ziel des Unternehmens, das sich für Outsourcing entscheidet, ist das Einsparen von Kosten und Zeit, die nun genutzt werden können, um sich (wieder) aufs Kerngeschäft zu konzentrieren.

Der extern Beauftragte ist idealerweise Experte in dem ausgelagerten Gebiet und liefert entsprechend hochwertige Leistungen ab. Wichtig für ein funktionierendes Outsourcing sind klare Vereinbarungen darüber, was der Dienstleister übernehmen soll. Dies halten beide Seiten am besten in einem Vertrag fest. Auch die zeitliche Dauer, über die Lieferanten oder Dienstleister die jeweilige Arbeit (zunächst) erbringen sollen, lohnt es, vertraglich zu fixieren.

Die Schnittstellen zwischen Outsourcing-Partner und Kernunternehmen sollten klar geregelt und gemanagt werden. Vor allem, wenn Zulieferer konzeptionell in die Wertschöpfungskette eingebunden werden, braucht es funktionierende Produktions- und Logistikkonzepte.

IT, Lohnabrechnung, HR: Was kann man outsourcen?

Generell kann ein Unternehmen jede Arbeit auslagern, die es nicht selbst erbringen kann oder möchte. Dazu gehören Buchhaltung und Lohnabrechnung oder die IT. Im Kundendienst können externe Callcenter Anrufe annehmen, Fragen beantworten oder Termine zur Wartung oder Reparatur von Anlagen vereinbaren. Das Marketing, die Pressearbeit und den Kontakt zu Investoren können externe Agenturen leiten, die über gute Netzwerke verfügen. 

Auch ihren Einkauf können Unternehmen teilweise auslagern, ebenso wie den Vertrieb. Vor allem in Auslandsmärkten ist es von Vorteil, lokal erfahrene Handelsvertreter oder Vertragshändler in den Verkauf der eigenen Produkte einzubinden.

Outsourcing vs. Offshoring

Lagert ein Unternehmen im Rahmen seiner Internationalisierung Fertigungsschritte an Partnerunternehmen im Ausland aus, spricht man von „Offshoring“. Dies geschieht meist in sogenannten Billiglohnländern, wo gerade manuell aufwändige Arbeit zu günstigeren Preisen erbracht wird. Auch hierbei ist die Wahl des richtigen Partnerunternehmens elementar. Mittelständler sollten sich genau über das örtliche Unternehmen informieren, es mindestens einmal besuchen und der Produktion Zeit geben, um die geforderten Qualitätsstandards zu erreichen. 

Sprachliche und kulturelle Unterschiede sollten Unternehmen nicht unterschätzen – einen Mitarbeiter im Hauptstandort in den Verhandlungspraktiken des Offshoring-Partners zu schulen, ist elementar. Je nach Sitz des Partnerunternehmens gilt es, die Zeitverschiebung zu berücksichtigen: Sie macht Planungstelefonate oder das Lieferkettenmanagement komplexer. 

Vorteile und Nachteile von Outsourcing

Egal, was ein Unternehmen outsourct, der Schritt will wohl überlegt sein – denn Outsourcing hat auch diverse Nachteile. So haftet beispielsweise für die Leistung der Zulieferer oder Dienstleister das beauftragende Unternehmen. Wenn ein Steuerberater falsche Angaben macht oder ein Vorprodukt aufgrund mangelhafter Qualität nicht fehlerfrei in der gelieferten Gesamtmaschine funktioniert, muss das Unternehmen dafür geradestehen, das die Outsourcing-Leistungen in Auftrag gegeben hat. Erst im zweiten Schritt kann es möglicherweise Schadensersatz gegenüber dem Zulieferer geltend machen. Daher sollten Unternehmen vor dem Outsourcing den Regress schriftlich regeln.  

Zudem ist es nicht einfach, diesen Prozess durch Insourcing wieder rückgängig zu machen. Liegt der Beginn des Outsourcings schon länger zurück, ist das nötige Know-how möglicherweise über die Zeit im Betrieb verlorengegangen. Auch die Abhängigkeit von Zulieferern oder Dienstleistern, in die sich ein outsourcendes Unternehmen begibt, sollte es nicht unterschätzen. Um die Zeit- und Kostenersparnis, die Outsourcing verspricht, vollumfänglich zu nutzen, müssen Unternehmen Vor- und Nachteile genau abwägen und ihre Partner sorgfältig auswählen.