Vorsteuervergütung in der EU nicht immer erfolgreich

Der Immobilienmakler, der bei der Suche nach dem Niederlassungsstandort hilft, die Tankfül­lung auf dem Rückweg von einem Lieferantenaudit oder das Eintrittsgeld zu einer Fachmesse – Mit­telständler sammeln bei ihren Geschäften häufig Rechnungen im EU-Ausland. Während die Mehr­wertsteuer bei inländischen Rechnungen ein durch­laufender Posten ist, gestaltet sich die Vorsteuerver­gütung bei Rechnungen aus EU-Nachbarländern etwas komplexer.

Grundsätzlich kann ein deutscher Unternehmer die Vorsteuer aller Dienstleistungen, die für ihn im Ausland erbracht wurden, und aller Sachleistungen, die er dort erworben hat, zurückfordern. Erstattet wird sie ihm von dem Staat, der die Steuer einge­nommen hat, in dem also die Dienst- oder Sachleis­tung erbracht wurde.

Um den Prozess zu vereinfa­chen, müssen Unternehmen die Vorsteuer aber nicht direkt vor Ort im „Erstattungsstaat“ zurückfordern. Stattdessen koordiniert die Finanzverwaltung des­jenigen Staates die Vorsteuervergütung, in dem der Rechnungszahler seinen Sitz hat. Die geleistete Vor­steuer für eine Tankquittung in Schweden muss ein deutscher Unternehmer also nicht bei den schwedi­schen Steuerbehörden zurückfordern, sondern beim deutschen Bundeszentralamt für Steuern (BZSt).

Unbedingt an standardisiertes Verfahren halten

„Innerhalb der EU ist das Verfahren standardi­siert und bedeutet keinen großen Aufwand für die Buchhaltung“, meint Stefan Rattay, Steuerberater bei der Wirtschaftsprüfungskanzlei WWS in Aachen. Wichtig ist lediglich, sich bei der Erstattungsbe­antragung exakt an die Formalien zu halten. Immer wieder weisen die zuständigen Finanzbehör­den Anträge aufgrund von Formfehlern zurück, sagt Rattay.

Der erste Schritt für den Antrag einer Vorsteu­ervergütung ist für das deutsche Unternehmen die Registrierung über das Steuerportal „Elster“. „Die meisten Unternehmen sind dort ohnehin angemel­det, da sie auch ihre deutsche Umsatzsteuervoran­meldung über Elster abwickeln“, sagt Rattay. Sie können dann direkt loslegen.

Diejenigen Unterneh­mer, die noch nicht im Portal registriert sind, sollten für die Erstanmeldung etwas Zeit einplanen. Denn die Formulare, die sie dafür ausfüllen müssen, wer­den auf dem Postweg ans Unternehmen geschickt. „So möchten die Behörden sichergehen, dass es das Unternehmen auch tatsächlich gibt und die Postad­resse korrekt ist“, erklärt er.

Für Anträge ist elektronischer Weg verpflichtend

Deutlich weniger „oldschool“ ist das weitere Vorgehen. Denn die Anträge auf Vorsteuervergütung müssen immer elektronisch gestellt werden. Seit Mitte 2016 ist der Postweg ausgeschlossen. In dem Onlinetool muss der Antragsteller genau angeben, für welche einzelnen Leis­tungen Rechnungen gestellt wurden, deren Vorsteuer er zurückerhalten möchte, und in welchem Land. 

Die Klas­sifizierung geschieht auf Basis des NACE-Codes. Diese vierstelligen Zahlenkombinationen spezifizie­ren die Wirtschaftszweige und -aktivitäten.

Bestandteil des Vorsteuervergütungsantrags ist eine Unternehmerbescheinigung, die ab Aus­stellungsdatum jeweils ein Jahr gültig ist. Sie muss sämtliche Unternehmensdaten enthalten (Name, Adresse, Steuernummer) sowie ebenfalls eine Klas­sifizierung des eigenen Geschäfts laut NACE-Code.

Erstattungsstaaten fordern unterschiedliche Belege

Wie detailliert die NACE-Klassifizierung sein muss, definiert jeder Erstattungsstaat selbst. Man­che fordern lediglich eine grobe Zuordnung, andere hingegen sind penibel. Auch ob die Rechnungen als Belege angehängt werden müssen, ist je nach Erstat­tungsstaat unterschiedlich.

So fordert Italien zum Beispiel den Scan jeder Originalrechnung (Doku­mente, die im Scan als Kopie erkennbar sind, wer­den nicht akzeptiert), während Dänemark Anträge ohne Belege möchte und diese nur im Zweifel nach­fordert. Die Regelung jedes Staates ist in der EU-Präferenzliste zusammengefasst. Da es oft zu Ände­rungen kommt, sollten Unternehmen immer die aktuelle Liste parat haben.

Ist ein Antrag unvollständig, erhält das Unter­nehmen Meldung vom BZSt und hat Gelegenheit, die fehlenden Unterlagen nachzureichen. Kommt es dieser Aufforderung nicht nach, gilt der Antrag als nicht gestellt und das Unternehmen erhält die darin aufgeführte Vorsteuer nicht zurück.

Schwellenwert liegt bei 50 Euro

Pro Antrag können (und müssen in gewissen Fällen) mehrere Rechnungen zusammengefasst werden, auch wenn sie unter­schiedliche Leistungen in unterschiedlichen Län­dern beinhalten. Das BZSt splittet den Sammelan­trag auf und leitet ihn in die jeweils zuständigen Länder weiter. Die Rückzahlung der Vorsteuer läuft übrigens direkt über die Steuerbehörden des „Erstat­tungsstaates“. Daher sollten Unternehmen darauf achten, ihre Kontodaten vollständig anzugeben.

Zusammengefasst werden müssen Vorsteuer­vergütungsrechnungen möglicherweise, um den Schwellenwert von 50 Euro pro Jahr zu erreichen, der für eine Bearbeitung definiert ist. Sind innerhalb von drei Monaten schon mehr als 400 Euro Vorsteuer zusammengekommen, kann ein Unternehmen deren Erstattung auch unterjährig beantragen.

Anmeldun­gen für einen Zeitraum, der kürzer als drei Monate ist, sind nicht zulässig, auch wenn die Summe von 400 Euro überschritten ist. Mehr als zwölf Monate zusammenzufassen ist ebenfalls nicht möglich – mit dem Beginn des 13. Monats fängt die Schwellen­wert-Zählung aufs Neue an. „Mit dieser zeitlichen und finanziellen Beschränkung wollen die Steuer­behörden übermäßigen Bürokratieaufwand verhin­dern“, erklärt Steuerberater Rattay.

Bei Kraftstoff gilt ein höherer Schwellenwert von 250 Euro. Wenn die summierte Vorsteuer aller in einem Jahr geleisteten Tankfüllungen diesen Wert nicht erreicht, können Unternehmen sie also nicht geltend machen.

Landeswährung und Landessprache

Die Angaben im Antrag müssen in der Landes­währung des Erstattungsstaates gemacht sein, da in dieser die eingereichten Rechnungen beglichen wur­den. In welcher Sprache die Vorsteuervergütungsan­träge eingereicht werden können, definiert das Steu­eramt, das diese entgegennimmt – in Deutschland also das BZSt.

Wenn sie Erklärungen oder Begrün­dungen als Freitext im Antrag eintragen, müssen Unternehmen aber auch auf die Sprachregeln des Erstattungsstaates achten. Sie entnehmen diese ebenfalls der EU-Präferenzliste. 

Für Erstattung gilt eine viermonatige Frist

Ab Eingang des Vorsteu­ervergütungsantrags hat der Erstattungsstaat vier Monate Zeit, die Vorsteuer zurückzuzahlen. Dau­ert es länger, muss der Erstattungsbetrag verzinst zurückgezahlt werden. Als Zinssatz gilt, was im jeweiligen Erstattungsstaat als Nachzahlungszins­satz definiert ist – in Deutschland sind das derzeit 6 Prozent.

Wenn der Erstattungsstaat nachträglich Belege anfordert, wird die Frist für den Zeitraum der Bearbeitung unterbrochen. „Die EU-Staaten erstatten unterschiedlich zuverlässig und zeitnah“, berichtet Rattay aus seiner Erfahrung.

„Die Nieder­lande und Polen brauchen nur drei bis fünf Monate. Aus Italien hingegen erwarten wir keine pünktliche Erstattung – zum Teil warten dort noch Anträge aus dem Jahr 2011 auf Bearbeitung.“ Eine rechtli­che Handhabe, um die Zahlung zu beschleunigen, haben deutsche Unternehmen nicht.

Bei Reverse Charge kein Anspruch auf Vorsteuervergütung

Bei der Inanspruchnahme von Dienstleistun­gen und Warenlieferungen ist zu beachten, dass nur vorsteuervergütungsberechtigt ist, was nicht dem „Reverse-Charge-Verfahren“ unterliegt. Eine solche bilaterale Regelung besteht zwischen Deutschland und allen anderen EU-Ländern plus der Schweiz. Ihr zufolge zahlt der Kunde selbst die Umsatzsteuer, kann aber gleichzeitig einen Vorsteuerabzug im sel­ben Umfang geltend machen.

Wenn also ein deut­scher Unternehmer einen finnischen Steuerbera­ter in Anspruch nimmt, selbst aber keinen Sitz in Finnland hat, stellt dieser ihm eine umsatzsteuer­freie Rechnung aus. Die eigentlich fällige Umsatz­steuer zahlt der deutsche Unternehmer dann in Deutschland. Vorteil dieses Systems ist, dass das Finanzamt Vorsteuerbeträge nicht mehr auszahlen muss, sondern sie direkt verrechnet werden.

Rattay schätzt, dass lediglich etwa 10 Prozent der im Aus­land erbrachten Dienstleistungen mit ausländischer Steuer versehen sind, die ein Unternehmer über das Vorsteuervergütungsverfahren zurückfordern kann.

Insgesamt hält Steuerberater Rattay das EU-Vorsteuervergütungsverfahren für verhältnismäßig unkompliziert und unternehmerfreundlich. Ganz so bürokratiearm, wie es sich so mancher Mittel­ständler wünschen dürfte, ist es allerdings nicht.