Wenn die Party richtig rocken soll

Das Jahr neigt sich dem Ende zu und in vielen Betrieben steht die alljährliche Frage an: Gibt es eine Weihnachtsfeier? Der feuchtfröhliche Abschluss des Jahres gehört zu den Höhepunkten im betrieblichen Miteinander. Für die Chefs ist es der ideale Zeitpunkt, um den Mitarbeitern „Danke“ zu sagen. Eine gemütliche und fröhliche Weihnachtsfeier ist dafür bestens geeignet. Sie schweißt die Kollegen zusammen, fördert das Wir-Gefühl und motiviert die Mitarbeiter noch lange über die Veranstaltung hinaus. Deshalb raten Personalexperten explizit zu diesen Events.

Weihnachtsfeiern und Betriebsfeste zählen zum sogenannten Feelgood-Management und gehören zu jenen Faktoren, die mehr wirtschaftlichen Erfolg im Unternehmen bringen können. Außerhalb der Karnevalshochburgen sind Weihnachtsfeiern meist die einzige Gelegenheit, bei der Mitarbeiter und Führungskräfte sich in einer gelösteren und nicht vom Alltag geprägten Atmosphäre begegnen. Das ermöglicht, neue berufliche Kontakte über die eigene Abteilung hinaus zu knüpfen.

Weihnachtsfeiern bergen allerdings auch Tücken, wenn durch allzu viel Alkoholkonsum nicht nur Krawatten gelockert, sondern auch Grenzen überschritten werden. Mit jedem Cocktail wird die Chefsekretärin immer begehrenswerter. In der feuchtfröhlichen Atmosphäre hat der eine oder andere plötzlich den Mut, dies lautstark kundzutun. Zwar lernen sich die meisten Paare am Arbeitsplatz kennen, auf der Weihnachtsfeier aber besser nicht. Alle Beteiligten sind den aufmerksamen Blicken der Kollegen ausgesetzt, die jeden Annäherungsversuch exakt protokollieren und am nächsten Tag in großer Runde kommentieren. Wer sich flirtmäßig bedrängt fühlt, sucht sich am besten Unterstützung und bindet einen neutralen Dritten unverbindlich ins Gespräch ein.

Schön auch, wenn der Vorgesetzte in lockerer Stimmung das „Du“ anbietet. Allerdings zeigt sich erst am nächsten Arbeitstag, ob dies tatsächlich noch gilt. Zwar darf der Ranghöhere das Du anbieten. Allerdings kann er am nächsten Arbeitstag auch entscheiden, ob es noch Bestand hat. Solange das nicht eindeutig geklärt ist, umschiffen Mitarbeiter die direkte Ansprache des Vorgesetzten. Sollte dieser wieder zum „Sie“ zurückkehren, lässt man diesen Sinneswandel am besten unkommentiert und geduldet sich bis zur nächsten Feierlichkeit.

Weniger ist mehr

Grundsätzlich gilt also für alle Teilnehmer: Weniger ist mehr und immer auf die guten Manieren achten. Das vermeidet einen arbeitsrechtlichen Kater im Nachgang. Die Feiern finden zwar oft außerhalb der Arbeitszeit statt, jedoch kann sich ein Fehlverhalten trotzdem auf den betrieblichen Ablauf auswirken und den Alltag im Unternehmen stören. Dies wäre beispielsweise dann der Fall, wenn ein Mitarbeiter handgreiflich wird, seine Kollegen schwer beleidigt oder sexuell belästigt. Solches Fehlverhalten kann arbeitsrechtlicher Konsequenzen nach sich ziehen, selbst wenn die Weihnachtsfeier außerhalb des Betriebs stattfand. Im Extremfall folgt sogar eine fristlose Kündigung.

Erfahrene Führungskräfte erkennen, wann die Feier allzu stimmungsvoll wird und verabschieden sich. Gleichzeitig signalisiert der Chef damit eine gewisse Aufbruchstimmung, die dann auch andere Mitarbeiter nutzen können, um das Fest stilvoll zu verlassen. Viele Beschäftigte warten aus Höflichkeit darauf, dass der Chef geht. Übrigens: Mit dem offiziellen Ende der Weihnachtsfeier entfällt der Versicherungsschutz. Dies ist meist dann der Fall, wenn ein großer Teil der Kollegen die Veranstaltung verlassen hat. Wenn der harte Kern den Abend noch weiter gemeinsam fortsetzt, besteht die gesetzliche Unfallversicherung nicht mehr. Geht etwas schief, handelt es sich nicht mehr um einen Arbeitsunfall.

Sollte man sich also dem gefährlichen Treiben durch Abwesenheit entziehen? Wenn die Veranstaltung während der Arbeitszeit stattfindet, könnte der Feiermuffel den Schreibtisch hüten, statt mit den Kollegen anzustoßen. Wird jedoch nach Dienstschluss gefeiert, kann man zu Hause bleiben. Doch prinzipiell gilt: Wer der Feier fern bleibt, erweckt den Eindruck, auch sonst kein Interesse am Beisammensein mit den Mitarbeitern zu haben. Für Belegschaft und für Führungskräfte ist die Teilnahme also eine Kür, der man sich nicht entziehen sollte.

Einen unliebsamen Mitarbeiter auszuschließen, geht allerdings auch nicht. Werden alle übrigen Beschäftigten aus der Abteilung eingeladen, darf auch der Ausgeladene grundsätzlich teilnehmen. Der Arbeitgeber muss schließlich alle gleich behandeln. Die Ausnahme bilden sachliche Gründe wie beispielsweise Bereitschaftsdienste. Auch kann eine Betriebsvereinbarung mit dem Betriebsrat genauere Vorgaben über den Kreis der Teilnehmer machen.
Der Fiskus hat im Zusammenhang mit den Weihnachtsfeiern so manche Klippe aufgebaut, die es zu beachten gilt. Unternehmen dürfen je Mitarbeiter jährlich maximal 110 Euro brutto ausgeben. Ist die Feier auch nur einen Cent teurer, wird es ärgerlich – denn dann sind alle Aufwendungen als Arbeitslohn zu betrachten und damit lohnsteuer- und sozialversicherungspflichtig. Außerdem gilt, dass die Kosten für die Begleitperson dem Mitarbeiter zugerechnet werden. In diesem Fall stehen maximal 55 Euro je Person für die Veranstaltung zur Verfügung.

Die 110-Euro-Grenze gilt auch für die Umsatzsteuer, allerdings mit einem kleinen, aber wichtigen Unterschied: Es ist hier kein Freibetrag, sondern eine Freigrenze. Liegen die Kosten über den 110 Euro, stuft das Finanzamt die Veranstaltung komplett als privat veranlasst ein. Dann bleibt der Betrieb auf der Vorsteuer sitzen. Damit der Fiskus nicht am Ende mitfeiert, sind nicht nur recht aufwendige Berechnungen der Kosten pro Mitarbeiter anzustellen. Die Betriebe müssen hierzu am besten bereits bei der Planung genaue Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten einhalten, um die Kosten später gegenüber dem Finanzamt dokumentieren zu können.

Das große Raumproblem

Noch etwas komplizierter wird die Rechnung, wenn auch Kunden eingeladen werden: Dann ist zu prüfen, ob es sich noch um eine Betriebsveranstaltung im einkommensteuerlichen Sinne handelt, das heißt, ob die 110-Euro-Schwelle überhaupt anwendbar ist. Wenn nicht, ist für die entstandenen Kosten kleinteilig zu prüfen, ob diese als Anreiz oder als betrieblich veranlasst einzustufen sind. Dies kann bei Mitarbeitern zu lohnsteuerpflichtigen Vorteilen führen. Und auch für Kunden und Geschäftspartner kann eine entsprechende pauschale Steuer abgeführt werden, um für diese negative steuerliche Konsequenzen zu vermeiden.

Sind alle Tücken erkannt, bleibt nur noch die Wahl des Veranstaltungsortes. Hier drohen – wie bereits im vergangenen Jahr – lange Gesichter. Denn viele Gastronomen richten keine Feiern mehr aus, weil Ihnen dafür das Personal fehlt. Zudem haben viele Wirte 2022 noch in schlechter Erinnerung. Sie hatten alles vorbereitet und wurden dann von einer Stornowelle erfasst. Denn etliche Unternehmen hatten den Rat des Robert-Koch-Instituts befolgt, das wegen der steigenden Coronazahlen empfahl, die Feiern abzusagen. Welcher Unternehmer will schon verantworten, dass die Produktion als Folge der eigenen Feier beeinträchtigt wird. Auch in diesem Jahr steigen mit den kälteren Tagen wieder die Infektionszahlen. Dann bleibt nur der Glühwein am Schreibtisch.