Bewirtungskosten: Wann das Essen mit den Mitarbeitern steuerfrei ist

Manchmal sind Überstunden notwendig. Dann sind bei den Mitarbeitern häufig die Gesichter lang und die Mägen leer. Zumindest gegen letzteres kann der Geschäftsführer etwas unternehmen, indem er ein Essen spendiert. „Handelt es sich bei den Überstunden um einen außergewöhnlichen Arbeitseinsatz, ist in diesem Fall die Bewirtung als Arbeitsessen zu 100 Prozent von der Steuer abzugsfähig und führt beim Arbeitnehmer nicht zu einem steuerpflichtigen geldwerten Vorteil“, erklärt Anne-Marie Kekow, Wirtschaftsprüferin und Steuerberaterin bei der Kanzlei Ebner Stolz in Hamburg.

Allerdings sollten Unternehmen genau prüfen: „Ob die Bewirtung der Mitarbeiter steuerlich geltend gemacht werden kann oder nicht, kommt auf die Veranlassung an“, warnt die Expertin. Auch wenn die Bewirtung zu opulent ausfällt, legt das Finanzamt oft sein Veto ein. Die Grenze wird hier grundsätzlich bei 60 Euro pro Person gezogen: Kostet das Essen mehr, wird es als Arbeitslohn vollständig steuerpflichtig. „Dann gilt die Bewirtung nicht mehr als Arbeitsessen, sondern als Belohnungsessen“, erklärt Kekow. Zudem sollte die Mahlzeit am Arbeitsplatz oder zumindest in unmittelbarer Nähe eingenommen werden, denn: „Das Finanzamt erkennt eine dienstliche Bewirtung nur dann an, wenn die Mitarbeiter keine Arbeitsunterbrechung haben.“

Soll es doch mal ein Essen außer Haus für die Mitarbeiter sein, gilt der Restaurantbesuch ebenfalls als Belohnungsessen und ist steuerpflichtig. In diesem Fall kann der Unternehmer zwar die monatliche Freigrenze für Sachbezüge in Höhe von 44 Euro nutzen. „Diese darf im betreffenden Monat allerdings nicht schon durch andere Aufwendungen, wie zum Beispiel Waren- oder Tankgutscheine, aufgebraucht worden sein“, betont die Steuerberaterin. Kleinigkeiten wie Kaffee, Kekse und Getränke während einer Besprechung gelten hingegen nicht als Belohnung, sondern als Aufmerksamkeiten: Sie werden nicht als Mahlzeit gewertet und bleiben steuerfrei.

Auch beim Sommerfest kann die Bewirtung von der Steuer abgesetzt werden. „Dafür dürfen die Gesamtkosten pro Person bei maximal zwei Betriebsfeiern im Jahr jeweils 110 Euro nicht überschreiten“, erläutert Kekow. Wenn es doch einmal pompöser werden soll: Anders als beim Arbeitsessen muss nur der Teil der Kosten versteuert werden, der über den Freibetrag hinaus geht.

Auch beim Essen mit dem Geschäftspartner können die Kosten häufig von der Steuer abgezogen werden. Dafür muss der Restaurantbesuch üblich und angemessen sein. Wann das der Fall ist und wieso man sich vorsehen muss, erklärt Steuerberaterin Anne-Marie Kekow in unserem Artikel zum Thema Geschäftsessen.