Checkliste: Leitfaden für den Einkauf von Facility-Management Leistungen

Der Einkauf von Facility-Management-Leistungen ist häufig noch nicht im Beschaffungswesen integriert, obwohl sich die Ausgaben für Liegenschaftsverwaltung bei vielen Unternehmen auf rund 10 Prozent der gesamten Beschaffungskosten belaufen. Deshalb ist es sinnvoll, den Einkauf von Facility-Management-Leistungen strategisch zu gestalten.
Die Checkliste entstammt dem Leitfaden „Einkauf von Facility-Management-Leistungen“ vom Bundesverband für Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik. Der Leitfaden soll zum Einen einführend, zum Anderen aber auch vertiefend die verschiedenen Aspekte und Methoden für ein professionelles Beschaffungsmanagement darstellen.

Betriebskosten im Facility Management dauerhaft senken

1)    Volumenbündelung
-    Aufbau eines unternehmensweiten gültigen Lieferantenpools
-    Zusammenfassung aller Bedarfe für ein Produkt oder eine Dienstleistung
-    Mehr Verhandlungsmacht für den Einkäufer: Dadurch können diese schneller und einfacher Vereinbarungen für Volumenrabatte aushandeln
-    Alle Geschäftsbereiche sollten ihre Bedarfe spezifizieren und, sofern dies möglich ist und sinnvoll erscheint, standardisieren

2)    Ermittlung des besten Preises
-    Wenn unterschiedliche  Abteilungen den Facility-Management-Einkauf nicht bündeln können, so sollten zumindest regelmäßige interne  Preisvergleiche stattfinden.
-    Target Costing: Hier gibt das Unternehmen den Preis vor, welches es bereit wäre zu zahlen. Nach Abzug der Gewinnmarge des Dienstleisters werden die tatsächlichen Kosten des Dienstleisters ermittelt und den maximal zulässigen Kosten gegenübergestellt. Diese fallen im Regelfall niedriger als die tatsächlichen Kosten aus.
-    Optionen über Langfristverträge abfragen: Das bietet beiden Seiten die Möglichkeit langfristig zu planen und zu kalkulieren.
-    e-Auctions erstellen: Diese haben vergleichsweise geringe Kosten zur Folge, so dass die Einsparpotenziale groß erscheinen. Allerdings muss hier stark auf die Qualität der angebotenen Dienstleistungen geachtet werden, da Dienstleister oftmals an der Qualität sparen, um den günstigen Preis zu halten.

3)    Neubestimmung der Anforderungen
-    Beim Einsatz von Neubestimmungen werden Bedarfsspezifikationen überprüft und überarbeitet. Die nutzbaren Möglichkeiten sind unter anderem: die Reduktion der verschiedenen einzukaufenden Facility-Management-Dienstleistungen oder das  Outsourcing in ein eigenes Unternehmen.
-    Voraussetzung ist in jedem Fall das Erstellen von Leistungsverzeichnissen für wiederkehrende, gut spezifizierbare Facility-Management-Dienstleistungen. Sie weisen ebenso Standardleistungen wie Nicht-Standardleistungen aus, die gegebenenfalls spezielles Know-how seitens des Dienstleisters voraussetzen.

Strategie: Einkauf von Facility Services

1)    Durch die Analyse der Warengruppen-Portfolios wird die Wissensgrundlage für den Einkäufer erstellt. Das Warengruppen-spezifische Portfolio
-    liefert die wesentlichen Kennzahlen zu jeder Warengruppe
-    zeigt die bestehende Lieferantenstruktur und -bewertung,
-    bringt Erkenntnisse über die vorhandene Vertragssituation und
-    gibt einen Ausblick auf die geplanten strategischen Warengruppenaktivitäten

2)    Mit dem Ziel, weitere Einsparpotenziale zu identifizieren und die vorhandenen Ressourcen intelligent auf die wertbeitragenden Warengruppen auszurichten, kommt eine weitere Analyse hinzu: die Analyse des Reifegrads von Kosten und Fertigungstiefe.

Ein Reifegradmodell umfasst acht Ausprägungen und erfasst den jeweiligen Umsetzungsgrad anhand definierter Kriterien. Ausprägungen sind
-    einkaufsfunktionsnahe Aspekte (Bündelungsrate, realisierte Einsparungen)
-    strukturelle Aspekte (Durchgängigkeit eines warengruppenbezogenen Prozessmanagements)
-    der Reifegrad des Lieferantenmanagements.

Tipp:

Um beispielsweise noch höhere Mengenrabatte erzielen zu können, können sich Unternehmen mit ähnlicher Spezialisierung auch verbünden. Die Hamburger Sparkasse fordert zum Beispiel regionale Handwerksbetriebe aus den Bereichen Klima- und Elektrotechnik auf, sich zu einer Bietergemeinschaft zusammenzuschließen. Die beteiligten Unternehmen sollen dann ein Unternehmen benennen, welches für die zuständige Abteilung alleiniger Ansprech- und Vertragspartner ist.

Der Bundesverband Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik e.V. (BME), Frankfurt, hat den Praxisleitfaden „Einkauf von Facility-Management-Leistungen“ veröffentlicht. Die 120-seitige Publikation ermöglicht Beschaffungsentscheidern einen umfassenden Marktüberblick auf dem Gebäudemanagementsektor. In 21 Kapiteln werden Methoden und Verfahren für ein professionelles Beschaffungsmanagement ausführlich dargestellt.

Im Fokus stehen u. a. folgende Themen:
•    Strategischer Einkauf (Hebeleinsatz, Einkaufsstrategie, Wertschöpfungspartnerschaften, Stellenprofile, Vergabe von Leistungen)
•    Operativer Einkauf (Einkauf von technischen Diensten sowie Bau-, Reinigungs-, Entsorgungs- und Cateringleistungen, Planung einer öffentlichen Ausschreibung)
•    Rechtliche Aspekte (Haftung des Auftraggebers für Mindestlöhne, Gewerberaummiete, Vertragsarten, Outsourcing, Arbeitnehmerüberlassung, Betreiberverantwortung)

Preis: 35 Euro, zzgl. MwSt. (wahlweise als Hardcopy oder PDF)

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