Effizienter einkaufen durch weniger Fehler

In Zeiten der Digitalisierung gewinnen umfassende Tools und Lösungen verstärkt an Bedeutung. Oftmals wird allerdings nur im Vertrieb, dem Marketing und der Produktion investiert, während andere Bereiche, die signifikante Kosteneinsparungen erzielen können, zu kurz kommen.

Dabei ist der Einkauf mit den richtigen Tools durchaus in der Lage, einen wertvollen Beitrag in der Wertschöpfungskette zu leisten und als Renditehebel zu fungieren. Insbesondere auf operativer Ebene wird im Einkauf mit wiederkehrenden Aufgaben und Prozessen gearbeitet.

Da diese ein hohes Potenzial in Sachen Effizienz und Fehlerreduktion aufweisen, bietet sich durch Automatisierung eine große Chance. Der Effekt: Mittel- und langfristige Kosteneinsparungen.

Einkauf ohne Controlling ist wie Fußball ohne Tore zählen

Oft sieht die Praxis noch so aus: Ein produzierendes Unternehmen bestellt für mehrere Standorte deutschlandweit Büromaterial sowie Hilfs- und Betriebsstoffe. Im Betrieb entstehende Bedarfsanforderungen werden in Papierform beim Abteilungsleiter eingereicht und erst nach dessen Freigabe an den Einkauf weitergegeben. Dort wird die Bestellung in Word-Vorlagen übertragen und bei verschiedenen Lieferanten angefragt oder manuell bestellt. Die Lieferung erhält die Fachabteilung direkt, die Rechnungsprüfung prüft die Rechnung und gibt sie zur Zahlung frei.

Zurück bleibt eine Einkaufsabteilung ohne Transparenz über die Volumina der bestellten Waren. Auf Artikelebene sind zudem keine Preisabweichungen nachvollziehbar, ein Preisspiegel für künftige Verhandlungen wird ebenso wenig erstellt. Grund dafür ist, dass entlang des Bestellprozesses keine Daten erfasst wurden, was eine wertvolle Auswertung mit hohem Aufwand verbindet, den die meisten Unternehmen scheuen. Einkauf ohne Controlling ist wie Fußball ohne Tore. Doch wie können Unternehmen die im Einkauf versteckten Potentiale heben?

C-Teile und indirekte Kosten können mittlerweile auch durch digitale Einkaufscontrolling-Tools erfasst und analysiert werden – diese Datengrundlage schafft beste Voraussetzungen für die nächsten Verhandlungen. Gleichzeitig hat der Einkauf mehr Zeit für wichtige strategische Themen, wenn andere Abteilungen ihre indirekten Bedarfe über eine Einkaufsplattform selber bestellen.

Im Zuge dessen lässt sich ebenfalls ein zeitsparender Freigabeworkflow etablieren. Auch eine automatisierte Rechnungserfassung und -prüfung, welche Daten sammelt und schließlich einen transparenten Blick auf die Details aller Bestellungen erlaubt, kann als Tool implementiert werden.

5 Schritte für mehr Transparenz im Einkauf
1. Analysieren Sie Ihre Prozesse
2. Bewerten Sie Ihre Warengruppen, indirekten Ausgaben sowie entsprechende Preise
3. Definieren Sie Freigabegrenzen für Abteilungen
4. Verschaffen Sie sich einen Überblick über Ihre Aufwände
5. Reduzieren Sie den operativen Aufwand für wiederkehrende Bestellprozesse