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Link kopierenEinkauf krisensicher aufstellen: So klappt’s
In Zeiten des wirtschaftlichen Abschwungs muss auch der Einkauf in Unternehmen reagieren und sich krisenfest aufstellen. Was Mittelständler jetzt ändern müssen, um die Kosten zu reduzieren und die Liquidität zu sichern.
Die Corona-Pandemie stürzt die Weltwirtschaft in eine tiefe Krise, von der niemand weiß, wie lange sie andauern wird. Dazu kommen noch die Probleme, die es schon davor gab: Stellenabbau in der Automobilbranche, Brexit und Handelskriege. Fest steht: Die wirtschaftlich guten Jahre sind erst einmal vorbei.
Während größere Konzerne oftmals über größere liquide Mittel verfügen, um solch einen Wirtschaftsabschwung zumindest zunächst einmal ohne allzu große Blessuren zu überstehen, haben es viele Mittelständler deutlich schwerer. Sie trifft es härter, wenn schon geplante Kundenaufträge storniert und Abnahmemengen reduziert werden. Zum erwarten die Kunden durch die sich verschlechternde Wirtschaftslage in der Regel auch Preisreduktionen. Es ist somit wichtig, dass Mittelständler nun die richtigen Maßnahmen treffen, um für diese Auswirkungen gewappnet zu sein.
Erster Schritt
Um herauszufinden, welche Maßnahmen dies sind, genügt im ersten Schritt die Antwort auf die folgenden zwei Fragen:
- Was sind die größten Kostenblöcke im Unternehmen?
- Welche Kosten kann man kurz- und mittelfristig beeinflussen?
In den meisten Fällen lautet die Antwort: direkte Materialkosten und direkte Personalkosten sowie einige indirekte Kosten (Reisekosten, IT, Schulungen, Marketing usw.). Die direkten Personalkosten dürften sich aufgrund des Absatzrückgangs automatisch reduzieren (Überstunden, Leiharbeiter), und auch bei den indirekten Kosten ergeben sich Einsparungen, insbesondere bei den Reisekosten, denn durch die Corona-Pandemie sind Geschäftsreisen derzeit sowieso keine Option. Den größten Kostenblock bilden aber meist die direkten Materialkosten. Eine Reduzierung dieser Kosten setzt jedoch einen effektiv und effizient arbeitenden Einkauf voraus – und genau hier gibt es gerade bei kleineren Mittelständlern oft ein Problem.
Bevor ein Unternehmen mit einem Projekt zur Reduktion der Beschaffungskosten startet, sollte es zuerst prüfen, ob der Einkauf dazu überhaupt fähig ist. Somit ergeben sich folgende Maßnahmen:
- Analyse der heutigen Einkaufsorganisation und -mannschaft
- Analyse der Prozesse, Tätigkeiten und Dokumente
- Analyse der Zusammenarbeit mit anderen Fachabteilungen
- Analyse des Risikomanagements
Tipps zur Kostenoptimierung
Sollte sich herausstellen, dass der Einkauf nicht optimal aufgestellt ist, wäre dessen Verbesserung der erste Schritt. Andernfalls kann man direkt mit der Kostenoptimierung starten.
Hier haben sich folgende Maßnahmen bewährt:
- Identifikation und Analyse der werthaltigen Artikel und Dienstleistungen
- Definition der Warengruppenstrategien (kurz-, mittel- und langfristig)
- Umsetzung der Warengruppenstrategien mit Fokus auf:
- (globale) Ausschreibungen, Verhandlungen, Lieferantenwechsel und Produktkosten- und Wertanalysen
- Nachverhandlung bestehender Preisvereinbarungen
- Cost-down-Workshops mit Lieferanten
Da ein Umsatz- und damit auch Gewinnrückgang zu einer Reduktion der liquiden Mittel führt, sollten Unternehmen auch den Cashflow verbessern. Die wichtigsten Maßnahmen wären hier:
- Reduktion der Lagerkosten durch Optimierung der Dispositionsparameter
- Verbesserung der Zahlungsbedingungen
- Optimierung des Sales und Operations Plannings
- Vereinbarung von Konsignationslagern mit Lieferanten
Unabhängig von der aktuellen finanziellen Situation ist ein proaktives Handeln in jedem Falle wichtig. Wenn man mit den genannten Maßnahmen erst dann anfängt, wenn der Abschwung das Unternehmen voll trifft, ist es entweder zu spät oder die Maßnahmen kosten mehr Aufwand und Geld, als einem vielleicht lieb ist.
Hans Boot ist Principal bei der Unternehmensberatung „Durch Denken Vorne Consult“.
