eRechnung soll ab 2025 bei B2B-Geschäften im Inland Pflicht werden

Wird in Deutschland eine Rechnung „elektronisch“ verschickt, ist damit heute sehr häufig eine PDF-Datei im Anhang einer E-Mail gemeint. Die entsprechende Regelung im Umsatzsteuergesetz schreibt nämlich kein bestimmtes Format vor; vielmehr ist eine elektronische Rechnung „eine Rechnung, die in einem elektronischen Format ausgestellt und empfangen wird“.

Mit dem Wachstumschancengesetz soll sich diese Definition ändern. Nach der Neufassung der entsprechenden Vorschrift im Umsatzsteuergesetz (§ 14 Absatz 1 Satz 3 UStG-E) ist eine eRechnung dann eine Rechnung, „die in einem  strukturierten elektronischen Format  ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine  elektronische Verarbeitung ermöglicht“.

Was bedeutet das konkret? Wie der Deutsche Steuerberaterverband (DStV) berichtet, hat das Bundesministerium für Finanzen (BMF) dazu bereits vor Ende des Gesetzgebungsverfahrens erste Hinweise zu den zulässigen Formaten für die eRechnung gegeben. In einem entsprechenden Schreiben stellt das BMF fest, dass die Formate XRechnung (wie es heute schon bei öffentlichen Aufträgen zum Einsatz kommt) und ZUGFeRD 2.0.1 (eine Kombination aus PDF-Dokument und XML-Datei), grundsätzlich den geplanten Anforderungen entsprechen. Auch EDI (Electronic Data Interchange)-Verfahren, die einen automatischen Dokumentenaustausch ermöglichen, sollen laut dem BMF-Schreiben grundsätzlich weitergenutzt werden können; es werde dazu an einer Lösung gearbeitet mit dem Ziel „den Umsetzungsaufwand im Interesse der Wirtschaft auf das Notwendigste zu begrenzen“, heißt es im BMF-Schreiben. 

Wird das Wachstumschancengesetz wie geplant verabschiedet, gilt ab dem 1. Januar 2025 die generelle Pflicht zu elektronischer Rechnungsstellung und damit die neue Definition der elektronischen Rechnung –  eine Rechnung im PDF-Format zählt dann nicht mehr dazu. Rechnungsempfänger müssen ab diesem Datum eRechnungen akzeptieren. Allerdings sind für die Rechnungsaussteller Übergangsregelungen vorgesehen. Bis Ende 2025 sollen weiterhin Papierrechnungen und weitere Formate verschickt werden dürfen. Unternehmen mit weniger als 800.000 Euro im vorvergangenen Jahr sollen bis Ende 2026 Zeit bekommen, sich auf die neue eRechnung einzurichten. Wenn der Rechnungsempfänger zustimmt, sollen sogar bis Ende 2027 noch Rechnungen wie gehabt im EDI-Verfahren ausgetauscht werden dürfen. Papierrechnungen im B2B-Bereich sind indessen 2027 endgültig passé.

Für Rechnungen an Privatpersonen ebenso wie für Kleinbetragsrechnungen ändert sich nichts – sie dürfen weiterhin auch auf Papier oder als PDF ausgestellt werden.