Bürotechnik: von der Schreibmaschine zur Videotelefonie

Auch das Telefon, das in vielen Abteilungen schon damals unverzichtbar war, hat eine Metamorphose durchlaufen: Wählscheibentelefone findet man kaum noch auf Büroschreibtischen, stattdessen wird mit multifunktionalen Tastentelefonen oder gleich mit dem Handy oder einer Computersoftware wie Skype telefoniert. Videotelefonie und Videokonferenzen, vor 25 Jahren noch undenkbar, sind dank immer schnellerer Internetverbindungen und Computern Normalität geworden.

Lesetipp

Auf der amerikanischen Nachrichtenseite Slate schreibt Sara Goldsmith lesenswert (auf Englisch) über die „Perfektion der Büroklammer“. Sie sei 1899 erfunden worden – und habe sich seitdem nie weiterentwickeln müssen.

Geblieben sind lediglich die ganz einfachen bürotechnischen Dinge: Ein Locher funktioniert noch genauso wie vor Jahrzehnten, ein Hefter, wie er auf fast jedem Büroschreibtisch zu finden ist, ebenso.

In einigen besonders innovativen Unternehmen sind aber auch jene Bereiche digitalisiert und vernetzt, die nicht auf den ersten Blick sichtbar sind. So merkt im „Basecamp“ des Smart-Home-Anbieters Loxone der Miniserver, wann der Letzte das Büro verlässt – und passt Beleuchtung und Klimatisierung entsprechend an. Facility-Management-Dienstleister bieten Ähnliches in immer mehr Bürohochhäusern an.

Produktionshallen haben sich in den vergangenen Jahren und Jahrzehnten vielerorts verändert: Die Maschinen sind heute vernetzt, Arbeitsschutzvorschriften taten ihr Übriges. Aber wie sieht es in den Schreibtisch-Abteilungen aus? Hat sich die Bürotechnik durch die Digitalisierung ebenso verändert wie die Produktionstechnik? Und wie sieht die Zukunft aus?

Bürotechnik: eine Definition

Die Bürotechnik bezeichnet laut Meyers Lexikon „elektronisch, seltener auch elektrisch oder mechanisch arbeitende Hilfsmittel zur effektiveren Ausführung bürotechnischer Arbeiten“. Nach dieser Definition gehören neben Computern, Kopierern, Druckern, Telefonen und anderen elektronischen Geräten auch Low-Tech-Lösungen wie Locher, Hefter (umgangssprachlich: Tacker) oder ein Anspitzer zur Bürotechnik.

Weil die Abgrenzung schwierig und ungenau ist, spricht man wahlweise auch von Büroausstattung oder -zubehör, wenn alles vom Bürostuhl bis zum Telefon gemeint ist, oder (seltener) von Büromaschinen oder Bürogeräten, wenn wirklich nur Kopierer, Computer und Co. gemeint sind. Bürotechnikhändler jedenfalls verkaufen meist Kopierer und Bürotische genauso wie Kugelschreiber und Kopierpapier.

Bürotechnik: was sich verändert hat

Vergleicht man ein Büro von heute mit einem aus dem Jahr 1980 oder noch früher, ist vieles – aber nicht alles – anders. So gibt es in den meisten Büros auch heute noch ein Faxgerät und einen Kopierer, auch wenn die modernen Geräte in der Regel deutlich mehr Funktionen haben (und gleichzeitig viel billiger in der Anschaffung waren).

Der größte Unterschied dürfte hingegen sein, dass damals nicht auf jedem Tisch ein Computer stand. Zwar gab es Anfang der achtziger Jahre erste PCs, und auch in den Büros hielten Computer Einzug. Doch sie waren damals noch sehr teuer, Schreibarbeiten wurden daher meist auf Schreibmaschinen (oder mit der Hand erledigt).

Bürotechnik: Wie wichtig ist die Ausstattung?

Einen ganzen Monat Arbeitszeit kostet langsame, fehlerträchtige oder umständlich zu bedienende Bürotechnik jeden Mitarbeiter – zumindest laut einer Studie des Bürotechnikherstellers Sharp Business Systems. Der Grund für diesen Missstand liegt keineswegs in der Unfähigkeit des Einzelnen, sondern in der mangelhaften Organisation und in veralteten Bürosystemen in den Unternehmen. Über unsinnig verteilte Dokumente im Netzwerk der Unternehmens-IT klagt rund ein Drittel der Mitarbeiter, und in die Jahre gekommene Gerätschaften ärgern ein Viertel. Knapp die Hälfte der Mitarbeiter ist davon überzeugt, dass ihnen der Einsatz neuer Technologie zu mehr Produktivität verhelfen und ihre Motivation insgesamt steigern würde. Umso alarmierender, dass auch eine Studie des Marktforschungsunternehmens IDC zum „Arbeitsplatz der Zukunft“ im vergangenen Jahr ergab, dass drei Viertel der Mitarbeiter nicht mit der IT-Ausstattung ihres Arbeitsplatzes zufrieden seien.

Nun sind Studien, die von Anbietern oder in ihrem Auftrag durchgeführt werden, immer mit etwas Vorsicht zu genießen, aber dass nicht richtig funktionierende oder langsame und alte Computer und Drucker zu Produktionseinbußen führen, wird wohl jeder Büroarbeiter bestätigen können.

Zudem leidet unter der schlechten Technik die Motivation der Mitarbeiter – und damit auch die Attraktivität des Arbeitsplatzes. Bürotechnik scheint also ein Element im Kampf gegen den Fachkräftemangel zu sein. Das haben auch Facility-Management-Dienstleister erkannt, die in vielen Fällen auch für die Büroausstattung (oder zumindest für Dinge wie die Klimatisierung und Beleuchtung der Büros) verantwortlich sind.

Bürotechnik: aktuelle Trends

• Drucker: LED-Technik ist robuster als Laser und sorgt für präzise Druckqualität. Serviceprogramme helfen, die gesamten Drucker im Unternehmen zu verwalten.
• Telefonie: Software auf dem Computer löst die klassische Festnetztelefonanlage ab.
• Beleuchtung: Energiesparende LED-Leuchten arbeiten nach Bedarf. Sie geben beispielsweise Licht nur da, wo sich Mitarbeiter aufhalten.
• Klimatisierung: Intelligente Steuerungen sorgen für ausgeglichene Belüftung.
• IT: Es gibt immer kompaktere Geräte mit mehr Leistung zu günstigeren Kosten. 

Rechtliches zum Thema Bürotechnik

Ein besonderes rechtliches Problem – nicht nur aus Gründen der Cybersicherheit – erwächst aus privat mitgebrachten elektronischen Geräten. Im Sommer stellen sich viele Mitarbeiter einen Ventilator ins Büro, im Dezember eine Lichterkette. Juristen warnen davor, den Einsatz von Elektrogeräten – egal welcher Art und zu welchem Zweck – grundsätzlich zu erlauben. Die sogenannte Betriebssicherheitsverordnung schreibe nämlich eine Sicherheitsüberprüfung für alle Geräte obligatorisch vor. Ansonsten entstünden Gefahren, zum Beispiel durch Stromschläge – insbesondere wenn die Herkunft der Geräte unklar ist.

Was zudem viele vergessen: Drucker und andere Bürogeräte speichern teilweise auch personenbezogene Daten. Daher gilt auch für sie die Datenschutzgrundverordnung.

Bürotechnik im Homeoffice

Flexibilität wird den Mitarbeitern immer wichtiger – und prinzipiell spricht meist wenig dagegen, wenn Büroarbeiter auch mal von zu Hause arbeiten (wenn bestimmte rechtliche Fragen geklärt sind). Aber auch dort müssen sie natürlich mit Bürotechnik ausgestattet sein, vor allem mit IT-Technik. Eine der wichtigsten Entscheidungen, die Arbeitgeber bzw. IT-Abteilungen treffen müssen, ist die zwischen CYOD (Choose your own device), COPE (Corporate owned, personally enabled) oder dem klassischen BYOD (Bring your own device) – wobei letztere Möglichkeit aus Gründen wie Datenschutz, Haftung, Lizenzrechte und Support immer unbeliebter wird.