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In 5 Schritten zum digitalen Finanzteam

Auf der Suche nach Zeitfressern landen Betriebe immer wieder bei ineffizienten Prozessen, allen voran manuelle Datenverarbeitung. Wie das besser geht, erklärt Ante Spittler, Gründer und CEO von Moss.

Ante Spittler, Gründer und CEO von Moss
Ante Spittler ist Gründer und CEO von Moss. Bild: Lotte Ostermann

Die Suche und das Teilen von Informationen und ineffiziente Prozesse gehören einer Untersuchung des McKinsey Instituts zufolge zu den häufigsten Gründen für Zeitverschwendung am Arbeitsplatz. Das wirft die berechtigte Frage auf, wie sinnig eine manuelle Datenverarbeitung ist - erst recht in Zukunft. Welche Datenmenge kann ein Mensch überhaupt fundiert, zügig und verlässlich strukturieren, priorisieren und für unternehmensentscheidende Prozesse aufbereiten?

In den vergangenen zwei Jahren haben sich dabei viele Arbeitsfelder längst in den digitalen Raum verschoben. Mithilfe intelligenter Software kann jeder Prozess als passgenaue digitale Komponente sinnvoll in den Arbeitsalltag implementiert und in einem umfassenden Tool vereint werden. Eine menschliche Überwachung bleibt weiterhin nötig, wird jedoch um ein Vielfaches vereinfacht.

Ein Unternehmensbereich, der aus Vertrauen auf die bisherigen Prozesse jedoch weiterhin meist analog bleibt, ist die Finanzabteilung – doch genau hier lohnt es sich besonders, die nächsten Schritte zu wagen! Ante Spittler, CEO von Moss, weiß, wie der Weg zum digitalen Finanzteam gelingt.

Schritt 1: Überblick verschaffen und Ziele setzen

In fast allen Unternehmen besteht die Möglichkeit, bisher analoge Prozesse zu digitalisieren. Besonders Finanzabteilungen arbeiten oft noch mit manuellen Ablagesystemen – die Aktenordner türmen sich, fehlende Mitarbeiterbelege und unbezahlte Eingangsrechnung stauen sich und verhindern einen reibungslosen Monatsabschluss. In welchem Maße eine Digitalisierung notwendig und vor allem sinnvoll ist, sollte sorgfältig bedacht und individuell entschieden werden. Für die erfolgreiche Einführung einer digital unterstützten Finanzabwicklung, gilt es zunächst eine Bestandsaufnahme der aktuellen Abläufe durchzuführen. Denn egal wie umfangreich der Digitalisierungsprozess letztendlich sein wird, zu Beginn muss der Ist-Zustand festgestellt werden. Ziel dieses ersten Überblicks ist es, den digitalen Reifegrad im Unternehmen zu ermitteln und damit einen klaren Blick darauf zu bekommen, wie das Finanzteam in Bezug auf die Digitalisierung aufgestellt ist bzw. aktuell arbeitet. Nach erfolgter Bestandsaufnahme werden sinnvolle Ziele gesetzt. Hier geht es darum zu formulieren, welche Finanzprozesse von einer digitalen Aktualisierung am meisten profitieren können und wie daraus ein Nutzen für Mitarbeitende und auch Kund:innen geschaffen wird. Dabei heißt es auch abzuwägen, wie durch eine digitale Transformation Marktvorteile entstehen können.

Am einfachsten zu digitalisieren ist das Belegmanagement, sowie Firmenkarten und Vorkontierung. Hierfür haben sich cloudbasierte Plattformen bewährt. Sie vereinfachen die Art und Weise, wie Mitarbeitende Informationen austauschen und miteinander kommunizieren. Programme für die Zusammenarbeit an Dokumenten sorgen auch für mehr Transparenz. Teammitglieder können gleichzeitig an Dokumenten arbeiten und Änderungen leicht nachverfolgen. Besonders im Bereich der Mitarbeiterauslagen oder Eingangsrechnungen sind diese Lösungen von Vorteil. Themen wie die Budgetierung und Prognosen wiederum sind häufig zeitaufwändiger und fehleranfällig. Im späteren Verlauf der Digitalisierung sollten jedoch auch diese Bereiche modernisiert werden. Hier ist es sinnvoll, auf ein System umzusteigen, das diese Prozesse rationalisiert, die Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen erleichtert und die Genauigkeit verbessert. Tools, die innovative Financial Planning & Analysis Funktionen ermöglichen, integrieren Technologien wie KI und maschinelles Lernen. Sie bieten der Finanzabteilung neue Möglichkeiten unternehmensweite Datenanalyse und -verarbeitung durchzuführen. Das eigene Controlling, Budgeting und die Kostenkontrolle können so beispielsweise zum echten Game Changer werden und eine langfristige Planung ermöglichen. Ein datengesteuerter Ansatz ist dabei ein Schlüsselfaktor für die digitale Transformation des Finanzteams. So können Digitalisierungsziele im Laufe der Zeit, an die sich verändernden Umgebungen angepasst werden.

Schritt 2: Bereitschaft aufbauen

Damit die digitale Transformation der Finanzabteilung gelingt, gilt es im nächsten Schritt, das eigene Team abzuholen. Wenn die Angestellten verstehen, warum die neue Technologie eingeführt wird und wie sie ihnen nützt, ist die Wahrscheinlichkeit größer, dass sie sie auch tatsächlich anwenden. Besonders in Unternehmen mit kleiner Finanzabteilung ist eine digitale Umstellung mühelos zu bewerkstelligen, bietet den Mitarbeitenden aber umso mehr Entlastung bei ihrer täglichen Arbeit. Hier eignen sich Tools, die sich in vorhandene Prozesse nahtlos einfügen und Schnittstellen zu gängigen ERP-Systemen und Buchhaltungslösungen anbieten. Gerade bei heiklen Themen, wie dem Finanzmanagement, ist außerdem darauf zu achten, Anwendungen zu nutzen, die vollkommene Transparenz und Kontrolle gewährleisten. Das gibt dem Team Sicherheit. Die Modernisierung bietet auch eine große Chance, das Finanzteam weiterzubilden. Insbesondere kleinere Teams lassen sich dabei problemlos während des gesamten Implementierungsprozesses miteinbeziehen. Investiert man in die Entwicklung der Finanzabteilung, fühlt sich diese motivierter und vom Unternehmen wertgeschätzt. Arbeiten zudem alle Mitarbeitenden mit derselben Datenbank, werden Daten nicht mehr in Silos erzeugt. Sie sind zu jeder Zeit für alle zugänglich. So ist es einfacher, sich für die Unternehmensziele einzusetzen und alle auf dem gleichen Stand zu halten.

Schritt 3: Das richtige Tool finden

Unternehmen machen sich Tools für die Automatisierung von Prozessen bereits in vielen anderen Abteilungen erfolgreich zunutze. Im Kundenmanagement, Personalwesen oder Marketing sind digitale Tools nicht mehr wegzudenken. Dank ihnen ist es möglich, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren und Aufgaben zu erledigen, die für das Team von entscheidender Bedeutung sind. Auch wenn es verlockend sein kann, im Zuge der digitalen Umstrukturierung eine Reihe innovativer Technologien einzuführen, muss sichergestellt sein, dass jede neue Software zum Unternehmen passt, die Arbeit erleichtert und nicht verkompliziert. Bei der Implementierung von Tools ist zudem darauf zu achten, welcher Digitalisierungsgrad sinnvoll ist. Welche Prozesse sollen automatisiert werden? Worauf legt das Team Wert? Wie können Mitarbeitende ihr volles Potenzial mithilfe von Programmen ausschöpfen?

Je nach Anwendungsfall kann der Fokus dann unterschiedlich gesetzt werden. Es gibt jedoch auch einige Features, die die gewählte Software unbedingt mitbringen sollte. Besonders für Finanzabteilungen sind Tools, die Echtzeit-Lösungen anbieten und ein ganzheitliches Ausgabemanagement mit dezentralisierten Ausgaben ermöglichen, zwingend erforderlich. Zum Beispiel können Anwendungen wie digitale Firmenkreditkarten aufwändige Verwaltungsprozesse reduzieren und Fehleranfälligkeit minimieren. Ob wegen einer Budgetberechnung oder Reisekostenabrechnung: Abstimmungen zwischen Abteilungen können viel Zeit und Energie rauben. Und nicht zuletzt sind diese Tätigkeiten, wenn man sie manuell bearbeitet, anfällig für Fehler. Sowohl der damit verbundene Personalaufwand als auch die Komplexität lassen sich durch den Einsatz digitaler Tools reduzieren. Simple Prozesse werden somit automatisiert und wichtige Ressourcen freigesetzt. Das Team kann sich wieder geschäftsrelevanten Aufgaben zuwenden und die dadurch eingesparten Mittel in andere Geschäftsfelder investieren.

Schritt 4: Flexibel und up-to-date bleiben

Unternehmen, die sich für eine digitale Transformation entscheiden, müssen flexibel bleiben, um sich den sich ständig ändernden technologischen und marktbedingten Herausforderungen anpassen zu können. Denn das Wichtigste ist, sich nach der Implementierung einer neuen Software oder eines Tools nicht darauf auszuruhen. Eine erfolgreiche Digitalisierung ist ein fortlaufender Prozess. Es gilt, stets auf dem neusten Stand der Technik zu sein und offen für Veränderungen zu bleiben. Nur so können Arbeitsprozesse dauerhaft optimiert und schlussendlich auch vereinfacht werden. Eine offene Unternehmenskultur, die die Übernahme neuer Ideen und Ansätze fördert, sowie eine klare Strategie und klare Ziele sind hierbei ausschlaggebend.

Die Finanzabteilung ist dabei nur der Anfang: Implementiert das Team erfolgreich digitale Technologien und Prozesse, trägt das dazu bei Veränderungen im gesamten Unternehmen anzustoßen. Mühelos können andere Abteilungen nachziehen und smarte Tools in ihre Arbeitsabläufe integrieren. So kann die Einführung digitaler Anwendungen dazu beitragen, dass Veränderungen auf allen Ebenen des Unternehmens schneller und reibungsloser umgesetzt werden.

Schritt 5: Partner:innen und Kund:innen einbeziehen

Im letzten Schritt kann es durchaus sinnvoll sein, externe Partner:innen über anstehende Vorhaben zu informieren. Unternehmen stehen vor der Herausforderung, mit ihren Kund:innen über den Kanal ihrer Wahl in Kontakt zu treten. Sie müssen konsistente und intelligente Interaktionen zeitnah, sicher und unter Einhaltung der Finanzvorschriften anbieten. Ein engagierter Anbieter, der Partner:innen mit einbezieht und stärker auf Kund:innenbedürfnisse eingeht, erhöht seine Erfolgschancen auf dem Markt. Beispielsweise bevorzugen viele Käufer:innen nutzerfreundliche Bezahlmethoden – kein Problem für ein automatisiertes Abwicklungssystem!

Hierbei ist es natürlich nicht bei allen Tools und Neuerungen notwendig, externe Kooperationspartner:innen vollumfänglich miteinzubeziehen. Einige Finanztools lassen sich so nahtlos in die betrieblichen Prozesse integrieren, dass weder Kund:innen noch Partner:innen eine Veränderung bemerken. Cloudbasierte Ablagesysteme, Firmenkreditkarten oder Controllingsoftware sind gute Beispiele dafür. Mit der Implementierung der richtigen Technologien kann so ein reibungsloser weiterer Verlauf der Zusammenarbeit gesichert werden.

Fazit: Digitalisierung ist ein Prozess - Dranbleiben lohnt sich

Oftmals kostet der Schritt in eine automatisierte Finanzabteilung einiges an Überwindung. Aber er lohnt sich. Mit einer strukturierten Herangehensweise lassen sich die Prozesse sinnvoll in Unternehmen integrieren. Fortschritte zu dokumentieren und evaluieren kann dabei helfen, positive Veränderungen innerhalb des Finanzbereichs und der generellen Entwicklung des Unternehmens wahrzunehmen. Hier gilt es, sich gemeinsame Ziele und Maßnahmen zu setzen und sich über die Erkenntnisse in regelmäßigen Abständen auszutauschen. Wer sich für das Implementieren digitaler Anwendungen entscheidet, festigt nicht nur seine Wettbewerbsfähigkeit und Marktposition. Das Ziel besteht auch darin, interne Prozesse zu optimieren. Ehemals analoge Arbeitsabläufe lassen sich dank sofort abrufbarer Informationen schneller durchführen, was zeitliche Ressourcen einspart. Relevante Informationen werden übersichtlich, nachvollziehbar und leicht zugänglich aufbereitet. Das vereinfacht einerseits komplexe Prozesse, erhöht andererseits aber auch die Transparenz der Abläufe.

Zuletzt ermöglicht eine digital unterstützte Finanzabwicklung nicht nur mehr Flexibilität in den Arbeitsabläufen. Auch Mitarbeitende profitieren davon, nicht mehr ortsgebunden zu sein. Das schafft Attraktivität und eröffnet dem Unternehmen neue Wachstumsmöglichkeiten. So können Talente über den ganzen Globus verstreut Teil des Teams werden und neue Strukturen im Unternehmen gemeinsam aufbauen. Eine cloudbasierte Infrastruktur schafft hierfür die Basis. So kann auf benötigten Dateien und Systeme von überall aus – natürlich mit den notwendigen Sicherheitsfreigaben – zugegriffen werden. Finanztransaktionen werden sicher und dezentralisiert durchgeführt. Belege können von überall und zu jeder Zeit eingefügt oder abgerufen werden und können praktisch nicht verloren gehen. Es lohnt sich also in jedem Fall, die technischen Entwicklungen im Auge zu behalten. Durch ein schier endloses Angebot digitaler Anwendungen fällt es nicht immer leicht, auf Anhieb das passende Tool zu finden.  Doch die Suche wird sich auszahlen. Denn wer heute mutig ist, hat morgen mehr Zeit für die wesentlichen Herausforderungen.

Ante Spittler, Gründer und CEO von Moss

Gemeinsam mit Anton Rummel, Ferdinand Meyer und Stephan Haslebacher hat Ante Spittler 2019 Moss gegründet – die Plattform für digitales und effizientes Ausgabenmanagement. Nach seinem Studium des Finance & International Managements an der Universität zu Köln startete der passionierte Aktionär seine Karriere als Associate Consultant bei McKinsey. Bereits 2015 gründete er dann, zusammen mit Anton Rummel, sein erstes Start-up Move24. Hier stellte er schnell fest, wie schwierig es für Gründer ist, passende Zahlungslösungen zu finden und ohne Kredithistorie eine Firmenkreditkarte mit einem ausreichenden Limit zu bekommen. Dieses Problems nahm er sich schließlich persönlich an und entwickelte mit Moss eine Firmenkreditkarte, die nicht nur Gründern neue Möglichkeiten eröffnet, sondern auch das Ausgabenmanagement von etablierten mittelständischen Unternehmen optimiert. Dabei kümmert er selbst sich um die operativen Geschäfte, verantwortet die Unternehmensstrategie und Geschäftsentwicklung sowie die Internationalisierung.

Über Moss

Moss (https://www.getmoss.com) ist eine preisgekrönte, technologiegetriebene Software-Lösung für ganzheitliches Ausgabenmanagement. Die Plattform ermöglicht Mitarbeitenden, dezentralisierte Ausgaben zu tätigen und bietet Finanzverantwortlichen dabei vollkommene Transparenz und Kontrolle in Echtzeit. Durch die Automatisierung und Digitalisierung von Ausgaben befreit Moss Finanzteams von aufwändigen Verwaltungsaufgaben, spart Zeit sowie Geld und hilft Unternehmen, ihr volles Potenzial auszuschöpfen. Finanzen werden damit insbesondere für KMU zum Wettbewerbsvorteil. Moss ermöglicht unter anderem die flexible Herausgabe virtueller und physischer Kreditkarten, die digitale Erfassung und Freigabe von Rechnungen, die Abrechnung von Mitarbeiterauslagen und ein zuverlässiges Budget- sowie Liquiditätsmanagement. Als Plattform bietet Moss verlässliche Schnittstellen zu gängigen ERP-Systemen und Buchhaltungslösungen wie beispielsweise DATEV, Xero und Exact Online – und fügt sich dabei schnell und nahtlos in existierende Prozesse von Finanzteams ein.

Das FinTech mit Hauptsitz in Berlin ist in Deutschland, den Niederlanden, Großbritannien und 6 weiteren EU-Märkten aktiv und arbeitet seit Ende 2019 mit einem Team aus Finanz- und Software-Profis an der Lösung für ein ganzheitliches Ausgabenmanagement. Gegründet wurde das Unternehmen von Ante Spittler, Anton Rummel, Ferdinand Meyer und Stephan Haslebacher.

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