Dienstag, 18.02.2020
Kein Ersatz für Brief oder E-Mail: Wichtige Informationen sollten Arbeitgeber ihren Mitarbeitern nicht über Chatprogramme mitteilen.

Foto: dimarik/ iStock/ Getty Images

Kein Ersatz für Brief oder E-Mail: Wichtige Informationen sollten Arbeitgeber ihren Mitarbeitern nicht über Chatprogramme mitteilen.

Technologie
Chatprogramme für Mitarbeiter

Skype, Slack und Teams: Diese Rechtsrisiken entstehen Arbeitgebern

Chatprogramme wie Slack, Microsoft Teams oder Skype ersetzen oft die klassische E-Mail. Doch der Einsatz der Programme wirft rechtliche Fragen auf, etwa beim Datenschutz. Das müssen Arbeitgeber beachten.

Über 20 Millionen Menschen weltweit nutzen, wenn man den Zahlen der Anbieter glauben darf, die beiden Chatprogramme Microsoft Teams und Slack für ihren Job. Auch in Deutschland werden diese Kommunikationstools immer beliebter. Worauf Mittelständler aus rechtlicher Sicht achten sollten, wenn sie Chatkommunikation anbieten wollen, erklärt Regina Glaser, Fachanwältin für Arbeitsrecht und Partnerin bei der Kanzlei Heuking Kühn Lüer Wojtek in Düsseldorf, im Interview.

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Business-Chat-Programme werden auch in Deutschland immer beliebter. Wie bewerten Sie das als Juristin?

Ich halte das für sehr problematisch. Gleich mehrere Rechtsbereiche sind davon berührt. Am schwersten wiegt wohl das Datenschutzrecht. Schließlich liegen die Daten, die bei der Kommunikation entstehen, in vielen Fällen nicht auf firmeninternen Servern, sondern irgendwo beim Anbieter. Welches Datenschutzniveau da herrscht, ist nicht immer klar. Da muss man ganz genau hinschauen – nicht erst seit dem Inkrafttreten der DSGVO, aber seitdem besonders.

Lässt sich die Nutzung von Programmen wie Teams oder Slack überhaupt rechtssicher regeln?

Prinzipiell ja. Was Sie als Unternehmen benötigen, ist eine Legitimationsgrundlage – also in der Regel die Einwilligung der Mitarbeiter. Das ist nicht nur aus Datenschutzgründen wichtig, sondern auch weil durch die Nutzung der Programme eine Überwachung der Anwesenheit oder Leistung zumindest denkbar ist. Wenn das Unternehmen einen Betriebsrat hat, muss dieser bei der Einführung der Chatsysteme mitbestimmen, auch wenn keine Anwesenheits- oder Leistungskontrolle geplant ist.

Wie lässt sich die Einwilligung dokumentieren?

Da gibt es zwei Möglichkeiten: Entweder jeder einzelne Mitarbeiter unterschreibt eine Einwilligungserklärung, oder der Betriebsrat verhandelt eine Betriebsvereinbarung für das gesamte Unternehmen. Wichtig ist in beiden Fällen, dass diese Vereinbarung konkret und genau festlegt, welche Daten wo gespeichert werden, wer Zugriff hat, was mit den Daten passiert und so weiter.

Kann ein Chef seinen Mitarbeiter zwingen, Chatprogramme zu nutzen?

Nein, zwingen oder anweisen kann der Chef seine Mitarbeiter in der Regel nicht. Das könnte er nur, wenn die Nutzung für die Arbeit zwingend erforderlich wäre. Doch ich kann mir keinen Fall vorstellen, in dem das so wäre. Schließlich lässt sich alles, was man in einem solchen Chatprogramm bespricht, auch per E-Mail oder Telefon klären. Die Einwilligung muss freiwillig sein. Das heißt, es darf keine negativen Konsequenzen für Mitarbeiter geben, die sie nicht geben oder später widerrufen.

In manchen Fällen werden solche Programme gar durch Mitarbeiter auf eigene Faust verwendet. Sollte der Chef etwas dagegen unternehmen?

Wenn Mitarbeiter die Programme selbst einführen, können Verstöße gegen das Datenschutzrecht vorliegen. Sobald der Arbeitgeber davon Kenntnis erlangt und die Weiternutzung duldet, ist er zumindest mitverantwortlich. Er sollte dies für die gesamte Firma regeln – oder die Nutzung gleich untersagen. Aber die Mitarbeiter haben keinen Anspruch darauf, eine solche Software zu nutzen.

Regina Glaser: Fachanwältin für Arbeitsrecht

Foto: Heuking Kühn Lüer Wojtek

Regina Glaser: Fachanwältin für Arbeitsrecht

Gilt das auch, wenn ich einzelnen Mitarbeitern die Nutzung schon erlaubt habe?

Im Prinzip gilt der Gleichbehandlungsgrundsatz. Mitarbeiter dürfen also nicht willkürlich unterschiedlich behandelt werden. Wenn eine Ungleichbehandlung aber begründet werden kann – zum Beispiel weil einzelne Mitarbeiter in über verschiedene Büros verteilten Teams arbeiten, andere nur mit den Kollegen im selben Raum –, dann darf man die Nutzung unterschiedlich regeln. Das gilt insbesondere dann, wenn die Nutzung des Chatprogramms mit Kosten verbunden ist und sich diese nach der Nutzerzahl richten.

 

Was ist bei den Inhalten zu beachten, die in den Chats besprochen werden?

Hier ist es vor allem wichtig, zu prüfen, ob die private Nutzung erlaubt ist oder nicht. Ist sie erlaubt, darf die Geschäftsleitung nicht auf die privaten Chats der Mitarbeiter zugreifen und diese mitlesen. Das gilt auch, wenn die private Nutzung nicht geregelt oder sogar offiziell verboten, aber in der Praxis geduldet ist. Nur wenn die private Nutzung explizit verboten ist und das Verbot auch in der Praxis gelebt wird, darf die Unternehmensführung kontrollieren, was geschrieben wird. Eine Kontrollpflicht der Inhalte gibt es jedoch nicht.

Was sind problematische Inhalte?

Alle sensiblen Daten, zum Beispiel zu Krankheiten von Kollegen, aber auch alles, was privat ist, und im Zweifelsfall auch, was datenschutzrechtlich problematisch sein könnte. Außerdem gehören natürlich auch Dinge dazu, die unter das Strafrecht fallen – wie Beleidigung, Verleumdung, üble Nachrede oder auch Volksverhetzung.

Info

Die Platzhirsche

 

Skype, Slack und Microsoft Teams

 

Die bekanntesten und am weitesten verbreiteten Chatprogramme dürften Slack sowie die Microsoft-Produkte Teams, Skype und Skype for Business sein. Sie alle haben Vor- und Nachteile und sind für unterschiedliche Anwendungen geeignet:

 

  • Slack ist ein vor allem browserbasiertes Chatprogramm des gleichnamigen Anbieters. Zum Ausprobieren und für kleine Teams gibt es eine kostenlose Version mit eingeschränkten Funktionen – zum Beispiel einer begrenzten Archivgröße. Bei der kostenpflichtigen Version (ab 6,25 Euro pro Nutzer und Monat) lassen sich relativ einfach Bots und andere Dienste – etwa eine Serverüberwachung – integrieren.
  • Der Vorteil von Microsoft Teams liegt vor allem in der tiefen Integration in das Microsoft-Office-Paket. Dadurch lassen sich besonders einfach Word- und Excel-Dokumente teilen und gemeinsam bearbeiten. Zusätzlich gibt es Funktionen wie Wikis oder Abstimmungen, die jedoch zum Teil nachträglich installiert werden müssen.
  • Skype und Skype for Business (ebenfalls von Microsoft) sind eigentlich Instrumente zur Internettelefonie, haben aber jeweils auch eine Chatfunktion. Diese eignet sich allerdings eher für Absprachen zwischen zwei oder höchstens einer Handvoll Mitarbeitern, die Einrichtungübersichtlicher Gruppenchats ist kaum möglich.

Was kann der Chef in einem solchen Fall tun?

Als Unternehmensleitung muss er schon allein unter dem Gesichtspunkt der Arbeitgeberfürsorgepflicht einschreiten. Andererseits gibt es aber keine Kontrollpflicht. Die Führungskräfte müssen also nicht permanent mitlesen.

Ist es denn Ihrer Meinung nach rechtlich in Ordnung, wenn unternehmensweite Chatgruppen die klassische Mail ersetzen?

Wenn der Arbeitgeber etwa bei Stellenabbau im Zweifelsfall nachweisen muss, dass der Mitarbeiter die Info auch bekommen hat, dann würde ich die Frage verneinen – zum einen, weil ja eben die Nutzung meistens freiwillig ist, und zum anderen, weil sich die Zustellung nicht nachweisen lässt. Bei bestimmten Maßnahmen würde hier sogar eine einfache E-Mail nicht ausreichen.

Und wenn es um Informationen wie den Termin für die Betriebsfeier geht?

Das halte ich für unproblematisch. Grundsätzlich können alle Informationen, die man früher ans schwarze Brett gehängt hätte, heute in einem Chat bekanntgeben werden.