Freitag, 23.08.2019
Volle Durchsicht: Fast jedes Unternehmen muss seine Zahlen im Bundesanzeiger offenlegen.

Foto: Matthias Schmidt-Stein

Volle Durchsicht: Fast jedes Unternehmen muss seine Zahlen im Bundesanzeiger offenlegen.

Offenlegungspflicht

Elektronischer Bundesanzeiger: Tipps zur Offenlegung des Jahresabschlusses

Fast alle Mittelständler müssen ihren Jahresabschluss im Bundesanzeiger offenlegen. Tun sie das nicht, riskieren sie ein Ordnungsgeld. Doch trotz der Offenlegungspflicht gibt es Tricks, um nicht alle Karten auf den Tisch legen zu müssen.

Jeder, der sich über ein Unternehmen informieren möchte, kann dies seit dem 1. April 2012 im elektronischen Bundesanzeiger tun. Denn dort werden die Jahresabschlüsse und Bilanzen vieler deutscher Unternehmen veröffentlicht – und sind frei verfügbar. Auch, weil sie diese Transparenz scheuen, versuchen manche Unternehmen der Offenlegungspflicht zu entgehen. Das ist keine gute Idee, sagt Michael Kapitza, Wirtschaftsprüfer und Partner bei der Kanzlei Esche Schümann Commichau in Hamburg. Schließlich drohen Bußgelder, die mit der Zeit auch fünfstellige Summen erreichen können.

Wir klären die wichtigsten Fragen zur Offenlegungspflicht im Bundesanzeiger.

Was ist der elektronische Bundesanzeiger?

Neben dem Bundesgesetzblatt, in dem in Deutschland alle Gesetze amtlich veröffentlicht werden, gibt es als zweites Amtsblatt den Bundesanzeiger und seine elektronische Schwester, den elektronischen Bundesanzeiger. Dort werden unter anderem die Jahresabschlüsse und andere Bekanntmachungen – zum Beispiel ein Wechsel der Prokura – veröffentlicht. Betrieben wird das Portal, das frei im Internet verfügbar ist, vom Bundesanzeiger Verlag, der seit seiner Privatisierung im Jahr 2006 zur Verlagsgruppe M. DuMont Schauberg gehört.

Wer muss welche Zahlen im Bundesanzeiger offenlegen?

Grundsätzlich müssen fast alle Unternehmen ihre Jahresabschlüsse an den Bundesanzeiger übermitteln, sagt Wirtschaftsprüfer Michael Kapitza. Zwar sei im Gesetz (§325 HGB) lediglich ausdrücklich von Kapitalgesellschaften die Rede, aber durch Querverweise sind de facto alle Rechtsformen, also auch Personenhandelsgesellschaften wie GmbH oder GbR, betroffen – zumindest solange nicht mindestens eine natürliche Person als Vollhafter fungiert. Auf die Größe kommt es dabei prinzipiell nicht an, sagt Kapitza. „Auch ein leerer GmbH-Mantel muss offenlegen.“

Lediglich bei der Frage, wie viel Transparenz das Gesetz verlangt, kommt es zum Beispiel darauf an, wie hoch der Umsatz eines Unternehmens ist. Kleinstunternehmen etwa müssten zwar ihre Bilanzen ebenfalls an den Bundesanzeiger übermitteln, aber lediglich, um sie dort zu hinterlegen – im Gegensatz zum offenlegen. So sind die Bilanzen zumindest nicht offen auf der Bundesanzeiger-Plattform abrufbar. Wer sie lesen will, muss einen kleinen Obolus zahlen. Je größer ein Unternehmen wird, desto umfangreicher müssen zudem die eingereichten Daten sein. Viele große Mittelständler müssen ihre Zahlen außerdem von einem Wirtschaftsprüfer prüfen lassen.

Kann man der Offenlegungs- oder Hinterlegungspflicht entkommen?

„Die Möglichkeit einer Befreiung gibt es nicht“, sagt Michael Kapitza – mit einer Ausnahme, wie er einschränkt. „Wenn sie als persönlich haftender Gesellschafter die Firma leiten und entsprechend zeitlich und sachlich für alles haftbar gemacht werden können, dann sind sie kraft Gesetzes von der Offenlegung befreit.“ So habe die Drogeriemarktkette Schlecker seinerzeit nie seine Jahresabschlüsse veröffentlichen müssen, mutmaßlich kannten lediglich Familie Schlecker die Zahlen – und Banken und Finanzamt zumindest einen Teil davon. Der Fall Schlecker zeigt laut Kapitza aber auch die Gefahren des Modells: Im Falle einer Insolvenz, wie er bei dem Handelsunternehmen auftrat, haftet der Geschäftsführer unbeschränkt.

Bis wann muss der Jahresabschluss eingereicht werden?

Die Frist zur Übermittlung an den Bundesanzeiger endet am 31. Dezember des Folgejahres um Mitternacht. Verstreicht die Frist, ohne dass die Daten dort ankommen, erhalten die Übeltäter eine Art Erinnerungsschreiben. Das sei mit gut 100 Euro Gebühren noch relativ günstig, sagt Kapitza. „Darin steht dann: ‚Veröffentlichen sie ihren Jahresabschluss bitte innerhalb der nächsten sechs Wochen.‘“ Verstreicht auch diese Frist, wird es richtig teuer: Je nachdem, ob ein Unternehmen „Ersttäter“ ist oder schonmal negativ aufgefallen ist, liegt das erste Bußgeld bei 1000 bis 2500 Euro – und steigt mit jeder weiteren Mahnung.

Gibt es eine Fristverlängerung?

Grundsätzlich besteht kein Anspruch auf Fristverlängerung. Es handelt sich um einen fixen Termin, der „nicht verhandelbar ist“. Erfahrungen zeigen jedoch, dass Mitarbeiter beim Bundesanzeiger mitunter die Bearbeitungsgeschwindigkeit großzügig den Gegebenheiten anpassen, wenn Unternehmen frühzeitig signalisieren, dass es ein Problem gibt und wie dieses gelöst werden soll. Hier werden mitunter ein paar Tage Fristüberschreitung toleriert solange es sich erkennbar um Einzelfälle handelt und das Unternehmen sonst als zuverlässig gilt“, berichtet Kapitza. 

Eine Verlängerung kann zum Beispiel nötig sein, wenn ein Unternehmen kurz vor dem Einreichen der Unterlagen bemerkt, dass es die Schwellenwerte für Großunternehmen überschreitet – und entsprechend prüfungspflichtig ist. Eine solche Prüfung sei dann häufig nicht mehr bis zum Ende des Jahres zu schaffen. Auch bei Umstrukturierungen im Unternehmen kann eine verspätete Abgabe oder eine spätere Berichtigung nötig sein. Kapitza rät in diesen Fällen dazu, möglichst transparent und ehrlich mit den Problemen umzugehen – dann sei durchaus auf Verständnis und Kulanz zu hoffen. Und: Geschäftsführer und Unternehmer machen sich bei entsprechender Transparenz nicht strafbar.

Was ist, wenn sie wissentlich falsche Angaben machen?

Gibt ein Unternehmen zum Beispiel einen geringeren Umsatz an, um noch als Kleinstunternehmen zu gelten, machen sich die Verantwortlichen unter Umständen strafbar. Dann droht eine Geld- oder sogar eine Freiheitsstrafe von bis zu drei Jahren – und zwar auch bei Fahrlässigkeit. Deshalb sollte man von solchen „Tricks“ besser absehen. Wenn die falschen Zahlen allerdings im guten Glauben oder transparent als vorläufige Zahlen zum Beispiel bei oder nach einer Umstrukturierung oder einem Rechtstreit falsch übermittelt wurden – also ohne Täuschungsabsicht –, dann entfällt die Strafbarkeit.

Gibt es Optimierungsmöglichkeiten, um möglichst wenige Zahlen offenlegen zu müssen?

Eine zumindest einmalig aufwendige Möglichkeit, um möglichst wenig offen- oder gar nur hinterlegen zu müssen, ist es, das Unternehmen auf dem Papier in mehrere kleine Gesellschaften aufzuteilen – die dann entsprechend als kleine oder Kleinstgesellschaften gelten. „In den vergangenen zwei bis drei Jahren haben wir festgestellt, dass viele Unternehmen ihre Struktur ohnehin anpassen müssen, wenn es um Themen wie Unternehmensnachfolge oder Internationalisierung geht“, berichtet Kapitza. Dann böte es sich an, auch die Berichtspflichten im Hinterkopf zu behalten.

Eine andere Taktik ist es, die Zahlen so spät wie möglich einzureichen – wenn es geht, erst am letzten Tag der Frist, also dem 31. Dezember des Folgejahres. Da es dann zumindest besonders lange dauere, bis die Daten auch im elektronischen Bundesanzeiger abzurufen seien. „In der Woche zwischen Weihnachten und Neujahr laufen dort besonders viele Abschlüsse ein, die bearbeitet werden müssen“, weiß Kapitza. Wenn die Daten dann mitunter drei oder vier Monate später veröffentlicht würden, seien sie für Konkurrenten nicht mehr ganz so interessant. Durch unlogische Angaben und dadurch nötige Nachfragen die Veröffentlichung noch weiter zu verzögern, funktioniere hingegen nur bedingt. „Das können Sie höchstens einmal machen, dann fällt es auf“, sagt Kapitza. Und wenn ein Wirtschaftsprüfer wie er fehlerhafte Angaben mache, wäre ein Versehen ohnehin unglaubwürdig.

Dieser Artikel wurde ursprünglich am 2. August 2016 veröffentlicht und am 23. August 2019 zuletzt vollständig überprüft und aktualisiert.