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Link kopierenWie Unternehmen mit Homeoffice Geld sparen können
Unternehmen, die sich ein Konzept für die Arbeit ihrer Mitarbeiter aus dem Homeoffice überlegen, können auf lange Sicht Geld sparen. Dennoch sollte sich der Plan nicht ausschließlich an Kosteneinsparungen orientieren.
Seit Anfang November heißt es für viele Arbeitnehmer in Deutschland wieder, dass sie überwiegend vom Homeoffice aus arbeiten. Doch auch nach der Pandemie werden einige Unternehmen ihren Mitarbeitern verstärkt die Möglichkeit anbieten, hin und wieder aus den eigenen vier Wänden heraus zu arbeiten. Für Arbeitgeber hat diese Arbeitsform auch Auswirkungen auf die Kostenstruktur. „Während des ersten Lockdowns ging es in erster Linie darum, irgendwie den Betrieb aufrecht zu erhalten. Aber wenn Mitarbeiter langfristig regelmäßig zu Hause arbeiten, sollten Unternehmen sich genau anschauen, welche Auswirkungen das auf die Betriebskosten hat“, rät Halûk Sagol, Associate Director bei der Unternehmensberatung Inverto und verantwortlich für den Fachbereich Indirekte Bedarfe.
Mitarbeiter, die nicht im Büro sind, verbrauchen dort auch keinen Strom. Andere Kosten sinken allerdings nicht automatisch. „In vielen modernen Büros laufen die Klimaanlagen und die Heizung automatisiert“, sagt Sagol. „Doch stehen die Räume leer, kann das Unternehmen im Winter die Heizung runterdrehen“. Auch die Pläne für die Reinigung können angepasst werden, wenn die Mitarbeiter seltener vor Ort sind.
Homeoffice verursacht aber auch einige Kosten für das Unternehmen. Die Mitarbeiter benötigen Kommunikations-Tools, die das remote-Working erleichtern. Kommunikation über spezielle Chat-Programme wie Slack, Microsoft Teams oder Google Hangouts sind schneller und übersichtlicher als E-Mails, zumal man dort für die verschiedenen Abteilungen und Teams eigene Chat-Gruppen einrichten kann. Für die Programme fallen jedoch Lizenzgebühren an. Außerdem müssen Cloud- und Serverkapazitäten mitunter ausgebaut werden. Auch Hardware wie Laptops sollten die Unternehmen den Mitarbeitern zur Verfügung stellen. „Ich rate dringend davon ab, dass Arbeitnehmer private Computer im Homeoffice nutzen“, sagt Sagol. „Das birgt IT-Risiken und kann auch beim Thema Datenschutz zum Problem werden.“ Ob Unternehmen ihren Arbeitnehmern Möbel wie Bürostühle zur Verfügung stellen müssen, ist unklar. „Grundsätzlich gilt die Arbeitsstättenverordnung auch im Homeoffice. Noch ist aber offen, wie sich das angemessen umsetzen lässt.“
Trotz all dieser Kosten glaubt Sagol, dass Unternehmen langfristig Geld sparen werden, wenn sie Mitarbeitern die Möglichkeit des Homeoffices anbieten. Denn die Firmen können unter Umständen nicht nur weniger Gewerbeimmobilien mieten und dadurch Geld sparen. „Das Homeoffice zwingt die Unternehmen, ihre Arbeitsprozesse weiter zu digitalisieren, schließlich kann man dem Kollegen oder der Kollegin nicht einfach eine gedruckte Akte rüberreichen.“ Die Digitalisierung führe zu mehr Effizienz, was die Kostenstrukturen der Unternehmen verbessere.
Dennoch sollten Firmen laut Sagol ihr langfristiges Konzept beim Homeoffice nicht primär nach den eingesparten Kosten erstellen. „Nicht für alle Abteilungen eignet sich remote-Working gleichermaßen. Nur dort, wo die Arbeitsprozesse nicht unter dem Homeoffice leiden, sollte diese Form der Zusammenarbeit langfristig eingeführt werden.“ Dass Homeoffice nicht immer der heilige Grahl ist, zeigen die Erfahrungen diverser Start-ups, die bereits vor Jahren ausschließlich mit Homeoffice gearbeitet hatten. Da darunter die Kommunikation unter den Kollegen litt, wurde dieser Schritt wieder rückgängig gemacht.
