Kantine lohnt sich nicht? Das sind die Alternativen

Für die Beschäftigten seiner neuen Produktionsstätte hat sich der Aachener Kosmetikhersteller Babor etwas Besonderes einfallen lassen. Anders als die Kollegen in der Zentrale des Familienunternehmens können sie nicht von zu Hause aus arbeiten. „Dafür haben wir im neuen Werk ein Restaurant, in dem frisch in Bioqualität gekocht wird“, erklärt Babor-Geschäftsführerin Isabel Bonacker im MuM-Podcast „Arbeitgeber im Vorstellungsgespräch“. „Das wünscht sich so mancher im Headquarter“, ergänzt sie, „das haben wir da nämlich nicht.“

Der mittägliche Gang in die Kantine ist für viele Beschäftigte ein Highlight des Arbeitstages. Im Idealfall mit netten Kollegen zu reden, lecker und gesund zu essen, ohne viel Zeit für die Nahrungsbeschaffung aufzuwenden, ist vielen Beschäftigten sehr wichtig. Auch kleine Mittelständler müssen beim Thema Betriebsverpflegung heutzutage nicht mehr passen. Für sie gibt es mittlerweile handhabbare wie auch gesunde und schmackhafte Alternativen zur vollausgestatteten eigenen Kantine. Ob Mittelständler mit einer vollwertigen Kantine aufwarten oder eine andere Lösung finden – sie haben dabei allerhand zu beachten, von Hygiene und Brandschutz bis Besteuerung.

Eine Kantine bieten zu können, ist ein wichtiger Mehrwert. Längst heben auch viele Mittelständler ihn in Stellenausschreibungen hervor. Mehr als 13.000 Betriebe mit jeweils mehr als 100 Beschäftigten bieten hierzulande Essen in einer eigenen Kantine an. Die Betriebsgastronomie setzt dem Hotel- und Gaststättenverband zufolge trotz vergünstigter Preise rund 15 Milliarden Euro im Jahr um.

Mittelständler, die in ihren Räumen eine Kantine einrichten wollen, haben baurechtlich einiges zu klären. Es gelten im Prinzip die gleichen Anforderungen wie an jeden anderen Gastronomiebetrieb, auch wenn ausschließlich eigene Beschäftigte bewirtet werden. Vorgeschrieben ist ein Personalbereich für das Küchenpersonal – hierfür reichen nicht die fürs sonstige Personal vorgesehenen Umkleiden und Toiletten. Räume und Bereiche für gekühlte und ungekühlte Anlieferung und Lagerung von Lebensmitteln sind Pflicht. Getrennt davon nötig sind verschiedene Arbeitsräume wie Küche, Verkaufs- und Verzehrraum oder -bereich. Und überall gelten strenge Hygieneanforderungen, die nach reinem oder unreinem Bereich abgestuft sind. Die vorgesehenen Wege von fertigen und unfertigen Lebensmitteln, Verpackung, Leergut, Reinigungsmitteln und -geräten oder auch Sanitärartikeln dürfen sich auf  keinen Fall überkreuzen.

Überall, wo im Betrieb Nahrung zubereitet wird, ist die Branchenregel 110-003 für Großküchen und Hotellerie der Deutschen Gesetzlichen Unfallversicherung maßgeblich. Sie fasst die rechtlich geltenden Gesetze und Verordnungen rund um Arbeitsschutz, Unfallverhütungsvorschriften der Versicherungen oder Hygiene zusammen. Die Vorgaben reichen von der Größe der Räume und Arbeitsflächen über Mülltrennung, Fettbrandfeuerlöscher sowie Abluftanlage bis hin zu Vorgaben für Vorräume mit Handwaschbecken samt fließendem Warmwasser, Seifen- und Desinfektionsmittelspendern sowie Einweghandtuchboxen oder Rollenhandtüchern. Wer Umbauten für eine Kantine anstrebt, sollte in jedem Fall Spezialisten hinzuziehen. Unternehmen mit einem Betriebsrat müssen diesen an ihren Entscheidungen beteiligen. Auch manche Tarifverträge machen Vorgaben. Unabhängig von der Raumfrage sollten Unternehmer klären, ob eigenes Personal kocht oder ein Cateringbetrieb das übernimmt. Beides geht. Zahlreiche Cateringbetriebe bieten Personal und Lösungen auch für die Kantinen von Mittelständlern an.

Dabei lohnt sich die eigene Kantine nicht zwingend erst ab 500 oder 1000 Mitarbeitern. Auch Mittelständler mit 50 oder 100 Beschäftigten können mit einer kleinen Profiküche plus geeignetem Pausenraum frisch gekochte Mahlzeiten für die Belegschaft anbieten. Das passt auch zum oft familiären Charakter vieler Mittelständler.

Unternehmen haben heutzutage aber auch fast überall die Möglichkeit, Mahlzeiten für ihre Mitarbeiter anliefern zu lassen und sich so die anspruchsvolle Ausstattung für eine Kantine zu sparen. Die Suche „online kantine“ ergibt mehr als acht Millionen Treffer. Solche Onlinekantinen bieten Firmen eigens fürs Intranet eingerichtete Shops, in denen Essen angeboten wird. In der Regel ist das für Betriebe mit fünf bis 1000 Beschäftigten möglich. Zu den Anbietern solcher Modelle zählen Earlytaste, Eurekantine.de, FPS Catering, Heycater, Hofmanns, Mealmates, Smunch und auch der Lieferdienstvermittler Lieferando. Zu bekommen ist von bürgerlicher Küche bis hin zu Bio- und veganen Mahlzeiten fast alles.

Zuschuss üblich

Onlinekantinen haben gegenüber den ebenfalls fast überall verfügbaren Lieferdiensten und Bringservices von Restaurants oder Imbissen einen Vorteil. Die Anbieter berücksichtigen über das Intranet-Shopsystem auch Arbeitgeberzuschüsse zur Verpflegung bei der Bestellung und machen diese für die Abrechnung bereit – wie bei jeder vollausgestatteten Kantine an der Kasse über die an die Beschäftigten ausgereichten Essenskarten.
Einen arbeitsrechtlichen Anspruch auf vergünstigte Mahlzeiten haben Beschäftigte nicht. Unter Experten gilt aber als üblich, dass Arbeitgeber die angebotenen Essen subventionieren, um ihren Mitarbeitern eine kostengünstige Verpflegung zu ermöglichen. Und sie ist steuerbegünstigt. Die für Beschäftigte steuer- und abgabenfreien Sachbezugswerte steigen in der Regel jährlich. Seit Januar 2024 liegen sie für Verpflegung bei insgesamt monatlich 313 Euro (2023: 288 Euro). So können Arbeitgeber für ein Frühstück steuerfrei 2,17 Euro zuzahlen und für ein Mittag- oder Abendessen 4,13 Euro – kalendertäglich insgesamt für Verpflegung 10,43 Euro.

Bei der Umsatzsteuer macht internes oder externes Angebot keinen Unterschied. Im Fall einer Betriebskantine hat der Bundesfinanzhof 2021 entschieden: Ein Unternehmer, der portionierte Mahlzeiten auf Mehrweggeschirr und -besteck ausgibt und dieses reinigt, erbringt eine sonstige Leistung, für die 19 Prozent Mehrwertsteuer gelten statt wie bei Mitnahmespeisen ermäßigt sieben Prozent (Az.: XI R 2/21).

Gerade für Unternehmen mit Schichtbetrieb ist ein Kantinenautomat interessant. Seit 2016 bietet Foodji bundesweit Automaten mit ausschließlich vollwertigen und frisch zubereiteten Mahlzeiten an, wie Falafel-Bowls, Sushi oder beispielsweise Thai-Curry. Die Mitarbeiter können diese per App vorbestellen oder per Touchscreen ohne Registrierung. Für manche Betriebe kann zusätzlich oder stattdessen eine kleine Küche für die Beschäftigten reizvoll sein. In der können die Mitarbeiter mitgebrachtes Essen aufwärmen oder auch zubereiten.

Welche Kantinenlösung sie auch immer wählen – Unternehmen brauchen einen für den Verzehr von Mahlzeiten geeigneten Pausenraum. Nach der Arbeitsstättenverordnung brauchen sie den sowieso, sofern sie mehr als zehn Mitarbeiter beschäftigen oder, wie es in der Verordnung heißt, „wenn Sicherheits- oder Gesundheitsgründe dies erfordern“ – beispielsweise weil auf dem Bau, im medizinischen Bereich oder im Verkauf die Bedingungen Essen und Pause nicht sicher oder hygienisch unbedenklich erlauben.