Freitag, 09.12.2022
Zukunftsmärkte
Gastbeitrag

Empfänger unbekannt verzogen

Vieles in der Arbeitswelt ist unsicher. Aber eines steht fest: Wir werden nie wieder in Büros mit Ablage, Aktenordner und Schriftverkehr zurückkehren. Arbeit wird in Zukunft noch papierloser, noch digitaler.

Büros mit Ablage, Aktenordner und Schriftverkehr werden nicht zurückkehren: Arbeit wird in Zukunft noch papierloser, noch digitaler.

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Wenn uns Homeoffice, hybride oder rein virtuelle Arbeitsweisen etwas gezeigt haben, dann, dass wir „papierlos“ können! Wir wissen, dass wir für die nahtlose Zusammenarbeit in global (oder lokal) verteilten Teams weder Aktenordner noch Ausdrucke benötigen. Wer hätte das vor einigen Jahren oder Monaten gedacht? Was bis zum März 2020 ein Traum, eine Wunschvorstellung oder erster Gehversuch war, wurde zur Sine-qua-non der modernen, post-coronalen Wissensarbeit. Der Bitkom Digital Office Index 2022* bestätigt, dass digitale Kommunikationskanäle „die herkömmliche Kommunikation ablösen und Papier in Büros zunehmend überflüssig machen“.

 

Langsam (aber stetig) immer digitaler

Allein die Vorstellung, Papierordner – unter den Arm geklemmt – vom Firmenbüro ins Homeoffice und wieder zurück zu tragen, klingt lächerlich. Zudem verbietet sich derlei Transport aus Datenschutzgründen. Genau deshalb hatte schon das Fax seinen Dienst aufgeben müssen – Faxe sind nicht DSGVO-konform. Auch Ausdrucken macht zunehmend weniger Sinn und die Zustellung von Dokumenten mit der klassischen Post funktioniert – weder bei Homeoffice-Regelungen noch Remote Work oder Hybridmodellen – zeitnah und zuverlässig. 

 

Glücklicherweise gelingt es laut Bitkom bereits 72 % aller Unternehmen, Briefpost durch digitale Kommunikation zu ersetzen. Etwa die Hälfte aller Akten wurde bereits digitalisiert. Zudem arbeitet jedes zwölfte Unternehmen (8 %) bereits komplett papierlos. Unter den Großunternehmen sind es sogar 16 %. Mehr als die Hälfte aller deutschen Unternehmen druckt deutlich weniger aus als in den Vorjahren. Und sieben von zehn Unternehmen (72 %) erstellen mindestens die Hälfte ihrer Rechnungen elektronisch (2020: 65 %). Glückwunsch, weiter so! 

 

Weniger Papier, mehr Nachhaltigkeit und Ordnung

Nicht nur aus Umwelt- und Kostengründen ist es äußerst begrüßenswert, dass alle im Homeoffice deutlich weniger oder nichts mehr ausgedruckt haben, auch der Schreibtisch ist dadurch – Marie Kondo wäre stolz – wunderbar frei von Zettelwirtschaft und lästigem Papierkram. Eigentlich können wir alle feststellen, dass wir ohne Papier und (vermehrt) im Homeoffice viel ordentlicher leben und besser sortiert sind. Einer Befragung von 1.000 berufstätigen Österreicher*innen durch das Integral Markt- und Meinungsforschung im November 2021 zufolge sorgt Homeoffice für ein deutliches Plus an Sauberkeit und Ordnung im eigenen Zuhause. 57 % aller Befragten – insbesondere die unter 30-Jährigen – investieren die Zeit des wegfallenden Hin- und Rückweges zur Arbeitsstätte für Hausarbeit. 

 

Insgesamt hat Ordnung in den eigenen vier Wänden heute einen höheren Stellenwert. Jede*r Zweite gibt an, dass ihr oder ihm zu Hause Sauberkeit und Ordnung nun wichtiger ist als während der hundertprozentigen Büroarbeit früher. Eine unerwartete Erkenntnis: Gerade die Jüngeren legen Wert auf diesen Aspekt – bei den 18- bis 29-Jährigen sind es erstaunliche 63 %. Ein papierloses Büro schafft den geordneten Zugriff und die Verfügbarkeit der Daten und Akten von überall. Mehr Ordnung ist möglich, weil digitale Kommunikation einfacher ist und schnellere Entscheidungswege ermöglicht. 

 

Das Büro der Zukunft ist definitiv papierlos 

Also: Unsere Arbeitswelt wird langsam, aber stetig digitaler. Diese Digitalisierung der Arbeit unterstützen heute längst nicht mehr nur auf Text fokussierte Standardprogramme wie die Office-Suiten bekannter Anbieter. Die Homeoffice-versierte neue Workforce, insbesondere die jüngeren Generationen, binden zunehmend audiovisuelle Tools und Content in ihr Tagwerk ein. Sei es für Business-Recherchen oder Edutainment: Die Bewegung geht weg von Text und Mails hin zu einer zunehmenden Bandbreite von TikTok über Insta-Reels und BeReal bis hin zu Feedbacks über Videoeinbindung, wie es beispielweise Dropbox Capture kann. Auch digitale Analyse-Werkzeuge sind im Trend, die Einsichten gewähren, wer, wann und wie lange auf bestimmte digitale Inhalte zugegriffen wurde. Ergebnis ist eine völlig neue Transparenz von Geschäftsprozessen – und das, ohne ein einziges Blatt Papier zur Hand nehmen zu müssen. 

 

Ausstieg der Babyboomer – Einstieg ins echte Digitalzeitalter 

Der gesamten Arbeitswelt mitsamt den größten Analog-Fans und Papierliebhabern sei gesagt: In den nächsten sechs bis acht Jahren wird die Generation der Babyboomer und damit ein großer Teil der Gesellschaft ins Rentenalter eintreten. Das Institut der Deutschen Wirtschaft spricht davon, dass Deutschland bis 2030 bis zu 7,3 Mio. Fachkräfte verlieren** wird, von denen etwa 2 Mio. in Sektoren arbeiten, in denen bereits heute ein Arbeitskräftemangel herrscht. Das reißt eine riesige Lücke in den Arbeitsmarkt, die von den nachfolgenden Generationen allein zahlenmäßig gar nicht geschlossen werden kann.

 

Aber was Millennials und GenZ an physischer Arbeitskraft nicht bieten können, machen sie durch ihr technisches Know-how und ihre Adaptionsfähigkeit als “Digital Natives” leicht wieder wett. Arbeiten wir papierfrei, wäre das auch ein großer Schritt in Richtung Neudefinition des “Arbeitsortes”. Denn der Ort der Aufgabenerfüllung wird selbstbestimmt überall dort sein, wo Arbeit erbracht wird. Damit erübrigt sich langsamer aufwendiger Briefverkehr, sodass wir in zehn Jahren vergessen haben werden, was ehemals der Briefstempel “Empfänger unbekannt verzogen” bedeutet hat.

Autor

Andrea Trapp ist Vice President of Business International bei Dropbox und leitet ihre internationalen Teams aus München heraus. Die diplomierte Wirtschaftswissenschaftlerin und Expertin für Change-Management war 22 Jahre lang - zeitweise im Ausland - in europaweiten Führungs- oder Vorstandspositionen internationaler Tech- und PropTech-Unternehmen tätig. Ihre inhaltlichen Schwerpunkte lagen dabei stets auf den Themen digital Leadership und der Optimierung von Transformationsprozessen. Dabei versteht sie sich als Coach und Mentorin ihrer Teams. Bei Dropbox steht sie als Leitfigur in der Transformation in ein „Virtual First”-Unternehmen. Ideen zum papierlosen Arbeiten mit Dropbox Capture finden sich hier oder zur eSignatur Dropbox Sign hier. Mehr zu Dropbox unter www.dropbox.com. 

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